秘书学重点

1、秘书概念的流变：P2

①东汉后期，“秘书令”，掌管图书和机密文书。

②清朝灭亡后，辛亥革命前后，具有现代意义。

③1997年12月，推行国家秘书职业资格证书制度，标志我国秘书职业化的起步。

（20世纪90年代后期开始实施秘书职业资格鉴定工作，标志着我国秘书职业化进入到自觉阶段。）

2、秘书的职业特征（要有解释）：P8

①服务对象多元化，不仅有公务秘书为党政机关及国有企业领导及其领导班子服务，更有大量私人秘书兴起，一切社会人士只要有需要秘书提供辅助管理和综合服务、具有一定的财力都可以成为秘书的服务对象。

②业务工作专业化，秘书职业化不仅要求秘书是“杂家”，更要求秘书是“专家”，要求其知识技能专业化。

③工作手段现代化，办公自动化促使秘书人员由事务型向智能型转化。

④商务秘书女性化，外向型的“公关型”秘书人才需求量相对增加，女性更有优势。

⑤资格认证制度化，我国实行秘书职业资格认证是秘书职业化的必然要求，也给社会选聘秘书提供了科学依据。

3、秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科，研究对象有：秘书人员、秘书机构和秘书工作。

4、秘书工作就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作。P14

5、秘书工作的特点：（大题目）P15—17

（一）政治性

（二）辅助性：根本属性和最基本特征。秘书工作处于从属地位，只能根据领导的决定和需要来办事。

（1）辅助决策：发挥参谋助手职能。

（2）辅助管理：在协调、监督、控制方面发挥作用。

（3）处理事务：承担日常事务性工作。

注意两点：1、明确岗位工作的职责。2、处理好主动性与被动性之间的关系。

（三）综合性：秘书工作包含了众多不同种类、不同性质的具体工作，内容复杂，门类众多。

（四）机要性

（五）事务性：主要指秘书和秘书部门是为领导中枢和领导者服务的，这种服务往往体现在对各种事务性工作的处理上。

（六）被动性：是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。结合秘书工作的主动性，被动性是秘书工作的本质特征，主动性是秘书工作的操作要求。

（七）原则性：秘书工作满足“三符合”：①符合国家的法律、法规、政策。②符合组织的利益和发展需要。③符合领导的工作需要。

6、秘书工作的作用：P17

①助手作用：是领导的助手。②参谋作用：（1）充实领导的思想；（2）辅助决策取舍；（3）对领导工作提醒。③枢纽作用：沟通上下，联络各方。④协调作用。⑤耳目作用：收集各种信息，辅助领导决策管理。⑥门面作用：秘书部门是单位对外的一扇“窗口”

7、秘书机构的设置原则：P31适应性原则（总原则）、精简原则、高效原则、相对稳定原则。

8、秘书机构的运行机制：P33秘书机构的运行机制有两个前提，即人类组织结构的等级性和组织运行中的程序本位性。特征：①内在并行性、②自我平衡性、③组织有序性。

9、秘书的工作职能:P34-36

⑴、秘书的辅助管理职能（辅助管理是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。）：①秘书作为领导的参谋和助手，不仅要充当领导的“耳目”，向领导提供有价值的信息，而且要为领导者有效获取并利用信息进行适时的沟通协调。②秘书辅助决策。③辅助督促检查。④辅助协调。

⑵、秘书的综合服务职能（根本职能）：①秘书“办文”服务事务，②秘书“办会”服务事务，

③秘书“办事”服务事务（常规事务、随机事务、受权理事）。

10、秘书职业道德修养的内容：P49（有一句话自己的发挥）

①爱岗敬业、任劳任怨。做秘书要热爱本职、忠于职守，脚踏实地、密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

②尊重领导、主动服务。要服从尊重领导，按照领导意图办事，不可随意越权、擅作主张，要自觉维护领导在群众中的威信。要积极主动地创造性地做好服务工作。

③遵纪守法、严守机密。秘书要努力学习各种法律法规和政策，养成依法行事，依法行文，照章办事的好习惯。要自觉按照要求做好保密工作。

④团结合作、廉洁奉公。秘书要联系左右、沟通上下，使大家同心同德，努力工作。秘书要坚持原则，廉洁奉公。

⑤谨行尚实、善于学习。秘书要仪表端庄，举止得体；言语规范，待人热情；做事踏实，办事认真；敢当幕后，不慕虚荣。秘书要努力学习和善于学习，做一个“通才”和“杂家”。

10、着装一般遵循“TPO”原则，即着装要考虑到时间“time”、地点“place”、目的“object”。

11、办公模式（简答题、填空题）P74-76

①开放式（弱化等级色彩，强调沟通），是大的空间里包含若干单个工作位置的组合。（非生产性企业）

②封闭式（科层制、官僚化），即传统办公室，也称网格式办公室，是指按照工作任务的不同分隔成若干个带有门窗的小办公室。（党政机关）

③混合式。

12、情景模拟题：接听电话。P80

基本流程：（1）听到铃声响2~3遍时拿起话筒。（2）问候并自我介绍。（3）询问对方。（4）商谈并记录谈话主要事项。（5）复述、确认谈话要点。（6）道别挂机。（7）整理记录，确定是否请示上级。

13、拨打电话：P81-82

基本流程：事先准备好通话内容——调整好情绪——检查要拨打的号码——问候对方并自我介绍——确认对方身份——陈述内容——复述确认通话要点——道别挂机。

14、秘书在接打电话时，应遵循基本的礼仪规则：①态度要礼貌、友好。②声音要愉快、悦耳。③吐字要清晰。④通话要简洁、高效。

15、印章的管理与使用P85（印章使用注意事项：）

⊙专人妥善管理。⊙用印需经负责人审核后方可用印；并登记用印情况，格式：

备注

用印数用印类别批准人内容（事项）用印

单位日期 ⊙用印规范。⊙ 印章一般在单位内使用，不能脱离印章管理员的监督。如需携带出去，要采取防范措施。⊙印章由专人妥善保管。⊙不得给空白凭证盖章。

16、接待规格（选择题）P87

秘书人员必须根据来访者的身份，确定接待的规格。接待规格的高低，往往根据接待的目的、性质以及来宾的身份、地位、宾主双方的关系等实际因素来确定。接待规格主要取决于接待方的主陪人的身份。①高规格接待，即主要陪同人员比来宾的职位要高的接待。如企业对初次来访的重要客商，上级领导派工作人员来了解情况，传达意见，兄弟企业派人来商量要事等，需高格接待。②对等规格接待，即主要陪同人员与客人的职位同等的接待，这是最常用的接待规格。③低规格接待，即主要陪同人员比客人的职位要低的接待。如上级领导或主管部门领导到基层视察，只能低格接待。

17、秘书在了解了客人的身份和来访目的后确定由谁来出面接待最合适，最终决定权在上司。

18、会见、会谈的接待。

P89 会见是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见。

会谈指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见。

会见和会谈的区别：①对身份要求不同②目的不同③约束力不同。

主客双方进行会见、会谈时，秘书应注意：

⑴座次安排。

会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。座位通常是成扇形或半圆形。（主宾、主人席安排在面对正门位置，客人座位在主人右侧，其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧按身份高低就座。若是涉外会见，安排译员、记录员坐在主人和主宾的后面。） 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧。或进门后的左侧。双方主谈人位于各长方长排中央，其他人员按右高左低排列。（多边会谈采用圆形或摆成方形。） ⑵合影。合影图一般是主人居中，主人的右侧为上，主客双方按礼宾排序排列合影，以主人右手为上，主客间隔排列。

19、情景模拟题：宴请活动。P89(一、迎宾：1、主人要在宴会厅门口迎接客人。如有尊贵客人，需列队迎接。2、如举办大型宴会，主办方要在宴会厅门口挂桌次简图，或将其印制发给每位客人。3、客人进门先到休息室小坐，如没有休息室，可以直接进入宴会厅，但不正式入座。等主人陪同主宾进入宴会厅后，全体人员才正式就座，宴会开始。

二、宴会致辞、祝酒： 1、正式宴会一般有致辞，但安排的时间不尽相同。有的一入席双方即讲话致辞；也可在热菜之后、甜食之前，由主任致辞，接着客人致答谢词。 2、致辞时，服务人员

停止一切活动，宴会参加者均暂停饮食，专心聆听，表示尊重。 3、致辞毕，祝酒。服务人员在致辞结束之前将酒斟足，供主人和主宾等祝酒时使用。

三、敬酒： 1、宴请过程中，主方一般首先由最高行政首长依次向所有宾客敬酒，或按桌敬酒。2、其次，主方其他人员依次向所有宾客敬酒，或按桌敬酒。3、敬酒时，上身挺直，双腿站稳，以双手举酒杯，并向对方微微点头示礼，等对方饮酒时再跟着饮。敬酒态度要稳重、热情、大方。

四、适时结束、送客：1、一般宴会应掌握在90分钟左右，最多不超过2小时为宜。 2、当宴请程序基本完成时，主人要掌握时机，适时结束宴会。一般在服务人员端上水果吃完后，宴会即可结束。3、一般先由主人向客人示意，请其做好离席准备。然后主人与主宾起立，主人宣布宴会到此结束，并对各位宾客莅临表示感谢。4、主人及陪同人员送主宾至门口，并握手告别。 5、主宾离去后，原迎宾人员应顺序排列，与其他宾客握手告别。）

（中式宴请座次安排：

1、面门居中者为上，坐在房间正门中央位置的人一般是主人，称为主位；对面背对门的是第二主人。

2、主人右侧的位置是第一主宾位，左侧是第二主宾位，第二主人右侧是第三主宾，左侧是第四主宾。

3、还有一种也比较常见，主人右侧的位置是第一主宾位，左侧是第三主宾位，第二主人右侧是第二主宾，左侧是第四主宾。这种主要是强调一对一的照顾。如下图所示：

西式宴请多采用长方型桌,座次安排依照国际惯例: 以主人为基准,右高左低,近高远低。在正规西式宴请中，一般要求男女人数相等，并男女穿插而坐，因此，只要接受了主人的邀请一般要按时赴约，如确实有事不能赴约，要尽量提前告知主人。西式宴请常采用下面两种方法安排座次，其中男主人和女主人也可以是第一主人和第二主人。）

20、握手：P91

21、引见、介绍、礼貌送客（情景分析题）P92：

接待过程中的次序礼仪一般有以下要求。

(1)就坐时，右为上座。即将客人安排在企业领导或其他陪同人员的右边。

(2)上楼时，客人走在前，主人走在后；下楼时，主人走在前，客人走在后。

(3)迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。

(4)进梯时，有专人看守电梯的，客人先进，先出；无人看守电梯的，主人先进、后出并按住电钮，以防电梯门夹住客人。

(5)奉茶、递名片、握手。介绍时，应按职务从高至低进行。

(6)进门时，如果门是向外开的，把门拉开后，按住门，再请客人进。如果门是向内开的，把门推开后，请客人先进。

总之，社会场合，一般以右为大、为尊，以左为小，为次，进门上车，应让尊者先行，一切服务均从尊者开始。

22、乘车座次

1、双排五座轿车。由主人亲自驾驶时，座位顺序应当依次是：副驾驶座、后排右座、后排左座、后排中座（见图1）。由专职司机驾驶时，座位顺序应当依次是：后排右座、后排左座、后排中座、副驾驶座（见图2）。

2、三排七座轿车。由主人亲自驾驶时，座位顺序应当依次是：副驾驶座、后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座（见图3）。由专职司机驾驶时，座位顺序应当依次是：后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座、副驾驶座（见图4）。

3、吉普车。吉普车是一种轻型越野车，大都为4座车。不管由谁驾驶，吉普车

上座位顺序均依次是：副驾驶座、后排右座、后排左座（见图

5

）

4

、多排座轿车。是指4排以及4排以上座位的大中型轿车。其不论由何人驾驶，均以前排为上，以后排为下；以右为尊，以左为“卑”；并以距离前门的远近来排定具体座位的顺序，现以6排17座轿车为例（见图6）。

在公务接待中，除了注意车辆的正常座次排列外，还需要把握以下几点：1、乘座主人驾驶的轿车时，最重要的是不能让前排空着。一定要有一个人坐在那里，以示相伴。 2、由专人驾驶车辆时，副驾驶座一般也叫随员座，通常坐于此处者多为随员、译员、警卫等等。从安全角度考虑，一般不应让女士坐于副驾驶座，孩子与尊长也不宜在此座就座。3、必须尊重嘉宾本人对轿车座次的选择，嘉宾坐在哪里，则哪里即是上座。

23、值班工作的主要任务P94（填空）：传递消息、公务接待、处理紧急电文和突发事件、承办领导交办的临时事项、协调安全保卫工作。 备注

记事内容：

年 月 日 星期 值班人：

值班日志格式

24、情景模拟题：时间表编制P104

时间管理的原则和要求：

原则：①时间的有序性原则②轻重缓急的原则③切忌事必躬亲，让领导解脱于繁琐的事务，保证必要的可控时间（要留白）

具体要求：①内外兼顾②提高效率③适当保密④事先同意⑤留有余地。

重要特殊的事项：会议、面谈、访问、出差、调研、庆典、私人事件（以职务名义）时间表要素：时间、地点、事项、备注。（凸出事项内容：单元格长）

25、会议名称：P150、P152

一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题或内容以及会议的类型。（会议主持、召集单位+（届次序数）+会议主体+会议种类（或名称））

会议名称的基本作用在于揭示会议的内容、性质、范围等重要特征，要根据会议议题来确定会议名称。

26、会议议程是指会议对所要讨论研究议题前后顺序进行安排的具体议事程序。会议日程是结合会议议程对会议期间的所有活动作具体地时间安排，以保会议的正常进行。会议程序是指一次会议活动中按时间先后排列的详细工作步骤。P153

27、会议议程与会议日程的异同：P153

异：议程只反映主题事项的前后顺序安排。日程既有活动事项，还有事项对应的进行时间。

同：都是为了方便与会者了解会议安排（作用）；会议召开之前发给与会者（使用）。

28、会议请柬：P156

请柬是邀请其他团体或个人前来参加会议、活动、宴请等各种事项的凭证性书信。

特点：礼节性强、文字简约。

29、布置会议场地：最高者居中，然后按政务活动先左后右，商务活动先右后左，由前至后的就座的礼仪排列。P159

30、会议记录，是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体内容。在日常工作中，会议记录应逢会必记，并妥善保存，以备查考。会议记录一般不上报，不下发。特点：客观原始、完整详尽。

结构：标题+会议组织情况（时间、地点、主持者、出席者、缺席者、列席者、记录者）+会议主体内容。

31、会议简报，是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，是会议交流性和指导性文件。

结构：报头+报核+报尾

32、会议纪要，是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。这是重要会议后的一项重要的文字工作，具有通报情况、指导工作和日后查考的作用。

特点：纪实性、提要性、指导性。

结构：标题+成文日期+正文

33、会议纪要与会议记录的联系和区别：

⑴性质不同：会议纪要是行政公文；会议记录是原始材料。

⑵作用不同：会议纪要是为了完整、准确地传达、执行会议决定，使会议决定的事项得以具体落实；会议记录:保存、被查。

⑶编写的要求不同：一、格式不同；二、会议纪要是需要对相关信息进行提炼综合，会议记录是如实的记录会议进程，不能加工。

34、会议组成：

会议名称

会议议题（注意事项4个1、性质相同、相近的议题集中在一次会议讨论。2、议题应在会前告知与会者。3、一次会议讨论的议题不要太多。4、议题的确定需领导审定。） 与会者邀请（三个标准：1、与议题直接有关的人；2、可提供有关资讯，使讨论更有效率的人；3、发言具有权威性和代表性的人。）评估对会议的贡献度，出会名单。 会议通知形式：口头通知、正式会议通知、请柬式邀请信。

会场布置：颜色使用（表彰大会：红色；座谈会：蓝色）

主席台排座：职务。

邀请性会议

跨单位会议内部会议请柬式邀请信正式会议通知口头通知

适用范围