文件发文审批单、文件接收传阅通知单

文件发文审批单

文件接收传阅通知单

办公室文件传阅管理办法

办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法： 一、收文 （一）文件签批 1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 （二）文件时效 办理文件：一周内退回办公室 传阅文件：两天内退回办公室 （三）电子文件 及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 （一）本单位发文

发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。 （二）与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日

园区邮件接收通知单使用方法(1)

园区邮件接收通知单使用方法(1) 园区邮件接收通知单使用方法（一） 管理中心前台为使**的客户能够准确、及时、方便地收到邮件，在通过电话无法与客户取得联系的情况下，由物业部工作人员以《邮件接收通知单》通知客户联系物业部以便取得邮件； 当物业部收到投递给**内客户的邮件，在确认邮件的收取人当前在**后，除普通的信件根据客户的要求投入信箱或保留在前台外，其他的邮件根据邮件本身的性质可做如下处理：收到的邮件为UPS、DHL、EMS等紧急邮政速递文件，在确认收件人的单元后，应立即通过电话方式联系客户到前台收取邮件或由物业人员将快件送至客户单元； 收到包裹或其他邮件因体积太大等原因无法投入到客户信箱内时，可通过电话与客户取得联系，由客户选择到物业部收取邮件或由物业部人员将快件送至客户单元； 对于收到邮件后，如无法在当时联系到客户，则由物业部人员根据邮件的性质填写《邮件接收通知单》，并同时在《邮件接收通知单使用记录》上登记，物业部人员根据《邮件接收通知单》（BSPF-PRO-FG03-04-AO-a）右上角的红色序号顺序使用《邮件接收通知单》； 物业部人员填写好《邮件接收通知单》之后，可亲自将《邮件接收通知单》的首联（白色）放入客户公寓户门的门缝，放入时请将《通知单》头部向外，从门缝正中平推入，纸张外边距离户门外沿1~2公分； 物业部人员将《邮件接收通知单》的第二联（绿色）用透明胶条粘贴在邮件的背面，并将邮件保存在物业部的妥善位置； 客户在看到《邮件接收通知单》后，可选择： 亲自到物业部领取邮件，届时物业部人员应在核实客户身份后，请客户交回《邮件接收通知单》的首联，并请客户在“客户签署”一栏内签字，如客户忘记携带《邮件接收通知单》的首联，则物业部人员可请客户在邮件上粘贴的《邮件接收通知单》第二联上“客户签署”一栏内签字，但应将此联取下保存于物业部； 电话通知前台将邮件送到单元，此时物业部人员自己将相应的邮件送到客户的单元，同时取回有客户签字的首联《邮件接收通知单》； 客户收到邮件后，物业部人员须将完成情况在《邮件接收通知单使用记录》上填写完整； 物业部人员在交接班时，清点《邮件接收通知单使用记录》上的未交送邮件是一项必须的工作内容，一旦在交接过程中发现丢失邮件等情况，应立即报告物业助理，并将追究交班人的责任； 对于投送《邮件接收通知单》72小时后客户仍未取走的邮件，物业部人员应以电话方式联系客户，通知他邮件保存在前台，望其尽快领取；无论是否联系到客户，工作人员均应将联系的日期、时间、经办人记录在粘贴邮件上的《邮件接收通知单》第二联的空白位置； 已完成的《邮件接收通知单》由值班经理审核后交给物业助理，由物业助理按序号倒序排列装订后妥善保管，以便查询所用。 感谢您的阅读！

办公室文件传阅管理办法

办公室文件传阅管理办法-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法： 一、收文 （一）文件签批 1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 （二）文件时效 办理文件：一周内退回办公室 传阅文件：两天内退回办公室 （三）电子文件 及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 （一）本单位发文

发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。 （二）与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日

员工拒绝签字如何处理

【劳资知识分享】系列11 ：员工拒绝签字如何处理？ 【案例】：2010年7月31日，贾某与某公司鉴定了为期2年的劳动合同，2011年5月在公司的日常检查中，发现贾某有违反公司劳动纪律的行为，公司便要求贾某向检查部门说明情况。但贾某拒绝接受调查，并无故离开工作岗位与公司失去联系。公司认为，贾某的上述行为已经构成旷工，根据劳动合同法以及公司规章制度，2011年6月，公司对其做出了解除合同的决定并将解除劳动合同的公告张贴在公司的宣传栏上。2011年9月贾某以未收到解除通知为由申请劳动仲裁，要求继续履行劳动合同。【案例解析】：本案中贾某违反公司的劳动纪律，并且无故旷工多日，公司根据规章制度与其解除劳动合同并不当。但是公司在做出解除决定以后，应当将解除决定告知贾某本人，否则解除程序不符合法律规定，解除决定不生效。公司将解除公告张贴在宣传栏，只是一种告知的方式，并不能表明贾某已经知晓。因此，在仲裁审理的过程中，公司需要提供证据表明已将解除通知送达贾某本人，反之公司则需要承担与贾某继续履行劳动合同的责任。法律链接：“企业对有旷工行为的职工除名处理…….以书面形式直接送达职工本人；本人不在的，交其成年亲属签收。直接送达有困难的可以邮寄送达……….能用直接送达或邮寄送达而未用，直接采用公告方式送达，视为无效”。-------《关于通过新闻媒介通知职工回单位并对逾期不归者按自动离职或旷工处理问题的复函》【案例启示】：在人力资源日常管理活动中，要求员工进行签字、签收是重要的工作内容之一，如签字确认工资条、考勤记录、异动单、借调单等，签字的主要作用在与表明员工对所签署内容的认可和同意。人事专员在实际的操作中会遇到遗漏签字或者不愿签字的情形，尤其是在处理员工违纪的过程中，员工本人对公司的处理决定存在异议，往往会拒绝签字。但即使员工本人拒绝签字确认，公司只要做到处罚依据的事实充分、证据确凿，并履行通知义务，如将来发生劳动争议仲裁，公司的风险也会降到最低。 【相关劳资知识点】：依据《劳动法》和《劳动合同法》中的相关规定，劳动合同的当事人在履行劳动合同的过程中如果遇到约定或者法定的事由，应当及时以书面形式通知对方。 1、书面通知书面通知，即在劳动合同的履行过程中，合同主体的一方将相关情况以书面的形式告知另一方，如有的公司规定的员工辞职应提前30日以书面的形式向公司提出申请，公司对违纪员工的处理决定书等。书面形式的通知应当载明通知生效的时间、事由、处理的依据及不履行要求应承担的责任，尤其是违纪处理过程中的各类通知，更加应该遵循上述要求。 2、通知的送达书面通知的送达可以采用直接送达、邮寄送达、留置送达、公告送达等方式。在仲裁或诉讼中本人直接签收的证明力最强，通过新闻或报纸的方式次之，邮寄和留置送达证明力相对较弱。 3、员工拒绝签字异常情况的处理人事专员在实操中如遇到员工拒绝签字的情形，尤其是在违纪处理的过程中，拒绝书面说明情况、签收违纪处理决定书、催促到岗通知书、解除劳动合同通知书等书面通知的，应注意从以下几个方面进行管控：（1）涉及员工调岗调薪、工作地点变更的，应先要求员工签订变更协议如异动单、借调单等，避免出现遗漏或忘签。（2）违纪员工拒绝书面说明的，现场有监控录像或录音的应当及时的刻录保存，如有其他当事人在场可以形成书面的调查报告，让在场的人员签字证明。缺少证据、无法证实的，如果员工违纪行为严重影响部门的经营活动，或给公司的形象造成负面影响，在权衡利弊以后可以进行处理。（3）违纪处理决定书、催促到岗通知书、解除劳动合同通知书等书面通知的送达：直接送达员工本人，员工拒绝签收的，应当在签收回执上注明原因，并邀请在场的其他同事签字证明；或者有员工的成年家属代为签收。 无法直接送达的，必须采用EMS或挂号信的方式进行邮寄，地址以劳动合同中载明的地址为准，并写明邮寄的通知书名称，并将邮寄回执存档保留。

文件传阅管理规定

文件传阅管理规定 为规范文件传阅程序，更好地发挥文件指导实际工作功能，切实提高办事效率，制定本制度。 一、收文 （一）纸质来文 1、签收。收到来文，应看清是否属于本单位收文，检查封皮编号与投递单是否相符，文件装封、密封条是否破损等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注明日期。 2、拆封。来文均需秘书科文件专管人员拆封，其他人员不得任意拆封。写明某个部门或个人亲收的文件，应先登记，然后送交有关部门或个人。 3、核对。文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等问题，发现问题及时向发文单位查询，及时沟通处理。 （二）电子来文 电子来文是指从Foxmail公文收发系统接收的电子公文。工作日应保证每天上、下午各接收一次，确保接收及时，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。下载后的电子公文，经核对无误后，进行打印装订。 二、登记 将收到的文件，分别按照中央、省级、市级和密级、非

密的分类在公文登记簿上分簿登记。注明来文机关、收文编号、成文时间、收文时间、文件字号、收到份数、密级与文件标题。 三、批阅 1、收文登记后，要清楚无误地填写《文件处理单》。 2、将附有《文件处理单》的文件交由办公室主任。主任阅文后统一签批，写明阅知范围和阅办单位。 四、传阅 1、办公室主任签批的文件，根据批办意见按顺序传阅，如有领导外出不能及时阅签，经秘书科负责人同意后可先由其他领导传阅。领导阅文后应签字、注时，如有阅批意见，秘书科应联系相关单位及时交办。 2、部门领取人在领取文件时应在收文登记簿上注明领取人、领取日期，阅文后应及时交还，送还文件时注明送还日期。 3、各部门领取文件后应及时向领导汇报，提高文件传阅效率。对于密级文件，应根据保密要求妥善保管。 4、经办人应做好登记，随时掌握文件的去向，保证文件安全。文件传阅完毕后，应在《收文登记簿》或文件处理单上注结。 五、归档 将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应