浅谈采购业务的内部控制制度设计之我见定稿

浅谈采购业务的内部控制制度设计

摘要：采购业务活动是企业经营活动的重要内容，长期以来一直备受关注，完善的采购业务内部控制制度对于降低企业的采购和生产成本、提高企业的市场竞争力、阻塞管理漏洞具有很大的促进作用。通过对采购业务存在的问题的分析，找出企业采购业务内部控制的不足，在请购、采购、验收与保管、审核、退货、付款结算等环节进一步加强对采购业务的内部控制。

关键词：采购业务内部控制制度设计

随社会经济的快速发展，市场竞争加剧，企业必须加强企业自身的生产经营能力，降低生产经营成本。而采购成本又是企业生产成本必不可少的一部分，在企业的发展过程中起着举足轻重的作用。所以加强对采购业务的管理、完善其内部控制制度显得尤为重要。另外采购又可以说是企业利润的一个重要源泉，如果采用科学的方法进行采购，不仅可以降低采购成本，还可以使企业利润和竞争力得到大幅度提升。因此，为了降低采购成本、增加企业利润，就必须对采购工作加以规范，其中重要的一条途径是加强和完善采购业务的内部控制制度。一．采购业务过程中存在的问题

（一）不相容职务没有做到相分离，没有完善的内部牵制制度，很多采购活动缺乏有效的监督，容易出现收受回扣、徇私舞弊、暗箱操作等现象。

企业在采购的请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审计、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款的执行等岗位在大多数情况下没有做到相分离，没有独立稽核控制活动，甚至连起码的内部牵制都没有，对采购活动严重缺少监督。在这种情况下，采购业务的相关人员很可能相互勾结，徇私舞弊，收取回扣，套取企业的资金财产和物资。例如：询价与确定供应商职位没有做到相分离就会使相关人员与供应商合谋，从中收取回扣，骗取公司钱财，甚至影响采购物资的质量，存在价格高质量低劣的情况，不仅影响企业产品的质量更影响采购成本。再者请购与审批为同一人时会出现自己请购自己审批，目前不少企业

存在这种情况，这样很容易使企业资金物资流失。以上这些都会严重危害企业的经济利益。

（二）采购业务没有生产计划和采购预算。表现为以下几个方面：

①盲目采购，使得存货堆积，采购成本上升，同时大量存货占用太多的资金，在一定程度上会造成企业流动资金周转困难。

②采购不及时，或不能一次性提供企业生产所需的物资，物资不能及时供应，影响下一步产品的生产，影响生产进度，甚至造成生产停滞不前，难以准时交货。

③采购成本过高，使生产成本相应的提高，影响企业利润的增加。由于缺乏采购计划和预算使得在进行材料采购时因为采购数量的问题使得企业不能在物资采购时获得价格优惠，零散的采购没有集中起来形成采购规模，难以获得供应商的优惠价格；每次采购批量小，次数多，运输成本高，采购成本高相应增加，从而导致产品成本加大，失去产品在价格上的竞争优势。

④付款不及时，影响企业的信誉以及企业形象。因为缺乏现金预算，没有周密的采购付款计划，企业资金短缺，不能及时安排付款，使企业信誉受损，影响企业的长远发展。

（三）相关业务人员缺乏一定的业务素质。

因为自身业务素质问题，使得业务人员在物资采购时可能存在缺乏询价技巧等问题，不能获得供应商的底价；另外不能熟练的辨别材料质量的好坏优劣；不了解相应的财经法规，使得业务人员因违反国家法律法规可能遭受外部的处罚和遭受一定的经济损失；相关业务人员在采购过程中利用职权徇私舞弊，偷工减料，收取回扣，使企业集体财产流入私人的口袋。

（四）缺乏对供应商的管理。具体表现在以下几个方面：

①没有对供应商的具体情况进行深入细致调查。对供应商的信誉、资料不够了解，会造成在材料采购时材料质量的不合格或者缺斤少两等问题；交货期没有保障，不能及时安排生产或不能及时交货，既增加了经济成本又增加了时间成本。

②缺乏系统完善的供应商管理制度。在平时没有建立供应商档案，只有在进行物资采购时才会加强对供应商的关注，必然带来选择的盲目性，不能保障以最低采购价格、最优条件完成采购。采购方无法及时了解供应商的情况，只能通过增加存货来避免不确定事件的发生，从而造成采购、库存成本的大大增加。

③没有建立长期的合作关系。由于采购方与供应商没有建立长期合作伙伴关系，而是一种短期合作关系，这种供应关系往往是临时性的，双方缺乏有效的合作与协调，因此，供应商很少为采购方做出过多让步，往往是竞争多于合作。（五）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

（六）采购合同与采购成本方面存在的风险问题：

①采购合同方面存在的风险问题：

A．签订虚假的合同套取现金，使得企业财务受损。由于采购流程和审批环节存在的缺陷，导致相关业务人员运用职务便利与合同的对方签订虚假合同以谋取公司的财产，套取公司的资金，给企业带来巨大的损失。

B．价格虚高，合同条款表述不清。有些合同表述不够清晰，使得合同双方在出现问题时找不到表述清楚且合理的依据，造成合同纠纷，带来不必要的损失。C．合同条款执行不严，未能有效的追究违约责任。合同中未能具体规定相关问题产生时谁该负责相应的责任，比如出现材料质量、规格不合格，或材料缺斤少两双方该怎样明确责任。

永昌钢厂与华隆公司的购销工业用角钢签订的一份合同可以对以上B、C两点进行相应的解释：（1）永昌钢厂为华隆公司提供工业用角钢1000吨（2）华隆公司交货前预付货款40%，货到后全部付清货款。（3）永昌钢厂在签订合同后，在两个月内全部交货。（4）未尽事宜，相互协商解决。

该合同的合同条款表述不清，双方在材料的单价、规格、型号、质量要求及金额等方面没有具体的规定，没有说明违约责任，没有相关的费用承担责任。D．合同行为不当。一些供应商为了自身利益可能会采取一些不正当手段，如对采购人员行贿，套取公司采购标底，给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品等，以此损害公司经济利益。

②采购成本方面存在的风险：

A．采购的前期费用偏高，采购的前期工作包括：市场调查、质量评审、信用评估、供需洽谈、派出人员现场调查。这些如果控制不好就会导致信息虚假，差旅费过高。

B．采购的价格对企业不利。采购价格是企业采购成本的主要部分，它会影响企

业的生产成本，进而影响产品的销售成本。采购成本过高会使产品的销售价格上升，导致企业的销售利润下降。

C．采购的数量批量不合理。采购的数量批量会影响企业物资采购的价格，影响物资采购的成本、资金占用成本、缺货成本。合理的采购数量和批量会使企业获得价格优惠，同时还可以降低采购时所要发生的的运输费。不合理的采购数量和批量不仅会使企业的流动资金减少，资源浪费，还会增加成本，不利于企业的发展。

D．采购原料的质量特性不符合要求。不同的产品所要求的材料的质量不同，如果没根据产品的具体要求而购进的物资不仅会浪费企业资金资源，还会影响生产进度和产品的质量。

二、企业采购业务内部控制制度设计的意义

由于在采购业务中存在不少的问题，所以加强采购业务的内部控制、完善采购业务内部控制制度设计对与企业的长远发展以及企业经济效益的提高有着重要的意义。

1．有利于完善内部牵制制度，加强对采购业务的监督与管理，使职员之间职责分工更加明确。

采购业务中由于职务分工不明确，不相容职务往往没有做到相分离，使得在材料采购中往往会出现徇私舞弊，利用职务便利谋取私利，收取回扣。通过采购业务内部控制制度设计可以有效的减轻这一现象，有力的加强企业的内部控制。2．有利于规范公司采购管理，减少违法违纪行为。

采购业务是企业日常生产的基本业务，其业务繁琐，内容复杂，比较容易出现违法违纪的行为，比如齐齐哈尔第二制药有限公司的假“亮菌甲素注射液”事件，该厂采购执行人员和相关主管人员违反物料采购规范和药品生产质量管理法规及相关规章制度，严重违规操作，导致发生重大伤亡事故，损害商家和消费者利益。还有就是普尔斯马特危机事件，这些都严重暴露出企业采购业务内部控制制度存在的问题。通过采购业务内部控制制度的设计，使采购业务形成系统化、一体化的监督体系，通过制定采购计划和采购预算、严格采购审批和合同审计，对采购活动进行严格规范，有利于规范公司采购管理，有效的减少违法违纪行为。3．提高采购质量，降低采购成本。

在采购过程中采购质量直接关系到产品的质量，采购成本直接关系到产品生产成本，所以通过采购业务内部控制制度设计可以规范采购员的行为，避免其在采购为了从中获利而选择一些质量低劣的材料，同时也加强了对材料验收和审核环节的规范，保证了采购质量。另外，构建采购业务内部控制制度，就是从设计采购流程、加强供应商管理、确定科学合理的采购价格、采购数量与批量等多方面进行规范有效的管理，降低物资采购成本，提高公司经济效益。

4．有利于进一步优化企业的内部控制制度。

采购业务内部控制制度属于内部控制制度的一部分，所以合理有效的采购业务内部控制制度也有利于内部控制制度的完善，其次，在采购业务内部控制制度中发现的问题和得到的经验对其他内部控制具有很好的借鉴作用，有利于内部控制制度体系的进一步优化。

三、采购过程中内部控制制度设计。

1．职责分工与授权批准

在采购过程中请购与审批、询价与供应商的确定、采购合同的订立与审核采购、验收与相关会计记录、付款的申请、审批与执行等职务必须相分离。

我们在制度设计的时候最好将采购、仓储、质检等职能授权给不同的部门来完成，并将价格审议交给另外一个部门来完成效果更好。

要建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，审批人在授权范围内进行审批，不得超越审批权。规定经办人办理采购业务的职责范围与工作要求，经办人应在职责范围内按照制度规定办理采购业务。对于重要的采购业务，可以进行集体决策和审批。未经授权的机构或人员不允许办理采购业务。

2．请购控制

（1）对原材料、零配件和商品、其他物资所需要的部门，可以根据预算生产通知单或者市场供应情况填写请购单，有本部门授权人审批，请购单上要注明请购的部门。请购物品的名称、规格、数量、要求到货的日期、质量要求、用途等，审批后交采购部门。

（2）对于临时需要的物品，很难列入预算的，可以由使用者根据需要直接提出，但请购单上要注明用途、目的，经使用部门的主管审批，财务部门签字审批后

再交采购部门。

（3）如果是紧急需求的特殊请购，执行特殊的审批手续。

3．采购控制

（1）选定供货单位，采购业务应引入市场调研和招投标控制点，企业可以将所有采购物资的相关的详细的资料通过网络电话等方式告知供应商，供应商则发函或派人将产品的一系列资料提供给企业，企业从中筛选出规模大、历史悠久、产品质量好、价格低、信誉好的供应商进行考察，最后进行信息汇总拟定招投标方案。

（2）控制好订购的数量。采购人员要审查每一份请购单看是否重复申请，请购的数量品种是否合理，依据是否充分。对于需要大量采购的物资要进行成本分析，计算经济批量。

（3）采购价格的确定。在采购数量确定后，签订合同之前，必须遵守报价控制制度，选择有利于企业生产或成本最低的供应商，进行市场调查，询价、比价，选择最有利的价格。再者要估算出采购所需物资的资金，在请购单上签署采购意见，由采购部门授权人审批再报财务部门审批后送交存货管理部门。

（4）发出订货单

①存货管理部门收到请购单后要计算经济订货点，决定请购时间，在请购单上签署意见并交本部门授权人审批。

②采购部门根据审批后的请购单，与供应商签订采购合同，列出采购物品的名称、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、质量要求、折扣条件、售后服务等内容。还要有各级授权人审核才能盖合同专用章。

③在正式向供货商发出订单之前，需对各项内容进行一次仔细的审查，是否有有关部门授权批准，是否有请购单，是否有必要的附件。比如说重要的物品的请购。

④合同一般一式四份，一份交供货单位请求发货，一份交采购部门，负责合同执行工作，一份交会计部门，监督合同执行，一份交仓储保管部门，作为验收与发票的核对。对于采购数量不多切不经常采购的物资也可以不签合同直接购买，但是要有授权批准。

4．验收与保管控制

(一)验收控制

（1）设立独立的验收部门或指定专人负责验收工作，保持验收人员的独立性。（2）验收入库的职能必须为请购、采购、会计部门的意以外的人员来担任。（3）验收人员根据采购文件对采购物品的品种、规格、数量、质量及其他的内容进行验收，出具验收证明。不合格的产品应报相关部门，查明原因及时处理。（4）采购人员要根据验收的结果对采购的物资进行及时处理，符合规定的要及时入库，不符合规定的属于供应商责任的要及时与供应商联系，以便及时办理退货。对不属于供应商责任的查找原因，属于工作人员失误的要追究责任，属于正常损失的作相应的处理。

（5）已验收的物品要再次将发票合同和请购单进行核对，核对无误后依次填写有编号的入库单。

（6）入库单由保管人员签字后，一联留存登记入账，一联随有关的凭证交会计部门办理结算，还有一联退回采购部门，与合同请购单核对后归档备案。(二)保管制度

（1）指定专门的人员负责保管工作，保持保管人员的独立性。

（2）保管人员根据验收清单安排货物入库。

（3）定期清查货物，如果有损坏、变形、变质、丢失等情况应及时报有关部门进行处理。

（4）保管人员要提高自身的素质，严格要求与控制自己，防止监守自盗。（5）从仓库提取物资应要求经办人出示经主管部门签字的请购单，并要求经办人在领料单上签字。

5．审核制度

（1）会计部门在正式记录采购业务支付货款之前应该对有关部门送来的各种原始凭证进行认真的审核。

（2）审查每一种凭证的数量金额计算是否正确，各凭证之间内容是否一致，时间是否统一，责任是否明确，手续是否清楚。

6．交付货款

（1）会计部门审核所有的原始凭证后，根据规定的付款条件，经授权批准后办理结转。

（2）如果采用赊账的方式购买商品时，就会形成债务，应按如下要求：

A、相关凭证都不能少，就像货币资金入账一样。

B、要设专人登记应付账款明细账。

C、稽核人员要定期与供货商核对账目，确保双方账目相符。

D、按双方事先约定的条件及时的清理债务支付欠款后一定要取得债权人的收款证明。

7．退货控制

（1）如果发现货物的数量、质量不符合要求马上与供货商取得联系，数量上短缺要求供应商补齐，如果是质量问题，看是需要退货还是进行折让。

（2）如果是退货，采购部门应编制退货通知单交供应商，同时交财务部，用于调整应付账款。

四、结论

采购是企业主要业务活动的一部分，对企业的发展有着重大的意义，市场经济到目前为止还不是很完善，所以采购业务相应的也有许多弊端，存在很多问题，需要企业在发展过程中采取种种措施去克服并完善，这就需要企业健全采购业务内部控制制度。首先，在采购业务中不相容职务一定要做到相分离，防止暗箱操作、徇私舞弊等现象发生，将责任明确到人；建立采购监督制度和自我评价制度，对采购请购、采购、验收与保管、审核、退货以及付款等各个环节进行常规、持续的监督检查；通过专项监督对某些异动情况进行有针对性的监督检查，查找原因，以发现内部控制缺陷并及时进行整改；并且定期对采购内部控制的有效性进行自我评价，以防范风险发生。

同时要求企业管理层及员工提高自身的内部控制的意识，全员参与内部控制，提高自身的素质，严格要求自己，形成积极阳光的企业采购内部控制文化。

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案例分析采购与付款业务循环内部控制

［优质文档］案例分析—釆购与付款业务循环内部控制1 采购与付款循环业务环节案例分析 B公司主要经营中小型机电类产品的生产和销售，U前主要采用手工会计系统。通过对B公司内部控制的了解，记录了所了解的和购货与付款循环的内部控制程序，部分内容摘录如下： （1）对需要购买的已经列入材料清单基础上的山仓库负责填写请购单，对未列入存货清单基础上的山相关需求部门填写请购单。每张请购单须山对该类采购支出预算负责的主管人员签字批准。 （2）釆购部收到经批准的请购单后，山其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。（3）釆购人员F根据请购单向公司的长期供应商C公司发出订购单，釆购人员F长年以来一直负责向C公司采购材料。 （4）根据仓库部门记录，C公司虽然经常出现交货不及时、数量不符等问题，但山于从C公司采购的材料的价格相对较低，因此财务部门指定C公司为B 公司材料的主要供应商。（5）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交山仓库人员存入库房，并编制预先未连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。 （6）对于验收部门发现的存在质量问题的材料，B公司要求采购部 门与C公司进行谈判并确定适当的折让金额，并授权财务经理审批折让金

额，折让金额一经确定，财务部门即应编制贷项凭单，调整应收账款。 （7）应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。（8）应付凭单部门负责确定尚未付款凭单在到期日付款，并将留存的未付款凭单及其附件根据授权审批权限送交审批人审批。审批人审批后，将未付款凭单连同附件交复核人复核，然后交财务出纳人员Jo出纳人员J据此办理支付手续，登记现金和银行存款日记账，并在每月末编制银行存款余额调节表，交会计主管审核。 （9）每月月末，财务经理授权负责付款的出纳人员J负责定期核对供应商的订单，针对发现的任何差异，追查本公司的会计记账是否有误，并与供应商及时联系，调整差异。 试逐一判断上述每一业务环节是否有内控缺陷？ 答案： （1）不存在内控缺陷，因为对于仓库负责对列入清单的货物填写请购单，同时如果没有列入存货清单的话则可以山其他部门根据需要填写。但是每张请购单要山经过该类支付负预算责任的主管人员签字批准。 （2）存在内部控制缺陷，因为对于询价和确定供应商是属于不相容的 两个岗位，而该公司却由一人担任是不正确的。应当建议其由另外一个职员负责确定供应商。 （3）存在内部控制缺陷，因为企业应根据具体惜况对办理采购业务的 人员进行定期轮岗，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂，损害企

采购业务内控制度试行

采购业务内控制度（试行）1 采购业务的内部控制制度（试行） 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位（分、子公司及各部门）每月25 日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程（见流程图1）： 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 （1）、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”（见表1），作为选择供应厂 商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 （2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应 商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应

商所提供的合格证明、价格表及相关资料 （3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案” （见表2），作为评审供应商业绩的资料。 （4）、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 （5）、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况 下，采购人员应填写“供应商审批表”（见表3），提请主管领导审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商；C、原有供 应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的 需求。 2、商品样品的检验： （1）、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项 指标的检验和检测。 （2）、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 （3）、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审 结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 （1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。 （2）、紧急采购申请单应优先办理。

公司采购内控管理制度

公司采购内控管理制度 1、目的 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。 2、适用范围 适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程，包括出口物资的采购。 3、职责 3.1总经理负责采购管理制度的审批。 3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟通。 3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。 3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。 3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。 4、采购岗位职责 4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。 4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。 4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。 4.4获取所需之物料。 4.5查证购进物料之数量与质量。 4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。 4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。

4.8呆料与废料之预防与处理。 5、物资采购工作程序 5.1采购工作流程图 . 销售部 工程部 采购部 财务部 注：工程部门提报的请购单，则由工程部 直接提交采购部进入采购流程。 5.2新供应商开发评定工作流程图

二、采购业务内部控制制度及控制流程

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为规范公司采购流程，有效降低采购成本，加强与生产、销售、财务的协同性，保证采购物资符合生产所需，杜绝超采泛采，特制订本制度。 1采购制度 1.1企业采购涉及原材料及零配件采购，临时性物品采购，办公文具用品采购、员工 食堂用品采购，固定资产采购。 1.2一切采购均需按需采购，原材料的采购计划一般由生产部门、仓储部门、财务部 门、采购部门联签；临时采购一般由需求部门提出、相关部门联签；办公文具及员工食堂用 页脚内容3

品采购一般由行政后勤部门提出，由主管部门及相关部门联签；固定资产的采购一般金额较大，纳入公司的中长期计划，联签人员级别需高于前述联签人员，重大投资一般由董事会决定； 1.3采购部门根据采购计划进行询价比，优质优价按计划采购，因市场行情发生重大变化需要对采购计划作出加采或减采调整时，一般需要特殊审批程序以确保及时有效性，有效减少重大损失或者避免错失良机。 1.4采购价格因市场的不确定性及信息的不对称，有条件的情况下应执行最高限价，并每日编制实际采购与计划采购的比较表，分析数量及价格差异的具体原因，对不良情况要及时纠正，以控制采购成本。每月再进行一次采购情况总结。 1.5采购商品入库前必须经品检部门按产品要求全方位检查，品检通过后填制产品合格确认单移交仓库仓管员点收入库并妥善保存。快递收货应当场检查验收，确保合格符合收货条件方可收货，杜绝因收货人员疏忽大意收到次品或不符合要求产品而耽误生产的现像发生。 1.6对品检质量有差异或数量有差异但仍可接受使用的产品应与供应商协商退货或折让，同意折让收货的必须经上级主管部门审批后方能收货，需要退货处理的需填制退货通知单，要分清入库暂收退货还是直接退货，直接退货程序可简化，暂收退货的单据必须妥善保存备查。对折让收货部份的折让金额单据需及时传递财务部门避免遗漏或产生漏洞。 1.7采购部、仓库需及时将订单、合同及入库单等单据及时传递到财务部门，财务部门需及时记录相关帐目。 1.8财务部需及时索取供应商对帐单及发票，并与应付帐款明细表、预付帐款明细表核实，不符的需查明原因并纠正。 页脚内容4

县人民医院政府采购内部控制管理制度

XX人民医院政府采购内部控制管理制度 为进一步规范我单位政府采购活动中内部权力运行，严防廉政风险，强化内部流程控制，促进政府采购提质增效，特制定我单位政府采购内部控制管理制度。 一、实施归口管理 采购科为本单位政府采购的归口管理科室，匡铃霞为本单位采购专员，负责本单位政府采购的执行管理和对外沟通与协调。采购专员发生变化时，应及时向泸县财政局采购股备案。归口管理部门牵头建立本单位政府采购内部控制制度明确本单位内设相关部门（设备科/后勤保障科、审计科、纪检监察科、财务科）在政府采购工作中的职责与分工。 二、完善集体决策机制 本单位在实施采购项目金额单项或批量10万元以上的的采购项目经设备科审核、分管院长审批、医学装备管理委员会讨论通过、院办公会通过的项目编制预算，报县卫计局、财政局审批。根据科室需求提供项目需求、参数，医学装备管理委员会进行采购需求设置和论证，邀请院外专家进行项目实施前参数论证。代理机构选择、合同签订、采购方式变更依流程由财务总监、分管院长、院长等相关领导审核后执行。履约验收必须三人或三人以上的单数组成验收小组，验

收小组包括设备、财务、使用科室等相关工作人员，纪检监察全程监督。政府采购项目决策过程要有完整会议记录，不得单独决策或者擅自改变集体决策。 三、强化政府采购流程控制 1.编制采购预算。 编制采购预算由设备科收集采购需求，报医学装备管理委员会讨论通过后，整理后报财务科和院办公会决定形成年度预算，并报卫计局和财政局审批。 2.委托采购代理机构 政府集中采购目录内的政府采购项目，委托泸县公共资源交易中心采购，其他项目可委托泸县公共资源交易中心或具有相应资质的社会代理机构采购。社会代理机构通过院内询价或比选的方式确定，签订采购代理协议，明确代理采购范围、权限、期限和代理费用及支付方式等。代理协议按医院合同签订流程办理。 3.制定采购需求，确认采购文件。 形成采购预算的项目，申请科室根据需求提供项目需求或参数，医学装备管理委员会进行采购需求设置和论证，邀请院外专家进行项目实施前参数论证。论证过程应符合采购需求的科学合理、符合实际，严禁豪华、重复、无用的采购发生。

2021年采购内控管理制度

采购内控管理制度 采购内控管理制度范本 在现在的社会生活中，各种制度频频出现，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。想学习拟定制度却不知道该请教谁？下面是整理的采购内控管理制度范本，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。 第一节总则 第一条为了加强对公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。 第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等）的行为，付款是指支付与上述物资有关的款项的行为。 第三条采购与付款内部控制制度的基本要求是采购与付款中的.不相容职务应当分离，其中包括： （一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务； （二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任； （三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 第四条请购依据应当充分适当，请购事项应当明确，所有采购与付款事项应当严格按照本流程执行。 第二节分工与授权 第六条公司采购与付款业务相关人员职责： （一）生产总监，负责以下工作： 1、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同制定公司年度采购预算。 2、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同审批公司大宗商品的采购工作，包括确定供应商、洽谈采购合同等。 3、对采购部提供的合格供应商名单进行审批，并报总经理审批。 4、组织和管理公司物资采购及保管工作，确保物资采购正常进行。 5、制定并贯彻执行本部门和下辖各岗位职责和规章制度，确保采购物资和原、辅材料的质量符合公司标准。 （二）采购部主管，负责以下工作： 1、按照采购计划，与财务总监共同审批各部门的采购申请单。 2、按各部门的采购申请单，按时、保质、按量采购价格低、品质好的商品。严格执行公司对各种商品库存量的规定，防止商品积压造成不必要的损失。 3、监督和做好物资的验收工作。所有物资必须由使用部门、仓库管-理-员、采购员、质检部进行验收。不需要质检的物资，质检部可不参与。严格把好品种、数量、质量和价格关，督导及配合仓库管-理-员做好签收、进仓及保管工作。 4、经常进行市场物资行情调查，搜集市场新资料，及时了解货源供求和价格动向，对供应商的资质、信誉、供货的质量保证能力进行调查和评审，并向生产总监、总经理提供合格供应商名单，所有采购应在经总经理批准的合格供应

采购业务内部控制

第十章采购业务内部控制 一、内控目标 1促进本公司合理采购，满足公司经营需要，规范采购行为，防范采购风险； 2确保采购活动以及供应商的管理方法和程序符合国家法律、法规和本公司内部规章制度的要求； 3保证供应商的资料数据保存完整，记录真实、准确，易于管理，便于追踪，同时合理设置供应商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率； 4维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系，开发有潜质的供应商，促进企业的长远发展战略； 5确保授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离，保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整； 6加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。 二、关键风险 1采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司销售不及时或资源浪费； 2供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈； 3采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

三、内控范围 本手册主要描述了上海来伊份股份有限公司（以下简称本公司）关于采购管理的相关控制流程，主要包括供应商管理、食品类商品采购、非食品类物资采购、价格调整、商品生命周期管理等。 (一)购买 1.本公司的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采 购成本，堵塞管理漏洞。本公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。 本公司除小额零星物资或服务外，不得安排同一部门办理采购业务全过程。 2.本公司应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门， 授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。 本公司可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排本公司的采购计划。 具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。 3.本公司应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商 签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。 本公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 4.本公司应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式， 合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

浅析采购业务的内部控制制度设计(10页)

浅谈采购业务的内部控制制度设计 摘要：采购业务活动是企业经营活动的重要内容，长期以来一直备受关注，完善的采购业务内部控制制度对于降低企业的采购和生产成本、提高企业的市场竞争力、阻塞管理漏洞具有很大的促进作用。通过对采购业务存在的问题的分析，找出企业采购业务内部控制的不足，在请购、采购、验收与保管、审核、退货、付款结算等环节进一步加强对采购业务的内部控制。 关键词：采购业务内部控制制度设计 随社会经济的快速发展，市场竞争加剧，企业必须加强企业自身的生产经营能力，降低生产经营成本。而采购成本又是企业生产成本必不可少的一部分，在企业的发展过程中起着举足轻重的作用。所以加强对采购业务的管理、完善其内部控制制度显得尤为重要。另外采购又可以说是企业利润的一个重要源泉，如果采用科学的方法进行采购，不仅可以降低采购成本，还可以使企业利润和竞争力得到大幅度提升。因此，为了降低采购成本、增加企业利润，就必须对采购工作加以规范，其中重要的一条途径是加强和完善采购业务的内部控制制度。一．采购业务过程中存在的问题 （一）不相容职务没有做到相分离，没有完善的内部牵制制度，很多采购活动缺乏有效的监督，容易出现收受回扣、徇私舞弊、暗箱操作等现象。 企业在采购的请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审计、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款的执行等岗位在大多数情况下没有做到相分离，没有独立稽核控制活动，甚至连起码的内部牵制都没有，对采购活动严

重缺少监督。在这种情况下，采购业务的相关人员很可能相互勾结，徇私舞弊，收取回扣，套取企业的资金财产和物资。例如：询价与确定供应商职位没有做到相分离就会使相关人员与供应商合谋，从中收取回扣，骗取公司钱财，甚至影响采购物资的质量，存在价格高质量低劣的情况，不仅影响企业产品的质量更影响采购成本。再者请购与审批为同一人时会出现自己请购自己审批，目前不少企业存在这种情况，这样很容易使企业资金物资流失。以上这些都会严重危害企业的经济利益。 （二）采购业务没有生产计划和采购预算。表现为以下几个方面： ①盲目采购，使得存货堆积，采购成本上升，同时大量存货占用太多的资金，在一定程度上会造成企业流动资金周转困难。 ②采购不及时，或不能一次性提供企业生产所需的物资，物资不能及时供应，影响下一步产品的生产，影响生产进度，甚至造成生产停滞不前，难以准时交货。 ③采购成本过高，使生产成本相应的提高，影响企业利润的增加。由于缺乏采购计划和预算使得在进行材料采购时因为采购数量的问题使得企业不能在物资采购时获得价格优惠，零散的采购没有集中起来形成采购规模，难以获得供应商的优惠价格；每次采购批量小，次数多，运输成本高，采购成本高相应增加，从而导致产品成本加大，失去产品在价格上的竞争优势。 ④付款不及时，影响企业的信誉以及企业形象。因为缺乏现金预算，没有周密的采购付款计划，企业资金短缺，不能及时安排付款，使企业信誉受损，影响企业的长远发展。 （三）相关业务人员缺乏一定的业务素质。 因为自身业务素质问题，使得业务人员在物资采购时可能存在缺乏询价技巧等问题，不能获得供应商的底价；另外不能熟练的辨别材料质量的好坏优劣；不了解相应的财经法规，使得业务人员因违反国家法律法规可能遭受外部的处罚和遭受一定的经济损失；相关业务人员在采购过程中利用职权徇私舞弊，偷工减料，收取回扣，使企业集体财产流入私人的口袋。 （四）缺乏对供应商的管理。具体表现在以下几个方面： ①没有对供应商的具体情况进行深入细致调查。对供应商的信誉、资料不够了解，会造成在材料采购时材料质量的不合格或者缺斤少两等问题；交货期没有保障，

采购与付款内部控制制度

采购与付款内部控制制度 1.目的 为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理，明确该部分内部控制的要点，特制定本制度. 2.适用范围 2.1集团总部 2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神，参照各自的业务情况另行制订具体制度，报集团财务管理中心审批后执行。 3.采购与付款内部控制目标 3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等，必须按照单位实际业务需要进行。 3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。 3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还，维护单位对外信誉。 4.采购与付款控制的主要凭证和记录 4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。 4.2凭证和记录的设计和编制要求： 4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。 4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。 4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来，但应与业务的授权严格分离。 4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。

4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。 4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种： 4.4.1请购单：是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。 4.4.2订购单或采购合同：是由采购部门填写，购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门，作为接收货物并与发票核对的依据。 4.4.3验收单：是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。 4.4.4入库单：是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。（可与验收单合并使用） 4.4.5卖方发票。 4.4.6付款申请单。 4.4.7业务台账。 4.4.8财务帐证：转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。 4.4.9卖方对账单。 5.采购与付款控制的不相容职务 5.1请购与审批 采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，具体采购工作由采购部门完成。 5.2询价与确定供应商 采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计 采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收 采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。

采购业务内控制度(试行)

采购业务的内部控制制度（试行） 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位（分、子公司及各部门）每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程（见流程图1）： 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 （1）、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”（见表1），作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 （2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料 （3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案”（见表2），作为评审供应商业绩的资料。 （4）、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理

允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 （5）、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况下，采购人员应填写“供应商审批表”（见表3），提请主管领导审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商；C、原有供应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的需求。 2、商品样品的检验： （1）、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。 （2）、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 （3）、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 （1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。 （2）、紧急采购申请单应优先办理。 （3）、无法于需用日办妥的采购申请单，须及时通知申购单位。 （4）、接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。 4、询价及洽谈： （1）充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。 （2）向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、验货方式、付款方式。 （3）同规格产品的供应商至少对比三家（注明供应商的地址电话，填写采购询价表（见表4），执行询价程序。 （4）寻求其他更适合的替代品。 （5）有没有价格上涨、下跌因素，经成本分析后，设定议价目标。 （6）询价单应注明与供应商议定的成交条件。

采购内部控制制度

采购内部控制制度 第一章总则 第一条为了加强公司对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《公司内部控制基本规范》，结合公司的实际情况,制定本制度。 第二条本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。 第二章职责分工与授权批准 第三条公司应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位包括：（一）请购与审批。 （二）供应商的选择与审批。 （三）采购合同协议的拟订、审核与审批。 （四）采购、验收与相关记录。 （五）付款的申请、审批与执行。 第四条公司应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。 第五条公司根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益。

第六条按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第三章请购与审批控制 第七条公司应当建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。 公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。 需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。 采购部门才有资格组织采购，其他部门不得擅自采购任何物资。 第八条建立严格的请购审批制度。加强采购业务的预算管理。 (一)为生产储备的周转材料请购程序：由库管员根据最低库存量或使用单位的所需，材料员编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 （二）生产使用固定资产请购程序：由使用部门提出申请—材料员根据库存量编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 第九条加强采购业务的预算管理。对于超预算和预算

采购业务内部控制规范

采购业务内部控制规范 一、采购控制的范围采购控制是指单位在使用资金进行货物、服务和工程的采购事项过程中的相关控制。包括采购前的预算指标及采购指标控制、采购过程管理及采购后的采购合同签订及资金支出控制。采购控制的范围包括以下两种采购类型：（1）政府采购。是指单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、服务和工程的行为，属于政府采购行为。政府采购实行集中采购和分散采购相结合。实行集中采购的政府采购项目，由集中采购目录确定。政府集中采购目录和限额标准以当年《颍上县政府集中采购目录及标准》为依据。集中采购目录以外且在采购限额标准以上的采购项目，实行分散采购。 政府集中采购控制内容包括采购需求的提出与代理机构的选择、供应商的选择、采购验收与付款等。 （2）单位自行采购。是指单位在购买集中采购目录以外的，同时又在政府采购限额范围以内，为自身业务发展而使用财政性资金购买的货物、服务和工程的行为，是单位内部管理制度，也是单位的自身行为。这些小额采购尽管金额较小，但累计金额较高，因此，也应当参照政府采购的控制程序，确定内部采购需求，并内部组织评审和招标工作。

单位内部集中采购控制内容包括采购目录的制定与更新、合格供应商库建立、采购执行、验收与付款等。 单位零星采购控制内容包括采购需求的提出、供应商的选择、采购验收与付款等。 二、采购控制的目标（1）加强对政府财政资金的管理，保证采购资金按预算目标使用；（2）降低采购成本，提高政府财政资金使用效益，防止财政资金浪费；（3）规范政府采购行为，提高采购活动的透明度，防范舞弊和腐败行；（4）明确政府采购流程，确立采购环节标准，确保政府采购行为合规合法；（5）鼓励供应商积极参与政府采购活动，给予供应商平等待遇，促进公平竞争。 三、采购业务工作流程政府采购工作主要分为采购需求编审、采购执行、中标管理、合同签订与备案、组织验收和采购支付等工作环节。 计划申报流程业务部门A 业务部门分管领采购主管部门C 财务部门D 财务部门E 导B 开始是否纳入政府采购目录或者超过采购限额标准汇总编制自行年度工作计划审批评估业务部门现采购预算有资产配置情况汇总编制政府采购预算编制采购预算单位自行采购预算单位政府采购预算审批编制采购预算部门采购预算部门年度采购单位年度采购预算汇总、批复单位年度采购预算预算编制采购计划审批审批部门采购计划制定单位年度采购计划批复各部门采购计划单位年度采

采购业务内控流程

四川东风四通车辆制造有限公司 采购内部控制流程 一、采购业务的定义 ?定义：采购业务主要是由商品（泛指广义的商品，包括所有的外购辅助材 料、零配件、半成品、成品等商品）、原材料、和固定资产三个部分的采购供应组成。它一般包括以下三个环节： 签订购货合同； 验收原材料或商品入库； 结算支付货款。 二、采购业务内部控制的基本要求 ?采购工作中计划、订货、验收、结算等各个环节必须分工负责。对重大的 物资或设备采购事项要进行特别授权。 ?采购人员除经过特别授权外不得擅自改变采购内容，只能按批准的品种、 规格、数量进行采购。 ?除零星采购外，采购业务均需签订采购合同，采购合同必须报财务部一份。 ?采购支付货款必须经过认真审查、核对合同后，方可付款结算。除小额采 购外，采购货款必须通过银行转账结算。 ?采购的物资必须经过验收方可入库。采购过程中的损耗必须查明原因，经 过相关领导审核批准后方可处理。 ?采购部应付供应商的货款明细必须定期与财务部核对并保持金额一致。三、采购业务内部控制流程 ?采购前先填写“物资采购计划单”，办理申请手续。公司各部门所需要的材

料、商品和其他物质，或者仓库认为某种货物的储备量已达到最低储备限额而需要补充时，应当通过填写“采购计划单”的方式，申请购货。“申购单” 由负责这类支出预算的主管人员签字后，送交采购部门负责人审批，并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式，能使每一次采购业务都有相应的依据，这对于提高采购的计划性，节约使用资金，分清各有关部门和个人的责任都有较好的作用。 ?“采购计划单”一般采用一式两份的方式，详细注明：申购部门、申购物资名称、规格、数量、到货日期及用途等内容，一并交采购部。采购部据此办理订货手续后，其中一份退回申购部门或人员，以示答复。 ?采购时要签订“采购订货单”，规范采购业务。公司除零星物品的采购可随 时办理外，大量采购业务应尽可能签订采购合同并采用订货单制度，以保证采购业务规范化。“采购订货单”是采购部进行采购业务的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种契约，它不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下，而且便于在任何时候、任何环节下对整个采购业务进行查询。 ?“采购订货单”可根据实际情况，采用数张复写的方式，其中一张送交销货单位，请求发货；一张交仓管部门，作为核收物品时与到货票据核对的依据，即验收货物的依据；一张由采购部作为存根归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。 ?采购物资到达时应填写“入库单”，严格验收之后方可入库。采购部门购回 的各种原材料，都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货单位的发货票和购货订单等，对每一种货物的名称、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。

政府采购业务管理制度内部控制资料.docx

政府采购管理制度 第一条为加强学校政府采购的管理，规范采购行为，提高采购效率，促进学校廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》和财政部《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等规定，结合学校实际，制订本制度。 第二条凡使用学校财政性资金采购的货物、服务和工程类项目均适用本制度。 第三条学校政府采购项目必须经过立项、论证、审批等确认程序，并落实经费来源后方可组织实施。 第四条学校政府采购分政府集中采购、分散自行采购等两种类型。政府集中采购是指学校委托市公共资源交易中心组织实施的、属于黑龙江省年度集中采购目录以内、且符合集中采购项目标准的采购活动；分散自行采购是指学校自行组织实施的、属于集中采购目录以内，但采购预算额度在“集中采购限额标准”以下的项目和集中采购目录以外政府采购限额标准以上项目的采购活动。 第五条学校政府采购活动，凡《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》及政府其他法律法规已有规定的，一律从其规定执行。 第六条学校政府采购领导小组是学校政府采购工作的领导、决策机构，研究决定学校政府采购工作的政策、制度和有关重要事项。领导

小组由校长任组长，由分管采购工作的副校长任副组长，成员由其他校领导等部门负责人组成。其主要职责是： （一）全面负责学校政府采购工作。 （二）审定学校政府采购工作规章制度。 （三）审定学校各部门政府采购预算的申请。 （四）讨论、决定学校政府采购工作中的重大事项。 第七条本制度自发布之日起施行，学校原相关文件规定与本制度不符的，以本制度为准。

内部控制制度采购.docx

内部控制制度 ——采购 第一章总则 第一条为了加强某某公司（以下简称“公司”）对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。 第二条本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。请购是指尚未发生采购行为前的申请购置行为。公司外购服务并支付价款的控制，可以参照本制度的规定执行。 第三条公司在日常经营活动中，至少应关注涉及采购业务的下列风险： （一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 （二）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 （三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊。 （四）采购行为违反国家法律法规和公司规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。 （五）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。 （六）付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致公司资金损失或信用受损。 第四条公司在建立与实施采购内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制： （一）职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配备应科学合理。 （二）请购事项应明确，请购依据应充分适当。 （三）采购行为应合法合规，采购与验收流程及有关控制措施应明确规范。 （四）付款方式和程序、与供应商的对账办法应有明确规定。 第二章职责分工与授权批准

第五条公司应建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位至少包括： （一）请购与审批。 （二）供应商的选择与审批。 （三）采购合同协议的拟订、审核与审批。 （四）采购、验收与相关记录。 （五）付款的申请、审批与执行。 第六条公司应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。各分、子公司应尽量集中采购职责权限，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。 第七条公司可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益的风险。 第八条公司应按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第三章请购与审批控制 第九条公司应建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。公司采购需求应与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。需求部门提出的采购需求，应明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。各分、子公司应设置专门的请购部门或请购负责人，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排公司的采购计划。 第十条公司应加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门或人员应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应由审批人对请购申请进行审批，设置请购部门的，应由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。 第十一条公司应建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，

《企业内部控制应用指引第7号—《采购业务》解读

《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》解读 《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。基于以上考虑，《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。本文就此进行解读。 企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。在此过程中，企业应当对采购业务管理现状进行全面分析与评价，既要对照现有采购管理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要审视相关管理流程是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采购是否能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。 一、采购业务流程 采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节（如图1所示）。图1列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。企业在实际开展采购业务时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。 二、各环节的主要风险点及管控措施 （一）编制需求计划和采购计划 采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

政府采购管理内部控制制度

房地产服务中心采购活动控制管理制度 为加强对单位采购活动的内部控制和管理，防范采购过程中的差错和舞弊，结合单位实际，特制定本制度。 一、岗位责任 1、办公室采购人员负责按照采购预算实施采购活动，包括确定采购方式、询价议价、拟定采购合同、完善采购文件。 2、办公室仓库保管人员负责所购货物的验收与入库，并完善相关记录。 3、单位聘请法律顾问负责对采购合同协议的审核。 4、单位聘请项目监管部门负责对货物、工程验收的审核。 5、分管副主任负责审核采购价格、验收入库和监督完善采购文件。 6、主任负责对采购合同、付款的审批。 7、财务科负责审核确定采购方式、发票真伪、支付货款。 二、采购活动流程 1、各科室根据实际所需填写“申购单”，经科室负责人审批同意后，定期报办公室。 2、办公室将各科室申购单汇总后，每月统一提出申购计划，先报分管领导审核，然后经主要领导审批同意后交由采购人员实施采购。大宗物品须经主任办公会研究同意后实施采购。 3、单项2千元（含）以上或批量2万元（含）以上的大宗物品、1万元（含）以上的维修工程，必须通过政府采购途径购买；单项2千元以下或批量2万元以下的小额零星物品、 1万元以下的维修工程，

可以自行购买，并索要正式、合格发票。 对小额零星采购，按照“比质比价、货比三家”的询价原则，确保公开透明，降低采购成本。 4、对大宗物品，办公室负责与供货单位拟订采购合同，然后由法律顾问审核，报主任审批后存档备案。 5、对到货物品，由办公室仓库保管人员进行验收入库，出具验收证明。对重大采购项目或维修工程要成立验收小组。对验收不合格的物品要及时上报处理。 6、办公室采购人员将应付款项目报财务科审核，并经逐级审批同意后由财务科执行付款结算。 三、其他相关控制措施 1、单位应当确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，并根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害单位利益。 2、加强采购业务的记录控制。由档案室负责妥善保管采购业务的相关文件，包括：采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明、投诉处理决定等，完整记录和反映采购业务的全过程。 3、对于大宗设备、物资或重大服务采购业务需求，由单位领导班子集体研究决定，并成立由单位内部资产、财会、审计、纪检监察等部门人员组成的采购工作小组，形成各部门相互协调、相互制约的机制，加强对采购业务各个环节的控制。