第三章 财经常用行政公文

　一、难点简释
(一)主题词
主题词主要是提示文件的内容、类别，便于阅读、登记和管理。一般只有一两个高度凝炼、概括的词，亦即将公文中代表其内容特征、最能说明问题、起关键作用的词或词组选择出来，写在公文注释或特殊要求说明域以下，抄报 、抄送机关标识域之上的顶格处，词与词之间空一字的位置。主题词的词样，一般是在本系统或本单位所编制的主题词表中选取。标引主题词的个数没有严格的限制， 一般用 3～5个。其前后排列次序，一般是按上位词、中位词、下位词的顺序进行排列，不受限制。例如《省委办公厅关于向省委请示问题的若干规定》，其主题词可标引为“秘书工作 文书处理 规定”。北京市人民政府转发《北京市农业联产承包合同条例》的通知，其主题词可标引为“农业 条例 法制 通知”等。
(二)转发、批转有关文件的通知
这类通知在撰写时需要注意以下几点：
1.除特殊需要外（如需提出具体贯彻措施或意见），一般文字均很少，也不要求复述原文件中的具体事项或事件经过。只需说明发出什么文件，提出执行要求即可。有时也可简叙原文件的重要性和转发机关的评论或意见。
2.为了避免标题出现“通知的通知”之类的赘语，允许将文种部分（即通知的通知）省略，前面领头的介词“关于”也随之省略。同时，为避免标题冗长，在转发其他机关转发来的公文时，在“转发”后直接写上原始文件的标题(发文机关不可缺)以减少层次。
3.注意“批转”与“转发”的区别。“批转”只适用于上级转发下级机关的公文，“转发”则适用于下级转发上级、同级或不相隶属的机关的公文。
（三）公告、通告的区别
公告、通告都属于告知性公文，在实际运用当中非常容易混淆，为了保证公告、通告的准确运用，首先必须切实弄清楚二者的区别。公告、通告的区别主要在以下几个方面：
1.从两种公文所涉及的内容上来看，“公告”宣布的是 “重大事项”，通告除法规政策类的内容属于大事项外，其余多属事务性的内容。 从告知对象的范围上来看，公告的范围大，面向“国内外”；通告的范围较小，“在一定范围内”。
2.从公告、通告的发文机关上来看，“公告”的发文机关级别较高，一般由省、部级以上的高级领导机关或授权的专门职能机关发布；“通告”则一般机关、单位和团体均能发布。
　(四)请示与报告的区别
目前，在许多机关的行文和一些有关公文写作的书籍中，常常把报告与请示相混，有的甚至干脆把它们合二为一，称之为“请示报告”

，这是极不合乎公文规范的。请示与报告的区别主要表现在以下几个方面：
1 “请示”是要求上级答复的祈请性文件，“报告”是不要求上级回答的陈述性文件。
2 请示着重在请求上级解决某一问题或批准某项公务活动，具有解决问题的迫切性。报告着重在汇报工作、反映情况，向上级传输信息以及取得上级机关的理解和支持。在请示中可以反映情况，说明原因，陈述意见，请求上级答复；在报告中却不能含有请示的事项，不能要求上级批复。
3 请示与报告的行文时限不同。请示必须在事前行文，所请示的事项未经上级批准是不可实施或者是无效的。应避免“先斩后奏”。报告可以在事后行文，也可以在事情进展之中行文。
4 请示与报告的结束语不同。“请示”的结束语要明确写上求复的期复语，如“当否，请批示”等字样，这是正文的一部分，是不可缺少的。“报告”可以无结束语，也可以写上“特此报告”“以上报告，请查核”“以上报告，不当之处请指正”等字样，但不能写“请批示”或“请批复”。
二、重点辅导提示
本章内容应让学生重点掌握行政公文的种类、格式，以及决定、通知、通报、批复、报告、请示、公告、通告、函的写作。
种类。要让学生记住12类13个文种。
格式。要让学生会写文件标题；掌握发文字号的书写和位置；分清主送单位和抄报、抄送单位的书写位置；掌握正文书写要求和附件的书写位置，成文时间要用汉字书写；密级和紧急程度的书写位置；签发人只有上行文才有，位置在发文字号的右侧。主题词，只让学生了解它的用途即可，不要求会编制。
写作。在公文写作中，要恰当并准确地运用第二章中所讲到的各种要素，特别是结构形态和语言，应在讲授写作要求和基础知识的基础上，结合练习题，让学生认真做作业，教师通过作业讲评，使学生能写出比较符合要求的公务文件。