EXCEL导入外部数据

我们在本章的“修复损坏的Excel文件”一节中已经介绍了，Excel如何导入文本文件，除了直接以打开文件形式导入文本文件外，我们还可以用Excel的“获取外部数据”工具来导入。它除了可以导入文本数据外还可以导入其它格式的数据到Excel中。
(1)从网页上导入
例如我们希望通过单击一个按钮，即可从Web站点上直接获取数据（如最新的股票报价信息），将其导入到 Excel 工作表中进行分析，并希望以后更新数据以与Web页上的最新数据保持一致，可以使用Web查询来完成此操作。其步骤如下：
①在“数据”菜单上，点击“获取外部数据”，然后单击“新建Web查询”，弹出“新建Web查询”对话框。
②在Web地址一栏输入你要导入的Web地址，选择要导入的部分及Web页的格式，按确定。
③在对话框中选择数据导入的位置，例如“=$A$7”，那么满足条件的数据便会从数据库中自动提取并从单元格$A$7开始向下填充，如果选择新表，则自动创建一张新工作表用于存放导入的数据，按“确定”就可以完成网页数据的导入。
④此后，要更新数据与Web页上的最新数据保持一致，单击“数据”菜单上的“更新数据”命令。在查询过程中要取消查询，单击“取消更新”。
(2)从数据库里导入
Excel中有个专门的工具用于将数据库中的数据导入Excel中，这个工具叫Microsoft Query，Microsoft Query是用于将数据从外部数据源检索到Excel中的一种程序。通过使用Query可以从企业的数据库和文件中检索数据，而不必重新键入需要在Excel中分析的数据。也可以在每次更新数据库时，自动通过源数据库中的数据来更新 Excel 报表和汇总数据。
Microsoft Query可访问的数据库类型有：Microsoft Access、Microsoft SQL Server和Oracle等数据库。也可以从Excel清单和文本文件中检索数据。
通过创建查询，用户可以从外部数据库上检索数据，形象地说，查询就是向外部数据库提出的一个问题，用以了解数据的存储情况。例如，对于存储在 Access 数据库中的数据，如果要了解不同地区内特定产品的销售数据，则可以仅检索需要的数据，方法是：选择只与要分析的地区和产品有关的数据，而忽略其它不需要的数据。具体步骤如下：
①选择“数据”/“获取外部数据”/“新建数据库查询”;
②在弹出的“选择数据源”窗口中选择“EXCEL数据源”，这里我们选择Access数据库，单击“确定”按钮；
③在选择数据库对话框中选择你要打开的Access数据库；
④接着出现“查询向导——选择列”对话框，对话框中左边列出的是指定目录中的数据库报表文件，点击“＋”将列出

数据库字段，选择字段，从而实现表格栏目顺序自由组合，点击“>”按钮将字段选定，单击“下一步”，进入“查询向导——筛选数据”对话框；
⑤在数据筛选对话框中对要筛选的数据进行设置，单击“下一步”，进入“查询向导——排序顺序”对话框；
⑥在排序顺序对话框中设置行数据的排列顺序；
⑦在最后一个对话框中，可以选择数据的处理方式，因为Excel还可利用Micosoft Query对查询的SQL语句进行编辑以及数据筛选预览等，方便高级用户对数据进行万能筛选，所以建议你单击“保存查询”按钮查询保存，单击“完成”按钮，进入数据导入位置对话框；
⑧在对话框中选择数据导入的位置，按“确定”就可以完成网页数据的导入并指定数据填充区域。
通过 Query，可以只选择需要的数据列并只向 Excel 提供所需的数据。
和Web的导入一样，外部数据库导入到Excel中的数据也可以随着外部数据库的更新而更新，不论何时数据库发生更改都可以刷新数据以更新，而不必重新创建汇总报表和图表。更新的操作和Web更新的操作相同。