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药用胶囊供应商审计指南

药用胶囊供应商审计指南

中国医药包装协会标准

YBX-2007-2014

药用胶塞供应商质量审计实施指南

Guidance for audit of supplier qualification of

rubber stoppers for medicinal products

2014-09-18发布2014-09-18实施

中国医药包装协会发布

药用胶囊供应商审计指南

目录

前言 (Ⅱ)

1 范围 (1)

2 规范性引用文件 (1)

3 审计要求 (1)

4 审计的实施 (2)

5 审计报告 (3)

6 改进措施及效果验证 (4)

7 合格供方确定 (4)

供应商质量审计流程图 (5)

《供应商调查问卷》 (6)

《现场审计项目表》 (10)

《供应商现场审计报告》 (13)

《供应商审批表》 (14)

术语表 (15)

I

药用胶囊供应商审计指南

II

前言

本指南规定了制药组织对药用胶塞厂家实施质量审计的基本程序、内容和要求。

本指南仅限于在对药用胶塞供应商进行质量审计方面提供帮助,本指南是推荐性、非强制性,仅供

参考。

本指南由中国医药包装协会提出。

本指南由中国医药包装协会归口。

本指南主要起草单位:江苏博生医用新材料股份有限公司。

本指南参与起草单位:河北橡一医药科技股份有限公司、湖北华强科技有限责任公司、山东省药用玻璃股份有限公司、江苏华兰药用新材料股份有限公司。

本指南主要起草人:张恩波陈大红魏慧敏邵建明

药用胶囊供应商审计指南

药用胶塞供应商质量审计实施指南

1 范围

本指南适用于药用胶塞供应商定期或不定期的质量审计,也可用于对药用胶塞供应商的选择和评价。

本指南详细阐述了供应商审计的过程,以及审计过程中应注意的问题,以便供读者参考。

2 规范性引用文件

中国《药品生产质量管理规范》2010 修订版

《药用胶塞生产质量管理规范》

《直接接触药品的包装材料和容器管理办法》(局令第13号)

GB/T19001-2008《质量管理体系要求》

3 审计要求

3.1 审计依据

制药组织在开展质量审计活动时,除编制质量审计计划外,还应按下述审计依据进行审计:1)药用胶塞生产企业质量控制文件;

2)国家食品药品监督管理局令(第13号);

3)《药用胶塞生产质量管理规范》。

3.2 供应商审计原则

1)由质量管理部门负责实施;

2)制定审计周期;

3)审计内容预先确定;

4)审计报告作为供应商档案一部分进行管理。

3.3 审计策划

3.3.1 审计组组成及职责

制药组织应组织有资格的人员组成质量审计组开展质量审计活动,审计组应由技术、质量、生产等部门人员组成,一般为2~5人为宜,并委托一名组长,审计时对审计活动负全责。

审计组组长的职责包括:

1)编制审计计划;

2)审计组内部沟通以及与受审计方的沟通;

3)编写审计报告。

3.3.2 审计计划的制定与内容

审计计划应由制药组织的质量负责人批准。审计计划的内容应包括但不限于以下方面:

1)审计的目的;

2)审计的产品、部门、过程范围;

3)审计组组成及成员分工;

4)审计的时间和日程安排;

5)审计的具体内容或要求。

1

药用胶囊供应商审计指南

2 经批准的审计计划应于10工作日前发放到审计组成员和受审计方。

4 审计的实施

在首次质量审计前,质量管理部对拟采购物料的受审计方发出《供应商调查问卷》(见表1,参考)由受审计方填写,并同时提供相应的资质材料。所有质量审计按《供应商审计流程图》(见图1,参考)进行。

4.1 首次会议

审计组进入受审计方后,应按照审计计划的安排举行首次会议。

首次会议由审计组长主持,受审计方相关人员应参加会议。

首次会议应明确审计的目的、范围、依据及具体工作要求,制药组织和受审计方均应保持首次会议的相关记录。

4.2 现场审计

审计组应按照审计计划的安排和分工开展质量审计,并保持。

4.2.1 资质审计

受审计方应向审计组提供以下资质资料:

1)营业执照;

2)药包材注册证(直接接触药品包材提供);

3)质量体系认证证书(包括质量认证机构以外的其它第三方质量审计报告);

4)产品的质量标准或产品规范;

5)产品的检测报告;

6)产品报价、供货保证等其它采购所需的资料。

合格标准为现场确认具有以上资质证明材料且均在有效期内,生产、经营的范围包括拟供货的物料。

4.2.2 生产现场审计

审计组应按照此审计指南的内容和要求开展生产现场审计,并填写审计记录。见附件《现场审计项目表》中(见表2,参考);

1)质量管理体系:查看企业组织机构图、质量保证体系图和质量管理体系文件;公司所有文件和记录是否受控、归档且有效。

2)机构和人员:查看质量管理部门是否独立于其他的部门;质量管理部门是否配备足够的人员负责相应的工作;质量管理人员和技术人员比例;是否制定企业年度培训计划、是否有培训档案;接触产品人员是否具有健康档案;特种作业人员是否有上岗证书;洁净工作服是否与洁净度级别相适应;进入洁净生产区的工作人员是否有卫生和微生物方面的基础知识的培训;关键人员的情况以及负责产品放行人员,如有变更是否及时告知。

3)厂房和设施、设备:查看厂房所处的环境是否能有效防止对物料或产品的污染;厂区是否整洁;厂房的洁净级别是否符合产品生产要求;厂房布局是否合理,是否能防止交叉污染;厂房是否能有效防止鼠类和鸟虫类等动物的侵扰;温湿度是否进行监控,压差是否符合要求,地漏是否防倒吸和污染;查看关键生产设备及检验仪器;企业的生产能力是否满足供货需求;设备的设计是否合理且易清洁、消毒?是否有关键设备仪器的校验计划和规程?是否对关键设备按规定进行维护保养;是否对空调净化系统、工艺用水系统进行相关验证;是否有特种设备的验收报告。

4)采购控制与物料管理:查看生产用物料供应商是否合法且具备资质;物料供应商是否相对固定,如有变更,是否履行供应商变更程序并及时告知;货物料的验收、取样、检验及放行是否符合规定;物料的贮存管理是否明确;物料的发放规程是否明确;对关键物料供应商是否进行了审计;所有起始

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5)生产管理:查看生产工艺流程图;查批的划分规程,同批次产品的质量和特性是否具有均一性,批生产记录内容是否详细,是否有可追溯性;进入洁净生产区的人员是否依照更衣程序,洁净工作服是否与车间相适应;是否建立清洁、定期消毒、清洗、清场SOP,并有记录和标示;是否严格按照生产工艺流程生产,是否进行生产过程控制;特殊工序的操作人员是否经过确认,人员是否通过培训考核;生产设备是否经过确认;生产过程中如偏离控制,是否有相应的偏差处理过程;对可能发生变更的控制要求是否有相应的变更控制程序;产品标示是否明确;标示和包装条件管理是否符合要求;物料及产品是否作稳定性检查;贮存条件和运输条件是否合适,以确保产品不会受到污染或变质;物料的的称量精度是否符合规定,配料过程中能否防止交叉污染和混淆,物料是否能够达到平衡;是否有质量风险管理;是否有相应的SOP控制不合格品;是否建立返工、再加工SOP。

6)产品设计与开发:查看产品技术标准的内容是否符合产品使用、性能、法律和法规的要求;设计开发部门是否配备足够的人员、设备和资源;查看具体的设计开发及确认流程,是否经过验证;查看是否对设计开发进行评审并且验证其有效性;是否有产品设计变更管理规程。

7)质量管理:查看质量标准检验方法和检验记录;查看专项检验人员是否进行专项的操作培训;实验室的试剂(液)是否符合规定,分析用滴定液是否按标准进行标定,且有记录;是否对试剂存放环境及有效期进行控制;是否有科学、合理的取样规程;是否有物料和产品批准放行的操作规程;是否建立超标结果控制的规程;是否建立不合格产品处理的SOP;留样及稳定性考察实验是否符合规定;是否建立变更控制的规程;对于影响产品质量的变更是否及时通知客户;查看偏差管理规程,纠正预防措施;是否对偏差进行风险评估;成品是否按质量标准实施全项检验;检验能力是否与其质量标准相匹配;是否建立退货产品处理的SOP;是否有产品召回操作规程及记录;是否定期自检;是否保存用户反馈、投诉及处理情况的记录;是否有委托检验,如有,是否得到有效控制。

8)客户管理与售后服务:查看质量协议;是否建立合同评审操作规程;是否建立客户投诉管理规程;是否对产品质量进行定期的回顾分析,保证良好的客户服务。

4.2.3 实物质量审计

审计组应抽取一定量的样品按照产品质量标准规定的项目和方法进行实物质量检测。检测可以在受审计方进行,也可以在制药组织或者合法且有资质的检测机构进行。

4.3 沟通与交流

审计完成后,审计组应就审计中发现的问题与受审计方进行沟通和交流,对不符合事实应得到受审计方的确认。

4.4 末次会议

审计沟通后,应召开末次会议。末次会议由审计组长主持,参加会议人员与首次会议相同。

末次会议上应简述审计情况,通报不符合事实及改进的建议和要求。

必要时,对审计中涉及到的秘密予以承诺。

5 审计报告

5.1 审计报告的内容

审计报告应包括以下内容:见附件《供应商现场审计报告》(见表3,参考)

1)审计目的、范围、依据;

2)审计组成员及具体分工;

3)审计过程概述;

4)不符合事实及改进的要求;

5)审计结论:如果存在严重不符合,则向受审计方说明情况后,结束审计。

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4 审计报告经制药组织质量负责人批准,于10个工作日内将审计报告发放给受审计方。

6 改进措施及效果验证

受审计方应针对审计提出的不符合事实进行原因分析、制定改进措施并予以实施,在30个工作日内将整改报告和纠正预防措施回传。

必要时,制药组织对受审计方改进措施实施的效果进行书面或现场验证。

改进措施及效果验证的记录应予以保持。

7 合格供方确定

7.1 审批

7.1.1 质量管理部将审计情况填入《供应商审批表》(见表4,参考),报质量受权人批准。

7.1.2 审计资料由质量管理部门归档。

7.1.3 确定下次审计日期。

7.2 签订质量协议

质量协议是药用胶塞企业和制药组织在其所供应产品的质量或其它约定的书面责任。制药组织对胶塞供应商进行资质审核及现场审核后,如符合要求统一购进则需要与胶塞供应商签订质量协议,其主要内容约定从原材料采购、生产、贮存、运输、接收检验双方所约定的权力与责任,并且在协议中明确双方所承担的法律责任。

7.3 建立档案

企业应对供应商建立质量档案,档案内容应包括胶塞供应商的资质证明文件、质量协议、质量标准、样品检验数据和报告、供应商的检验报告、现场质量审计报告、产品稳定性考察报告、定期的质量回顾分析报告等。

药用胶囊供应商审计指南

(图1,供参考)

供应商质量审计流程图

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6 (表1,供参考)

《供应商调查问卷》

说明:填写此份供应商调查问卷是我公司认同过程的一部分,也是贵公司成为我公司将来供应商

的先决条件。请尽可能详细完整地填写,并在一周内完成返回给我们。

联系人:电话:传真:

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10 (表2,供参考)

《现场审计项目表》

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(表3,供参考)

《供应商现场审计报告》

报告编号:

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审核员:受审核方负责人:

日期:日期:

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14 (表4,供参考)

《供应商审批表》

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术语表

GB/T19000-2008确定的以及下列术语和定义适用本标准。

质量审计按照审计依据,审计组对受审计方质量管理体系和产品实物质量开展的

系统的、独立的并形成文件的评价活动。

审计依据用于开展质量审计活动的文件或标准。注:审计依据包括审计计划、产

品规范和适用的法律、法规文件。

审计组制药组织为开展质量审计而成立的临时工作小组。

受审计方接受质量审计的药包材供应商。

操作规程经批准用来指导设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样和检验等产品生产活动的通用性文件,也称标准操作规程。

返工将某一生产工序生产的不符合质量标准的一批中间产品或待包装产品、成品的一部分或全部返回到之前的工序,采用相同的生产工艺进行再加工,以符合预定的

质量标准。

放行对一批产品进行质量评价,作出批准使用或投放市场或其他决定的操作。

供应商指物料、设备、仪器、试剂、服务等的提供方,如生产商、经销商等。

回收在某一特定的生产阶段,将以前生产的一批或数批符合相应质量要求的产品的一部分或全部,加入到另一批次中的操作。

洁净区需要对环境中尘粒及微生物数量进行控制的房间(区域),其建筑结构、装备及其使用应能减少该区域内污染物的引入、产生和滞留。

洁净级别是以每立方米空气中的最大允许粒子数来确定。用国际单位制时,级别名称为每立方米空气中粒径大于或等于0.5微米的最大允许粒子数的常用对数值(以10为底)。

纠偏限度系统的关键参数超出可接受标准,需要进行调查并采取纠正措施的限度标准。

检验结果超标检验结果超出法定标准及企业制定标准的所有情形。

批使用同一供应商、同一批次的主要原材料以及同一供应商的辅料,经过一个或若干加工过程生产的、具有预期均一质量和特性的一定数量的产品。为完成某些生产操

作步骤,可能有必要将一批产品分成若干亚批,最终合并成为一个均一的批。在连

续生产情况下,批必须与生产中具有预期均一特性的确定数量的产品相对应,批量

可以是固定数量或固定时间段内生产的产品量。

批号用于识别一个特定批的具有唯一性的数字和(或)字母的组合,不同厂家批号的

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16 日期等。

批记录用于记述每批胶塞生产、质量检验和放行审核的所有文件的记录,可追溯所有与成品质量有关的历史信息。

混淆不同品种之间产品发生的相互混杂。

质量标准测试项目、分析方法索引、认可标准(数值限度、范围或所述测试项目的其他标准)的明细资料,它组成了确认物料符合其实用性的标准。“符合质量标准”表示

物料按规定的方法测试时,符合所列的接受标准。

工艺验证为证明工艺在设定参数范围内能有效稳定地运行并生产出符合预定质量标准和质量的产品的验证活动。

清洁是指将物体上细菌污染的数量,降低到公共卫生规定的安全水平以下的过程。常指清洁无生命的物体,主要指清洁操作,有时清洗和抗菌相结合。

清洁验证有文件和记录证明所批准的清洁规程肯定能使设备符合产品生产要求的试验及相关活动。

污染在生产、取样、包装或重新包装、贮存或运输等操作过程中,原辅料、中间产品、待包装产品、成品收到具有化学或微生物特性的杂质或异物的不利影响。

验证证明任何操作规程(或方法)、生产工艺或系统能达到预期结果的一系列活动,或指通过提供客观证据对规定要求已得到满足的认定。

印刷包装材料指具有特定式样和印刷内容的包装材料,如印章、标签、纸箱等。

评审指为确定主题事项达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所进行的活动。

特殊过程指对形成的产品是否合格不易或不能经济地进行验证的过程。

产品防护指产品在组织内部处理和交付到预定地点期间,为确保产品符合要求所提供的防护措施,目的是防止产品在生产过程和最终交付时损坏、变质或误用。

标识指任何带有被设计成文字或图形的视觉展示,以用来传递信息或吸引注意力,特指图形的说明,如洗手间的男女标志等。

标示指做出标记,可用文字、图形或其他形式,如公共场所的指示牌等;

防护标识指用于产品防护的标识,其作用是提示、警示产品的防护要求,与产品标识作用不一样。如防潮、易碎、码放高度等标识。

顾客满意度指顾客对其要求已被满足程度的感受。