采购标准操作规程(原版)

标准操作规程

一、目的

1、确保采购之物品的品质能达到公司及客户之要求。

2、确保采购之物品的交期与数量能有效适时地配合公司之需要，保障营运作业之正常运行。

3、确保采购价格之合理，降低库存，提升企业竞争力。

二、范围

适用于磐基对外采购的所有物品。本流程所称物品为公司进行库存管理的实物。

三、政策

1、采购人员直接从事对外业务的接洽,要认识本身即是公司的代表，因此应

注重礼仪与诚信并维持操守，时时谨记公司的经营理念和采购方针。

2、业务处理以正确迅速为主，并须和相关部门及供应商保持密切的联络与协调。

3、订购、交货及其他重要业务必须和有关单位互相沟通，落实清楚。

4、处理业务不但需依据各种法令的规定进行，同时依照廉政协议相关规定执行。

5、各部门有责任遵守本制度。

四、程序

1、采购申请单管理制度；

1.1采购申请单由行政部统一印刷，各部门至行政部领用并依单号做

管理。

1.2申请单编号分类编辑规则如下：

工程部：WPGC00001- WPGC*****（依顺序类推）

保洁部：WPBJ00001- WPBJ*****

安管部：WPAG00001- WPAG*****

名品客服：WPMP00001- WPMP*****

物业客服：WPWY00001- WPWY*****

营运部：WPYY00001- WPYY*****

行政部：WPXZ00001- WPXZ*****

人力资源部：WPRZ00001- WPRZ*****

法务部：WPFW00001- WPFW*****

档案室：WPDA00001- WPDA*****

财务部：WPCW00001- WPCW*****

信息部：WPXX00001- WPXX*****

招商中心：WPZS00001- WPZS*****

发展中心：WPFZ00001- WPFZ*****

漳浦地产：WPZP00001- WPZP*****

阳光百合：WPYG00001- WPYG*****

1.3以上为采购申请单公司库存使用完毕后实施。

1.4要求各部门必须遵守以上规定并执行。

2、采购流程：

3、流程说明：

1）需求部门填写《采购申请单》（表格一），详细注明品名、规格和用途等，经部门主管及中心总经理审核后送采购。

流程要求：应提前七天申请，送行政部经理。

2）各单位申请的采购申请单时务必在“其他说明”栏填写以下内容：预算部门：****

预算年月：***年**月

预算项目：****

预算金额：****

已报支金额：****

3）总资产管理员对《采购申请单》申请采购物品进行总仓库存确认，如有库存总资产管理员进行库存调拨确认，可调拨时进入调拨程序，

无库存状态进入采购程序。流程时限：当天完成，送行政部经理。

4）采购专员操作采购作业流程：参考固定供应商分类和价格报备，非固定供应商应提交三家货款比较。

流程时限：三个工作日内完成（特殊物品及招投标除外），送采购主管。

5）采购主管审核签署意见。流程时限：当天完成，送行政部经理。

6）行政经理审核签署意见。流程时限：当天完成，送人力行政中心副总。

7）人力行政中心副总审核签署意见。流程时限：一个工作日完成，返回采购，送财务部。

8）财务部预算审核后，《采购申请单》返回采购。

流程时限：一个工作日完成，报送总经理批准。

9）总经理核准，批准采购时，《采购申请单》白联财务部联送财务备案，蓝联采购部联、黄联请购部门联返回采购专员。不同意采购时，《采购申请单》

退回购需部门。流程时限：两个工作日内完成，一般情况下周三报批，本周内核准完成。

10）采购专员根据《采购申请单》分供应商别生成《订购单》向供应商采购叫货或市场零星购买。严禁将不同的《采购申请单》合并生成一张《订

购单》作业。（《订购单》一式三联，仓储联/财务联/采购联各一联）

流程时限：一般两个工作日内完成（特殊物品及招投标除外）。

11）到货后，采购专员及总资产管理员协助部门资产管理员进行货物验收确认

入库，不合格货物退回供应商。流程时限：到货当天完成验货。

12）总资产管理员查收“到货单”及《采购验收领用单》（表格二）至财务作帐，并注明采购申请单号；（《采购验收领用单》一式四联，总仓库/财务/

采购/使用部门各一联）

流程时期：两个工作日内完成

13）采购专员根据《采购申请单》、《订购单》、《采购验收领用单》与供应商核对后，进行发票跟踪、发票价格审查、进入请款及报销程序。定

期每周二前提交至财务部，并注明要求之付款期限。

流程时限：1周/次，每周二前

14）财务付款：

a.有签约供应商依照合同付款条件安排付款；

b.零星采购需报销或转帐的部分务必在采购申报的同一周内支付完成；

五、备注

本规定即日起试行三个月，试行期间仍具法律效用。若在运行过程中发

现各项管理业务、制度和办法有不完善的，将及时补充或修订，具体修

改结果依公司公告为准。

六、附件

1、采购流程

2、采购申请单

3、订购单

4、采购验收领用单