规范档案管理工作的措施探究

规范档案管理工作的措施探究文/宜昌市人民武装干部训练中心　朱强

一、档案管理现状分析

（一）事业单位内部档案管理体系缺乏规范性。机关事业单位内，档案管理体系的存在具有极其重要的现实意义，能够通过相应的规章制度对整个档案管理工作加以规范，尽可能降低档案丢失、损坏等现象发生的概率。但就目前而言，大多数事业单位内部缺乏规范性的档案管理体系，对整个档案管理工作的开展具有较大的消极影响。实际工作过程中，机关事业单位内部档案管理体系缺乏规范性主要表现在以下几点：一是缺乏对档案办理人员的相关约束，相关作业职员行动散漫，档案管理事务的开展缺乏严谨性。二是在档案管理工作开展的过程中，许多方面尚未形成统一的标准，如存档制度的不统一，而这一现状会给整个档案管理工作带来极大的阻碍作用。三是单位内部信息化进程和档案管理信息化进程两者存在不一致的情形，使单位内部信息不能及时有效地更新，造成档案信息缺乏完整性。

（二）事业单位档案管理工作信息化程度不高。实际工作过程中，由于现阶段单位内部档案管理工作信息化程度较低，从而对整个档案管理工作产生了一定程度的不利影响。单位内部档案管理工作信息化程度低主要体现在两个方面：一是现阶段我国国内市场上出现的档案管理数据库数量众多，但存在较多重复之处，信息化资源的质量较低。二是档案管理工作信息化对人员的计算机知识技能要求较高：一方面，单位内部档案管理人员本身计算机知识技能较为缺乏。另一方面，由于实际工作过程中单位内部的档案管理人员对传统档案管理方式方法更为熟悉，开展信息化档案管理工作难度较大。

（三）档案管理人员专业素质不高。实际工作过程中，大部分机关事业管理层对档案管理工作的认知存在错误，在他们的认知中，档案管理工作的开展可有可无，其重要性未能得到及时有效的重视，进而造成大多数事业机关内部档案管理人员多为年龄偏大、临近退休的老职工或在单位兼职上班的临时员工，这一现象给整个档案管理工作的开展带来极大的阻碍。一方面，老员工或临时员工本身信息化、档案管理等能力都较为缺乏，本身不具备胜任单位内部档案管理工作的能力；另一方面，这类人员存在较大的流动性和不稳定性，不利于档案管理工作的可持续发展。

二、机关事业单位档案工作规范管理策略的提出

（一）提高机关事业单位档案管理工作的使用率。实际工作过程中，增加事业单位档案管理工作的使用率是规范档案管理工作的重要举措之一，其内容包括以下几个方面：第一，专门设立档案管理的相关科室，并指派专人负责整个档案管理工作的开展。第二，实现事业单位内部档案集中管理，为档案管理工作的顺利开展做好系列准备工作。第三，积极提倡档案管理工作信息化进程，最大限度提高档案管理工作的效率和质量，增强管理档案的完整性和系统性。

（二）建立健全机关事业单位内部档案管理制度。事业单位的存在，对我国整个社会的发展产生了极大的促进作用，规范科学化的档案管理制度，对事业单位的发展有着极其重要的现实意义。实际生活中，事业单位应严格按照国家法律法规，建立严格且行之有效的事业单位档案管理制度，积极加强档案管理工作的规范性，对整个档案管理工作实施相应的监督管理，要求档案管理人员做到按规章制度办事、依法管理，最大限度地避免管理人员违规现象的产生。

（三）积极促进事业单位信息化档案管理水平的提升。随着我国经济和科学技术的不断发展，尤其是我国互联网科学技术水平的不断上升，各个行业都在信息化道路上呈现快速发展态势。为了更好地提高管理水平，机关事业单位内部相关工作的开展主要包括以下几个方面：一是依靠专业人员建立单位内部档案信息数据库，为管理人员添加、查询相关档案创造相应的便利，从硬件设施上促进档案管理信息化进程的加快。二是提高档案管理人员进入门槛，对档案管理人员的信息化技能等设置一定的要求，并定期举办相应的培训活动，提高档案管理全体人员的综合素质。

三、结语

综上所述，机关事业单位内，档案管理相关事务的开展具有极大的必然性，规范该项事务的开展，对促进单位管理水平上升和单位发展等有极其重要的现实意义。该项事务的开展，不同机关内部存在的问题具有相应的差异性，因此，相关策略的提出应具有较强的针对性和时效性，必要时可以通过向他人学习的方式改进本单位工作的开展。

【参考文献】

[1]胡俊青.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].建筑工程技术与计,2015(14).

[2]杨艳秋.浅谈事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].城市建设理论研究:电子版,2013(31).

[3]李虹.进一步规范档案管理工作的方法探究[J].中国科技投资,2017(09).

【摘要】档案管理事务的开展具有极其重要的现实意义，但在实际工作过程中，由于某些问题的存在，事业单位内部档

案管理事务缺乏相应的规范性。本文主要结合现实情况，对档案管理工作现状进行相应的分析，并提出相应的战略性意见。

【关键词】档案管理工作；措施

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2018/05 工作指导 总第291期