会议管理系统整体解决方案

会议管理系统解决方案

2017年

目录

1.项目概述

1.1.现状概述

会议是企业日常工作的重要组成部分。随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支机构部署地域越广泛，传统的集中式会议（高昂的会议成本、低下的会议效率等）已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。如何有效地利用现有的办公网和工作电脑，将会议交流实现信息化，减少会议成本，是目前亟待解决的一个问题。

近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。软件会议系统在这个大趋势下应运而生，软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会，瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策，具有各种不可比拟的通讯优势，并能充分利用原有网络及设备，灵活部署“远程会议通讯平台”，搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等应用。

1.1.1.企业直接经济成本效益分析

我们举个例子来说明一下这个情况，比如某个企业主要由集团控股、参

股、分公司及办事处等组成，其特征为分布广、数量大，控股、参股企业员

工数万人。集团与各子公司，子公司企业间，子公司与其下属企业或机构业

务合作、工作汇报、经验交流，会议需求巨大。

传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本，而且占用

大量时间成本。以集团三个会议室的使用数据统计，平均每个月需召开20次

人数在30人以上会议（最保守数量，同时仅设定为省内企业），每次会议的

直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费，其会议成本

估算如下表：

按照上表计算，则每年集团因会议支出的直接经济成本在万元，若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费，则每年会议成本会达到150万元以上。

建设会议系统后，仅从直接经济成本上，每年就可为集团节约大量费用。同时，会议系统的建设，也加速了企业内部的信息流通，降低企业经营成本的同时，迅速提高企业的运行效率。

1.1.

2.企业效率提升效益分析

会议系统不仅能节约会议成本，而且通过高清音视频交互的基础，加上系统具有强大的数据交互能力，完全满足日常信息沟通需求，为员工节约沟通时间，提升企业运行效率。

传统模式下，下属企业如果需要提交一个报表，一般采用发送电子邮件的发方式。如果有疑问，简单的可采用电话沟通，复杂的，则需要到集团总部进行沟通、或者下属企业之间也需要派人当面沟通。

这种沟通方式，不仅浪费了大量的经济成本，而且占用员工大量工作时间，无形之中降低了企业的工作效率。

采用视频会议的方式，则可以方便的进行面对面的沟通，而且通过数据协同办公，可以快速的实现办公数据的交流，节约了时间成本、提升了企业工作效率。

1.1.3.企业文化普及效益分析

随着企业规模的扩大，下属企业之间沟通日益减少。集团企业文化及精神传达只能依靠传统文件下发的方式，不仅不利于企业文化的普及，而且无法在第一时间向下属企业全面传达集团会议精神。

采用会议系统，可以在集团有重要会议时，下属企业远程参加集团会议，

利用多级级联功能，还可使下属企业的二级分公司也能分享集团视频会议。

使集团会议精神在第一时间传达到基层。简单、直接、高效。

1.1.4.企业整体管理效益分析

会议系统不仅对提高办公效率、降低办公成本起到了积极作用，同时也为企业信息化建设打下了良好的基础。通过会议系统，可以简化集团企业运营管理成本，使集团信息下达、业务反馈、数据交流快速便捷，利用会议系统的培训功能，还可企业管理培训实现质的飞越：由传统面授模式直接跃升为移动互联网培训模式。通过视频会议系统，可以使集团管理更加便捷、高效

1.2.需求分析

●会议系统应对企业发展需求应支持用户扩展、组织架构细化、跨地域分

布的特征；

●系统功能可以满足多样的会议应用模式和场景；

●系统支持多网合一、多屏合一；

●充分利用传输网络实现会议系统的联网；

●具备终端分辨率自适应调节功能，节省网络带宽；

●支持移动终端功能（支持ios/安卓手机、iPad平板电脑等）；

●系统具备高安全性，保障交互数据安全。

●音频效果好，具有自动唇音同步，声源可跟踪，清晰无杂音，可实现多

方实时讨论、交流；

●通过视频会议终端，实现点对点、点对多点的高清晰视频会议召开的功

能；

●通过所建设的会议系统，可同时满足实时远程培训、远程会议、远程招

聘等需求；

●实时同步、图像效果好，可以保证多方进行实时会议、培训的图像效果

高清流畅；

●具有可扩展性，各级设备都可通过简单升级和改进，保证设备使用的连

续性和节约性；支持多级级联功能，支持大户量并发，以便未来扩容需

要；

1.3.建设意义

●节约会议的经费、时间

企业需要不定期地与各区域的分公司进行视频会议，沟通工作情况等等。如果长期往返集中于同一固定会议室开会，会议的经济成本和时间成本将会很高。

通过会议系统，参会者无需到指定的统一会议室开会，只需配置一定的设备、通过互联网即可远程参会，避免往返途中的舟车劳顿，节省会议成本。

●提高开会的效率

由于召开远程会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会代表节省时间，提高效率。

由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。

●适应某些特殊情况

对于某些交通状况不好的城市，会议系统将带来较大的方便。

在一些特殊的项目紧急场合，可通过会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用金钱来衡量。

●增加参会人员

会议系统可以实现单点对单点，单点对多点的实时会议。可以随时增加会议代表甚至召开全体会议，总部决策可即时传达到相关单位员工。

●提升整体工作效率

通过会议系统，进行虚拟的远程可视互动式会议，便可实现日常工作任务的完成。使用部门只需对网络、视频会议设备进行管理，大大的减少了召开会议和下达文件的工作量。在投资上，只需在完成第一次投资后，日后均可实现轻松的扩展。

1.4.建设目标

通过贵单位项目相关人员的沟通，充分了解应用场景和需求后，我们通过产品部署和模块开发的方式，提供了适合贵单位日常会议应用的会议系统，这套系统能充分利用行业现有网络软、硬件设备及环境，有效丰富管理手段，依托互联网，建设互联网行业新型管理模式，把信息化应用落实到实处。这套会议系统以其卓越的音视频质量，强大完善的数据同步协作功能、可靠的系统性能、高效的大容量设计、开放的可扩展架构为各种应用场景和模式搭建了一个全方位、多层次、高效率的网络多媒体通讯平台。从而满足各行各业对会议系统的各类需求：

●常规会议应用（集团企业会议、跨国视频会议、商务谈判会议、企业日

常会议、移动会议、远程招聘等）；

●远程培训应用（企业内部培训、各类考试培训、课外辅导培训、专业技

能培训、金融工具培训等）；

●远程医疗应用（健康咨询、远程监护、远程诊断、专家会诊、教学直播

等）；

●互动娱乐应用（电视网络互动、在线直播互动、视频聊天室互动等）；

●远程监控应用（生产过程把控、应急调度指挥、安全监管等）；

●协同办公应用（OA、即时通讯、企业原有办公系统的无缝对接融合）。

2.方案设计

2.1.设计原则

根据本项目的要求和我们的理解，并结合我方在会议系统行业的多年经验，提出以下设计原则：

1)先进性

支持国际标准和国内外有关的规范要求，符合计算机、网络通讯技术和视频会议技术的发展潮流，并且是应用成熟的系统；

2)实用性

系统操作应用灵活方便，易于掌握；针对实际应用的特点，具有多种管理方式；系统的各种功能贴近应用，便于实际常规应用。

3)集成性

高度集成，简易安装使用，便于工程连接；在高度集成前提下，具有多种功能，便于相关设备接入；各设备的功能，在系统集成后能充分发挥，能一体化协作。

4)可扩展性

考虑今后的发展，留有充分的扩充余地，便于融入随新技术的发展带来的新功能；

5)灵活性

提供符合国际标准的软件、硬件、通讯、网络、操作系统和数据管理系统等方面的接口和工具，使系统具有良好的灵活性、兼容性；

6)可靠性

具备在规定条件和时间内完成用户所要求的功能的能力，能长期稳定的工作。

7)安全性

视频会议系统要保障各类会议内容，机密资料等不被泄露，在数据传输过程中，防止数据被窃取。

8)经济性

综合考虑系统的性能和价格，性价比在同类系统和条件下具有较高的优势。

2.2.设计标准

ITU-T标准

本方案中的设计依据和技术标准是根据以下ITU－T或ISO相关建议及信息产业部有关规定来制定的。

ITU-T协议

ITU-T ：基于分组网络的多媒体通信系统呼叫信令与媒体流传输协议；

ITU-T ：视听系统的帧同步控制和指示信号C&I；

ITU-T ：用于2Mbit/s以下数字信道的视听系统多点控制单元；

ITU-T ：用于定义媒体流的加密规程，采用AES；

ITU-T ：用于数据应用双流协议的技术标准；

ITU-T ：关于建立使用2Mbit/s以下数字信道的视听终端间的通信系统；

ITU-T ：利用2Mbit/s信道在2～3个以上的视听终端建立通信的方法；

ITU-T ：多媒体通信控制协议；

ITU-T ：支持H系列协议的多媒体终端之间的交互；

ITU-T ：关于P X 64Kbit/s视听业务的视频编解码器；

ITU-T ：关于低码率通信的视频编解码；

ITU-T ：关于低码率通信的视频编解码；

ITU-T ：在视频会议中应用的远端摄像机控制（FECC）规程；

ITU-T ：远端设备控制逻辑通道传输；

ITU-T ：多媒体应用的远端设备控制协议；

ITU-T ：窄带电视电话系统和终端设备；

ITU-T ：基于IP包交换网络中多媒体业务的框架协议；

ITU-T 关于视频会议系统单向接收的通讯规程；

ITU－T 数字系列接口的物理/电气特性；

ITU－T 用于一次群和二次群等级的同步帧结构；

ITU－T 工作在2Mbit/s并提供同步384Kbit/s数字接入和/或同步的64Kbit/s数字接入基群复用设备的特性；

ITU－T 话音频率的PCM脉冲编码调制；

ITU－T 语音双速率编解码标准；

ITU－T 低时延码本激励线性预测编码；

ITU－T 自适应差分脉冲编码调制（APPCM）的语音编码标准；

ITU－T 用24或32kbps传输7Khz的声音；

ITU－T Annex C,用24或48kbps传输14Khz的声音,宽带音频编码标准；IETF

RTP 实时传输协议；

RTCP 实时控制协议；

SIP 多媒体交互会话控制协议；

国内标准

GB7611-87 脉冲编码调制通信系统网络数字接口参数；

GB/T15839-1995 64~1920kb/s会议电视系统进网技术要求(暂行规定)；

TZ020-95 64~1920kb/s会议电视网路技术体制(暂行规定)；

YD5032-97 会议电视系统工程设计规范；

YD5033-97 会议电视系统工程验收规范；

YD/T822-1996 P×64Kbit/s会议电视编码方式；

YD/T927-1997 用于音像和视频会议业务的多点通信服务；

YD/T936-1997 音像和视频会议业务的多点通信服务协议；

YD/T948-1998 多媒体会议业务的通用应用模板；

YD/T970-1998 通用的会议控制；

YD/T971-1998 多媒体会议的特定网络的数据协议栈；

YD/T995-1998 多媒体会议业务的数据协议；

YDN090-1998 多媒体会议型业务技术要求(窄带会议型业务)；

2.3.系统拓扑图

笔记本电脑、IOS手机端、安卓手机端、PAD移动端安装相应的会议客户端软件即可实现会议应用。

2.4.服务器部署设计

2.4.1.单台部署

2.4.1.1.服务器部署方式

产品特点：采用高度集成化设计。部署便捷、维护简单、具有较高的安全性和稳定性。

适用范围：一般企业开会及培训应用，一台服务器最高支持300方并发。

2.4.1.2.自建服务器部署方式

产品特点：服务器软件安装在自建服务器上，通过安装向导完成安装配置，安装、维护相对简单，故障率低，支持的在线用户数有限。

适用范围：一般企业开会及培训应用，一台服务器标清最高支持300方同时在线，高清最高支持250方同时在线。

2.4.1.2.1.自建服务器推荐配置

会议服务器提供数据转发服务、认证服务、运行状态日志服务等。为保证服务正常运行，提供高质量服务，服务器硬件和操作系统需要达到一定的标准。

2.5.系统网络带宽设计

2.5.1.带宽设计要求：

会议系统应用中，系统客户端与服务端的数据传输交换通道“计算机网络”，是实现和保证其各类功能应用的基础资源要求。无论服务端和客户端应用环境，都需要有一定量带宽资源予以支撑才能开展会议和保证会议质量。但需要提出的是，由于各会议节点带宽是一个面向办公环境的多业务信息化应用模式网络，所承载的软件业务应用较多，会议系统客观是一个带音视频数据及其他办公数据的多媒体应用系统，会议节点数量越多、对视频画面质量要求越高，所占用平台的带宽则越大。会议持续时间越长，所持续占用固定通道带宽时间越长。

如何统筹规划好该应用和其他业务应用的带宽关系、合理利用平台网络资源，是网络管理人员结合单位信息化应用特征，在网络管理时所需要深刻考虑规划的。也是网络视频会议系统成功上线应用的关键。

本系统基于标准的多媒体压缩技术，适应各类网络环境。系统不仅可以提供流畅的语音，而且可以提供清晰流畅的视频图像。音频数据仅仅占用的网络带宽，视频图像的采集帧率随着视频图像采集码率的增加而增加。

针对此应用要求，计算机通信IP传输网络的资源配置、分配及管理因素，是所有融合应用的基础和关键。作为承载了以音视频多媒体数据为主的通道，相比其它交换数据类型，其单位时间内会占用更多的且较为平稳的带宽资源。

众所周知，计算机网络的传输规则是双向（上行/下行）通信设计的。视频画面在不同的应用模式和质量下，其传输对网络带宽的占用也是不同的。同时，视频会议系统的技术架构决定了，作为服务端的MCU服务器其主要负责按需转发各客户端音视频数据及应用数据，所以作为服务端（或服务平台），其转发（即网络上传动作）上行数据量是作为此类网络节点的主要带宽占用的。同样，作为系统应用中发起或交互呈现的角色的客户端而言，它主要接收（即网络下载动作）的各类数据是来自与服务端的MCU服务器按需转发数据，其下行数据量是作为此类节点的主要带宽占用的。

1路画面质量带宽占用表：

2.5.2.带宽计算方法

2.5.2.1.客户端计算方法

客户 10 人开会，广播 4 人，分辨率都为720P，按照最低要求带宽计算，

则被广播的4人的上行带宽为512Kbps，下行带宽为3×512Kbps=1536Kbps；其他6人的上行带宽为0，下行带宽为4×512Kbps=2048Kbps。

2.5.2.2.M CU服务器计算方法

按照原理“服务器的上行等于各客户端的下行之和，服务器的下行等于各客户端的上行之和。”

则有：服务器的上行带宽为1536Kbps×4+2048Kbps×6= 18432Kbps=18Mbps，下行带宽为：512Kbps×4+0=2048Kbps=2Mbps

3.系统应用架构及功能

3.1.应用架构

系统应用架构分为基础服务层、能力层、网络层、接口层、应用层和展现层六个层级架构。

基础服务层，主要包括内容管理、数据存储、安全保障机制、互联网数据中心、容灾备份和虚拟专用服务器。提供系统运行的基础保障，为能力层提供基础的数据交互、存储、平台管理等运行保障，各种能力可以在此基础上正常运行。

●内容管理：对系统用户数据、会议数据、文件数据做后台统一平台管理，确保系统数据的正常运作。

●数据存储：包含数据库存储、视频存储、文件存储等；

●安全保障机制：后台对运行程序进行监管，自动检测各个程序的运行状态，推进各进程的加载和运行，目的是为了保障系统的正常运行；

●容灾备份：系统具备容灾备份，对核心数据实时复制，互相之间可以进行健康状态监视和功能切换，确保系统数据的完整性和安全性；

能力层，主要包括负载均衡、视频交互、音频交互、数据交互、登录认证、编解码和鉴权。为系统提供各种处理能力，各能力之间相互协调配合，应对各种业务请求完成系统能力输出。

●负载均衡：自动分配接入端访问邻近较好网络资源的节点，降低MCU负载压力，保障系统稳定高效流畅的使用；

●数据交互：系统各个数据中心之间的交互，确保信息的准确抵达；

●音视频交互：作为系统核心能力输出，采用国际先进的视频编码技术，有效在保障视频质量的条件下实现带宽资源节省39%；

●登录认证和鉴权：通过登录认证获取使用者用户权限，根据鉴权条件显示不同的界面，可以用过鉴权来管理不同角色；

网络层，采用“三网合一”的概念搭建，覆盖全网各种不同网络特性，解决系统链路覆盖面的问题；

接口层，从对接内容进行描述，可实现监控画面接入、即时通讯对接、办公软件对接、电话会议接入、硬件会议接入和定制化开发等；

●监控画面接入：已实现与海康威视、大华等监控厂家的直播流接入，方便在会议过程中可以直播现场监控画面；

●即时通讯、办公软件对接：可与IM、OA、ERP、Web门户等客户端进行对接，可以直接由这些客户端直接调用视频会议软件终端；

●电话会议接入：可接入市面上大多数电话会议厂家；支持32路电话接入；

●硬件会议接入：实现已建视频会议系统的对接。

应用层，面对各行各业不同的业务需求，通过定制化开发实现多样的功能版本，丰富应用场景，贴近用户使用需求；

展现层，采用“多屏合一”的概念，即手机屏、电脑屏、拼接屏和电视屏等显示设备都可以接收到系统画面，通过“多网合一、多屏合一”满足用户端面对不同使用终端、不同网络环境、不同应用场景的信息统一，实现用户全网多屏多业务情况下都能使用我们的系统。

3.2.系统功能

3.2.1.会议周期管理

后台管理软件配合服务器，用来输入资料和人员坐席位置及设置参与会中人员不同的权限。通过后台管理软件对整个会场的控制及管理，有效的提高了整个会议的顺利进行，对于会中如有更换或退场人员，能及时设置及修改坐席位置和更改资料等方案，让整个会场实现始终如一的场面。终端集成了会议系统的各项功能。系统同时实现会议签到、文档查看、资料批注、会议发言、会议调查、投票表决、代表信息、投影服务、同屏资料共享、坐席查看、电子白板、会议议程等会议的控制管理和服务。触摸交互的应用拓展了传统会议之外的功能，比如呼叫服务、短信交流和网页浏览等功能。可以实现与远程视频会议系统的融合。用户可以通过局域网内电脑登陆系统进行查询、预约。用户可以通过以太网实现多会议室集中管理。每个参会者可以自主地在同屏显示或异步显示之间一键切换，同屏或投影无延时。具有服务器资料冗灾备份功能：会议服务器死机或因故障断开网络后，已下载到终端的文件依然可以打开并进行交互式批注、同屏（投影功能除外）。系统集成中控功能，终端升降和电源可通过中控系统进行集中控制管理。可订制化的其它功能

（系统功能可按客户要求订制）。同时支持1-1000个终端，并提供软件注册权原件。

★会前准备管理：

功能包括但不限于：设置主席机与代表机、添加参会人员、设置欢迎词、设置会议主题、安排参会人员座位、上传会议资料并设置文件权限、添加投票并选择参与投票人员；

★会中控制管理：

1、功能包括但不限于支持无纸化终端签到、文件智能分发、会议同屏互动演示、外部信号到终端显示、终端任意画面上大屏幕、会议主持、会议服务、会议投票、会议交流、交互式电子白板、会后保存功能等；

2、支持文件共享，支持文件多次批注功能，会议结束后自动保存。

3、支持会议主持（秘书）功能，进行会中设备控制（无纸化终端）、显示控制、文件分发和推送、会中提醒、会议纪录、远端协助及其它主持功能等。

★其它功能：

1、支持客户端访问模式、WEB访问模式，支持管理员登陆、参会人登录，支持多级管理员权限；

2、支持参会人会前预览会议资料，支持在线编辑批注会议资料并在线上传更新。支持历史会议资料检索归档。

3、支持会议文件源文件推送功能，会议文件不需要进行二次转换；

★总体概述：

1、会议管理系统统一管理本地会议和远程会议信息。本系统应为已投入使用的成熟软件产品，可支持接口集成二次开发。

1)2、会议管理系统可与OA系统或单点登录系统无缝集成，按照OA或单点登录系统

帐户登录的操作员可直接登陆该系统，共享组织和人员信息，可以与云平台会议管理

视频会议系统整体解决方案

网络视频会议系统视频会议系统整体解决方案 沈阳三元科技有限公司2010-04-26

目录 第1章项目背景和需求分析............................................................ 错误!未定义书签。 1.1 项目建设背景.................................................................... 错误!未定义书签。 1.2 项目现状........................................................................... 错误!未定义书签。 1.3 需求描述........................................................................... 错误!未定义书签。 1.4 需求分析........................................................................... 错误!未定义书签。第2章系统整体设计和规划............................................................ 错误!未定义书签。 2.1 系统网络结构设计............................................................. 错误!未定义书签。 2.2 系统网络带宽要求............................................................. 错误!未定义书签。 2.3 系统服务器（MCU）硬件配置 (7) 2.4 会议室和终端硬件部署...................................................... 错误!未定义书签。 2.4.1 会议室部署.............................................................................. 错误!未定义书签。 2.4.2 桌面型终端部署....................................................................... 错误!未定义书签。 2.4.3 终端PC硬件要求.................................................................... 错误!未定义书签。 2.5 硬件终端与软件客户端的互通........................................... 错误!未定义书签。 2.6 系统应用模式.................................................................... 错误!未定义书签。 2.6.1 会议室级和桌面级网络视频会议 ............................................. 错误!未定义书签。 2.6.2 远程教学和培训....................................................................... 错误!未定义书签。 2.6.3 应急指挥和调度平台 ............................................................... 错误!未定义书签。第3章视频会议产品介绍 ............................................................... 错误!未定义书签。 3.1 产品概述........................................................................... 错误!未定义书签。 3.2系统结构............................................................................ 错误!未定义书签。

会议管理和信息发布项目解决方案

会议管理及信息发布解决方案 一）前言 随着现在科技的发展,网络越来越表现出其重要性,人们对商务的要求越来越高。繁忙的人们不满足于现状,而寻求更便捷的方式,利用网络的空间和便捷,实现会议的网上公布、安排用户的招待工作。为了实现全国各地的人可以实时了解各地召开的会议,踊跃参加自己感兴趣的会议,关注社会。充分利用网络工具来实现更快、更便捷的网上报名参加会议。 围绕着会议的人、事、物，要让会议的组织工作更有效率，通过一套软件系统把它们管理起来是一个不错的办法。而这就是会务管理系统设计目标。 会务管理系统是整个会议系统的粘合剂，它让各个会议子系统不再孤立运作。会务管理系统也是会议系统的大脑，它将会议事务为主线，智能地安排各个系统相互协作。它能使整个会议过程自动化、智能化，这对减少会议组织的工作量、提高工作效率有很大的帮助。 二）功能需求分析 会议场所是各行业进行沟通交流活动的重要场所，大力推进会议系统智能化建设，充分利用技术和信息手段提高会议系统的服务水平，这是时代发展赋予会议系统的新要求。怎样生动、形象地将会议介绍给来访的客人；怎样将各种信息

直观、清晰、有效地告知与会者；怎样提供优质、公开、高效的信息服务，是时代发展赋予会议系统的新要求。“会议管理及信息发布”的需求由此应运而生。 会议管理及信息发布系统独有的分布式区域管理技术真正实现了同一系统中不同终端区分受众的传播模式。通过该系统，用户可以轻松地构建网上多媒体信息发布和播放系统，提供高质量的会议多媒体服务。会议管理及信息发布系统将会议室管理、会议室预约、会议设备控制、会议信息发布及视频、有线电视、音频信号、PPT、FLASH、Word、Excel、图片信息和滚动字幕等各类组合的多媒体通过网络传输到媒体播放端，然后由播放端将组合的多媒体信息在相应的显示终端设备上（如液晶、等离子、PDP、液晶电视、背投、LED等）播出。这种信息发布模式融合了多媒体信息的多样性和生动性，还能实现信息发布的远程集中管理和内容的随时更新，使得新闻、图片、天气预报、通知等各类即时信息的随时插播成为可能，能够在第一时间将最新会议信息及会议室的使用情况发布到各个信息点。 三）系统建设目的 “会议管理及信息发布系统”建设的目的是为了提高会议系统无纸化、智能化、自动化水平；提高会议系统综合信息服务的质量和效率；提高会议召开质量和会议室的使用效率；对外提供更直观、更清晰、更生动、更人性化的优质信息服务。 “会议管理及信息发布系统”在会议系统具体实施目标：在活动厅室、出入门、电梯厅等相关部位安装多媒体音视频系统线路接口，与中心机房实现互通互联。根据活动任务的需要在不同地点安装各种类别的移动或固定的音视频设备，可以显示文字、图片和视频信息。针对会议系统每天举办活动的不同特点，各音视频设备既可以统一发布信息，也可以按个性发布信息，还可以按编组发布

会议室系统解决方案..

项目背景与需求概述 行业背景情况 随着宽带网络的发展，以及视讯技术的进步，已经改变了人类的交流方式，人类的信息沟通已经从以前的单一型转变为多样型。针对教育行业而言，日新月异的技术更新、各单位实时沟通、众多老师教学实时交流、各班级随时随地互联互通，都需要有效地沟通来解决。然而，在沟通方式变得多样化的同时，沟通成本在总成本中占的比重也不断增大。从某种意义上说，沟通的效能已经成为生存发展的关键。 ?如何大幅度减少会务费用、会务时间，解决会务成本问题？ ?如何提高沟通效率，解决电话、文字等传统沟通方式效果欠佳的问题？ ?如何缩短上层领导决策周期，解决决策效率问题？ ?如何保障信息实时性、可靠性，解决信息传递问题？ ?如何提高工作质量、办事效率，解决竞争能力提升问题？ ?如何实现随时沟通、随时开会、随时培训的愿望，解决沟通灵活度问题？ ?如何促进机构营运工作科学化、规范化、信息化，解决管理效益问题？ ?如何满足沟通服务多元化、即时化的需求，解决地理距离障碍问题？ ?如何充分利用现有网络线路资源，解决网络增值应用？ ?如何减少差旅机会，解决交通事故等人身伤害威胁问题？ 面对上述问题和巨大的应用需求，针对用户提出了面向复杂网络环境的多媒体视讯会议解决方案,使用户可轻松、快捷、低成本地解决上述问题。济南东方汇通信息技术有限公司基于上述背景提出了建设视讯会议系统的方案。 教育行业视讯需求分析 随着各学校教学交流的日益频繁，目前因地域不同在沟通中存在的诸多不便，急需要组建一套高效的信息交流平台，以提高工作效率。 为此本公司提出一套基于互联网的多媒体视频会议系统，以着重解决上述的教学互动与会议沟通问题。 拟建视频会议系统一共*个点，在教育局建设一个主会议室，主会场可容纳100人，要求每个人都可以发言，会议室按照高标准高要求建设。各学校分会场以及各个班级都可以实时与主会场进行音视频交流与互动。 视频会议系统支持双流推送，会议录制。

会议管理系统整体解决方案.doc

会议管理系统整体解决方案4 会议管理系统解决方案 2017年 目录 1. 项目概述.......................................................................................................... .....................- 1 - 1.1. 现状概述.......................................................................................................... .....- 1 - 1.1.1. 企业直接经济成本效益分析.......................................................................- 1 - 1.1. 2. 企业效率提升效益分析...............................................................................- 2 - 1.1.3. 企业文化普及效益分析...............................................................................- 2 - 1.1.4. 企业整体管理效益分析...............................................................................- 3 - 1.2. 需求分

会议管理系统解决方案(41页)

会议管理系统解决方案

2017 年

1.项目概述 1.1. 现状概述 会议是企业日常工作的重要组成部分。随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支机构部署地域越广泛，传统的集中式会议（高昂的会议成本、低下的会议效率等）已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。如何 有效地利用现有的办公网和工作电脑，将会议交流实现信息化，减少会议成本，是目前亟待解决的一个问题。 近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。软件会议系统在这个大趋势下应运而生，软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会，瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策，具有各种不可比拟的通讯优势，并能充分利用原有网络及设备，灵活部署远程会议通讯平台”，搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等应用。 1.1.1. 企业直接经济成本效益分析 我们举个例子来说明一下这个情况，比如某个企业主要由集团控股、参股、分公司及办事处等组成，其特征为分布广、数量大，控股、参股企业员工数万人。集团与各子公司，子公司企业间，子公司与其下属企业或机构业务合作、工作汇报、经验交流，会议需求巨大。 传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本，而且占用大量时间成本。以集团三个会议室的使用数据统计，平均每个月需召开20 次人数在30人以上会议（最保守数量，同时仅设定为省内企业），每次会议 的直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费，其会议成本估算如下表：

按照上表计算，则每年集团因会议支出的直接经济成本在129.6万元， 若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费，则每年会议成本会达到150万元 以上。 建设会议系统后，仅从直接经济成本上，每年就可为集团节约大量费用同时，会议系统的建设，也加速了企业内部的信息流通，降低企业经营成本的同时，迅速提高企业的运行效率。 1.1. 2. 企业效率提升效益分析 会议系统不仅能节约会议成本，而且通过高清音视频交互的基础，加上系统具有强大的数据交互能力，完全满足日常信息沟通需求，为员工节约沟通时间，提升企业运行效率。 传统模式下，下属企业如果需要提交一个报表，一般采用发送电子邮件的发方式。如果有疑问，简单的可采用电话沟通，复杂的，贝嚅要到集团总部进行沟通、或者下属企业之间也需要派人当面沟通。 这种沟通方式，不仅浪费了大量的经济成本，而且占用员工大量工作时间，无形之中降低了企业的工作效率。 采用视频会议的方式，则可以方便的进行面对面的沟通，而且通过数据协同办公，可以快速的实现办公数据的交流，节约了时间成本、提升了企业工作效率。 1.1.3. 企业文化普及效益分析 随着企业规模的扩大，下属企业之间沟通日益减少。集团企业文化及精神传达只能依靠传统文件下发的方式，不仅不利于企业文化的普及，而且无法在第一时间向下属企业全面传达集团会议精神。 采用会议系统，可以在集团有重要会议时，下属企业远程参加集团会议，利用多级级联功能，还可使下属企业的二级分公司也能分享集团视频会议。使集团会议精神在第一

会议管理系统整体解决方案

会议管理系统解决方案 2017年

目录

1.项目概述 1.1.现状概述 会议是企业日常工作的重要组成部分。随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支机构部署地域越广泛，传统的集中式会议（高昂的会议成本、低下的会议效率等）已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。如何有效地利用现有的办公网和工作电脑，将会议交流实现信息化，减少会议成本，是目前亟待解决的一个问题。 近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。软件会议系统在这个大趋势下应运而生，软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会，瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策，具有各种不可比拟的通讯优势，并能充分利用原有网络及设备，灵活部署“远程会议通讯平台”，搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等应用。 1.1.1.企业直接经济成本效益分析 我们举个例子来说明一下这个情况，比如某个企业主要由集团控股、参 股、分公司及办事处等组成，其特征为分布广、数量大，控股、参股企业员 工数万人。集团与各子公司，子公司企业间，子公司与其下属企业或机构业 务合作、工作汇报、经验交流，会议需求巨大。 传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本，而且占用 大量时间成本。以集团三个会议室的使用数据统计，平均每个月需召开20次 人数在30人以上会议（最保守数量，同时仅设定为省内企业），每次会议的 直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费，其会议成本 估算如下表：

按照上表计算，则每年集团因会议支出的直接经济成本在万元，若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费，则每年会议成本会达到150万元以上。 建设会议系统后，仅从直接经济成本上，每年就可为集团节约大量费用。同时，会议系统的建设，也加速了企业内部的信息流通，降低企业经营成本的同时，迅速提高企业的运行效率。 1.1. 2.企业效率提升效益分析 会议系统不仅能节约会议成本，而且通过高清音视频交互的基础，加上系统具有强大的数据交互能力，完全满足日常信息沟通需求，为员工节约沟通时间，提升企业运行效率。 传统模式下，下属企业如果需要提交一个报表，一般采用发送电子邮件的发方式。如果有疑问，简单的可采用电话沟通，复杂的，则需要到集团总部进行沟通、或者下属企业之间也需要派人当面沟通。 这种沟通方式，不仅浪费了大量的经济成本，而且占用员工大量工作时间，无形之中降低了企业的工作效率。 采用视频会议的方式，则可以方便的进行面对面的沟通，而且通过数据协同办公，可以快速的实现办公数据的交流，节约了时间成本、提升了企业工作效率。 1.1.3.企业文化普及效益分析 随着企业规模的扩大，下属企业之间沟通日益减少。集团企业文化及精神传达只能依靠传统文件下发的方式，不仅不利于企业文化的普及，而且无法在第一时间向下属企业全面传达集团会议精神。

会议管理系统整体解决方案

会议管理系统整体解决方案-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

会议管理系统解决方案 2017年

目录 1. 项目概述....................................................................................................错误!未定义书签。 . 现状概述....................................................................................错误!未定义书签。 企业直接经济成本效益分析............................................错误!未定义书签。 企业效率提升效益分析....................................................错误!未定义书签。 企业文化普及效益分析....................................................错误!未定义书签。 企业整体管理效益分析....................................................错误!未定义书签。 . 需求分析....................................................................................错误!未定义书签。 . 建设意义....................................................................................错误!未定义书签。 . 建设目标....................................................................................错误!未定义书签。 2. 方案设计....................................................................................................错误!未定义书签。 . 设计原则....................................................................................错误!未定义书签。 . 设计标准....................................................................................错误!未定义书签。 . 系统拓扑图................................................................................错误!未定义书签。 . 服务器部署设计........................................................................错误!未定义书签。 单台部署............................................................................错误!未定义书签。 . 系统网络带宽设计....................................................................错误!未定义书签。 带宽设计要求：................................................................错误!未定义书签。 带宽计算方法....................................................................错误!未定义书签。 3. 系统应用架构及功能................................................................................错误!未定义书签。 . 应用架构....................................................................................错误!未定义书签。 . 系统功能....................................................................................错误!未定义书签。 会议周期管理....................................................................错误!未定义书签。 多种移动终端接入功能....................................................错误!未定义书签。 会议管理功能....................................................................错误!未定义书签。 会议录制和回放功能........................................................错误!未定义书签。 电子白板协同操作功能....................................................错误!未定义书签。 桌面及程序的共享功能....................................................错误!未定义书签。 同步播放多媒体文件功能................................................错误!未定义书签。 文件分发功能....................................................................错误!未定义书签。 电子投票功能....................................................................错误!未定义书签。 文字交流功能....................................................................错误!未定义书签。 会议模式支持功能............................................................错误!未定义书签。 远端会场控制功能............................................................错误!未定义书签。 广播轮巡............................................................................错误!未定义书签。 会议锁定功能....................................................................错误!未定义书签。 系统组织管理....................................................................错误!未定义书签。 用户权限管理功能............................................................错误!未定义书签。 . 系统对接设计............................................................................错误!未定义书签。 与硬件视频会议系统对接................................................错误!未定义书签。 与视频监控系统对接........................................................错误!未定义书签。

会议管理系统解决方案

会议管理系统解决方案 一、系统背景 威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等内部会议的管理中。“预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室空间资源的占用。“签到”解决的是“时间”资源的管理问题，创建会议的同时，主要管理参会人员是否准时参会、退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统计。 在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情形： 粗放型管理：这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）由召集人用传统的电话/QQ等人工通知的方式通知、传达。这种方式使得会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。 人工型管理：这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集、相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。 智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备，每位员工均可根据实际需求通过手机端或者后台进行会议的预约，当成功预约会议且通过审批时，参会人员会得到一条短信/邮件或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的起始时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议的主题、时间、参与人员出勤状况等。整个过程中未出现人与人的直接交互，全部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提高了效率，有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。

会议室预约管理系统方案书

会议室预约管理系统方案书

会议预约管理系统 系 统 方 案

目录 一、系统概述 (4) 1.1 什么是会议预约管理 (4) 1.2 会议管理趋势 (5) 二、系统功能 (6) 2.1 功能特点 (6) 2.2 系统优势 (7) 2.3 系统界面 (8) 三、系统部署 (11) 3.1 安装示意图 (12) 3.2 安装实景图 (12) 四、会议显示 (14) 五、应用行业 (15) 5.1 教育行业 (15) 5.2 法律行业 (15) 5.3 医疗保健 (15) 5.4 企业 (16)

一、系统概述 为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议内容，参与人员等信息。会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。 该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天气预报、新闻等公共信息）、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。 1.1 什么是会议预约管理 ●会议预约管理 线下型管理： 这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。 线上型管理： 这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或500强企业，已经有比较完善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。 ●会议室管理 粗放型管理 这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方

数字会议系统解决方案

数字会议系统设计方案（一） 智能多媒体会议系统，实现了数字会议系统与中央控制系统的无缝连接，整合了包括音响扩声系统、会议讨论系统、同声传译系统、投票表决系统、自动跟踪摄像系统、多媒体视频系统以及网络视频会议系统等多个子系统；在无线触摸屏操控下，通过中央集成控制系统将以上各子系统与整个会议环境有机地结合成为一个整体，实现了会议的智能化管理。 中央控制系统 中央控制设备为本系统设计之灵魂，集中了灯光、机械、投影及视音频控制手段于一体，为使用者提供简单、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整个空间环境各设备的状态及功能。 整个系统以中央控制器为核心，它以控制总线与各个设备相连接，接受操控者发出的控制要求，然后向各个延伸控制设备及被控设备发出控制指令。所有控制功能通过专用系统软件编程而成，具体控制可通过彩色液晶触摸屏或普通PC机实现。其操作界面根据用户的实际要求，设置得直观而易于理解（全中文、图形模块化）、操作。 控制效果： 1 可根据需要控制各类视音频设备的操作（如播放、停止等简单功能及对设备进行设置等高级调整） 2 可根据需要，通过对各类专业矩阵及相关设备的控制，完成各类音/视/计算机信号的切换，调整信号通路 3 可通过音量控制盒完成对音量的控制 4 可对会议厅白炽灯进行分路无级调光，也可对日光灯组进行开关控制 5 通过继电器控制器，完成对电动窗帘、电动屏幕的控制以及电磁锁的开关和通电单透玻璃的控制 6 中央控制设备可随不同需要而设计程序，如各种灯光模式，调光速率，口令保护使用权等，配合实际使用情况现场调整。更可按用户的特定需求，编写连动操作程序，只需一个指令便能完成多个动作 7 利用摄像头的云台，实现会议室的摄像头的变焦以及全方位的旋转，摄像头的视频信

会议室预约管理系统设计方案书

会议预约管理系统 系 统 方 案

目录 一、系统概述 (3) 1.1 什么是会议预约管理 (3) 1.2 会议管理趋势 (4) 二、系统功能 (5) 2.1 功能特点 (5) 2.2 系统优势 (6) 2.3 系统界面 (7) 三、系统部署 (10) 3.1 安装示意图 (10) 3.2 安装实景图 (11) 四、会议显示 (12) 五、应用行业 (13) 5.1 教育行业 (13) 5.2 法律行业 (13) 5.3 医疗保健 (13) 5.4 企业 (13)

一、系统概述 为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议容，参与人员等信息。会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。 该系统可以显示各种集团和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天气预报、新闻等公共信息）、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。 1.1 什么是会议预约管理 ●会议预约管理 线下型管理： 这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。 线上型管理： 这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或500强企业，已经有比较完善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。 ●会议室管理 粗放型管理 这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）有召集人用传统的通知或人工通知方式传达。这种方式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达

会议管理系统解决方案

资料范本 本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 会议管理系统解决方案 地点：__________________ 时间：__________________ 说明：本资料适用于约定双方经过谈判，协商而共同承认，共同遵守的责任与义务，仅供参考，文档可直接下载或修改，不需要的部分可直接删除，使用时请详细阅读内容

会议管理系统 解决方案 2017年 目录 TOC \o "1-3" \h \z \u HYPERLINK \l "_Toc503197568" 1. 项目概述PAGEREF _Toc503197568 \h - 1 - HYPERLINK \l "_Toc503197569" 1.1. 现状概述PAGEREF _Toc503197569 \h - 1 - HYPERLINK \l "_Toc503197570" 1.1.1. 企业直接经济成本效益分析PAGEREF _Toc503197570 \h - 1 - HYPERLINK \l "_Toc503197571" 1.1.2. 企业效率提升效益分析PAGEREF _Toc503197571 \h - 2 - HYPERLINK \l "_Toc503197572" 1.1.3. 企业文化普及效益分析PAGEREF _Toc503197572 \h - 2 - HYPERLINK \l "_Toc503197573" 1.1.4. 企业整体管理效益分析PAGEREF _Toc503197573 \h - 3 - HYPERLINK \l "_Toc503197574" 1.2. 需求分析PAGEREF _Toc503197574 \h - 3 - HYPERLINK \l "_Toc503197575" 1.3. 建设意义PAGEREF _Toc503197575 \h - 4 - HYPERLINK \l "_Toc503197576" 1.4. 建设目标PAGEREF _Toc503197576 \h - 5 - HYPERLINK \l "_Toc503197577" 2. 方案设计PAGEREF _Toc503197577 \h - 6 - HYPERLINK \l "_Toc503197578" 2.1. 设计原则PAGEREF _Toc503197578 \h - 6 -

会议管理系统整体解决方案

令狐采学创作会议管理系统 令狐采学 解决计划

目录 1.项目概述- 1 - 1.1.现状概述- 1 - 1.1.1.企业直接经济本钱效益阐发- 1 - 1.1. 2.企业效率提升效益阐发- 2 - 1.1.3.企业文化普及效益阐发- 2 - 1.1.4.企业整体管理效益阐发- 2 - 1.2.需求阐发- 3 - 1.3.建设意义- 3 - 1.4.建设目标- 4 - 2.计划设计- 5 - 2.1.设计原则- 5 - 2.2.设计标准- 6 - 2.3.系统拓扑图- 8 - 2.4.办事器安排设计- 9 - 2.4.1.单台安排- 9 - 2.5.系统网络带宽设计- 11 - 2.5.1.带宽设计要求：- 11 - 2.5.2.带宽计算办法- 12 - 3.系统应用架构及功能- 13 - 3.1.应用架构- 13 - 3.2.系统功能- 14 - 3.2.1.会议周期管理- 15 - 3.2.2.多种移动终端接入功能- 17 - 3.2.3.会议管理功能- 17 - 3.2. 4.会议录制和回放功能- 17 - 3.2.5.电子白板协同操纵功能- 17 - 3.2.6.桌面及法度的共享功能- 18 - 3.2.7.同步播放多媒体文件功能- 18 - 3.2.8.文件分发功能- 18 - 3.2.9.电子投票功能- 18 - 3.2.10.文字交流功能- 18 - 3.2.11.会议模式支持功能- 18 - 3.2.12.远端会场控制功能- 19 - 3.2.13.广播轮巡- 19 - 3.2.1 4.会议锁定功能- 19 - 3.2.15.系统组织管理- 19 - 3.2.16.用户权限管理功能- 20 - 3.3.系统对接设计- 21 - 3.3.1.与硬件视频会议系统对接- 21 - 3.3.2.与视频监控系统对接- 21 - 3.3.3.与德律风会议系统对接- 22 -