关于高职院校图书馆采编业务外包的探索
关于高职院校图书馆采编业务外包的探索
作者：李俊
来源：《职业·下旬》2009年第09期
近几年来，业务外包在我国图书馆界悄然兴起。传统图书馆组织模式逐渐改变，项目明朗、内容规范的外包业务占据了越来越重要的地位，已成为图书馆事业发展的有效模式。高职院校图书馆由于受条件制约，业务外包起步较晚，近几年才逐步开始尝试、开展。
所谓图书馆业务外包，是指图书馆将非核心功能工作通过合同外包给社会机构来完成，以便集中自身力量做好改变基础结构、提高核心功能的工作。采编业务是目前我国高职院校图书馆应用得比较多的外包业务，采编业务外包是以合约的方式委托书商向图书馆提供所需的部分或全部的图书资料及其后续服务，即从图书选定到图书上架的全部过程交给书商完成的一种新型的供货方式。
一、采编业务外包的优点
1．降低图书馆的运作成本，节约资源
资金短缺是采编业务外包在图书馆兴起的重要原因之一，书商采用的是成本核算、规模化经营的管理模式，就完成同一业务来讲，承包商的投入往往低于图书馆的投入。专业机构(书商)往往具有规模经济，有着专业程度和效率高、经营成本较低的优势，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。
以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成有两方面好处：一方面，可以通过集体采购取得价格优惠；另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码和书标、盖馆藏章，而且这些工作是完全免费的。在美国，图书馆成为OCLC成员馆后，套录一条书目记录的费用是1.5美元(OCLC成立之前，美国国会图书馆一条书目记录成本是75美元，OHIO大学图书馆是30美元)，委托编目平均才2元～12美元。我国的情况也差不多，据统计，图书馆单独编目每种图书约10元～15元，而套录每种图书是0.3元，委托地区采编中心或书商编目甚至是免费。
2．弥补高校图书馆人力资源的不足
当前图书馆正面临着信息化、网络化的挑战，图书馆的发展不仅要依靠先进的技术设备、服务内容、服务方式的更新，更要依靠人才队伍的建设。当前在图书馆工作队伍方面存在着两个问题：一是结构不舍理，特别是技术含量比较高、专业性强的岗位人才匮乏：二是队伍的整体业务素质相对偏低，难以适应现代信息技术条件下图书馆管理和服务的要求。实行采编业务
外包，通过书商来提供一系列服务，不需要图书馆人员花费大量的人力和精力，就可以使得新书在规定的期限内采购，并提供后续的服务。
3．缩短图书采编周期，提高书刊利用率
近几年，许多高校在不断扩大招生规模的情况下，为达到国家教委关于学生与图书比例的评估指标，图书馆采编图书数量激增。由于人力不足，造成大量新书积压，时滞期拉得很长，新书与学生见面快则1个月，慢则3个月，更慢的甚至需要1～2年。教师或学生到图书馆很难及时阅读和借用市面上出售的新书，这在一定程度上降低了他们进图书馆的热情，图书的利用率自然会大打折扣。如果将采编业务外包给书商和其他采编中心承包，要求承包者随书配编目数据或者到联机编目系统、书目数据库公司套录，则可大大缩短图书采编周期，使新书到馆时间有保证，提高了图书的流通率。
4．增强图书馆的核心业务能力，塑造品牌服务
高职院校图书馆的发展依赖于院校的发展，重点学科、特色专业和科研是高职院校的立校之本，同时也是图书馆发展和服务的方向。图书馆应对学院学科专业设置、重大科研项目等进行充分调研，掌握师生对图书馆服务的基本要求，在此基础上制定较为完善的整体服务规划，确定自己的核心业务，塑造品牌服务。为了集中精力强化核心业务，图书馆应考虑通过外包，以较低的交易成本将采编业务承包给专业公司。这样有利于对人员进行整合，把更多的力量充实到关键岗位，确保核心业务发展，打造自己的服务品牌，形成特色服务，扩大图书馆的社会影响。
二、采编业务外包的缺点
图书馆的业务外包实际上是出版发行业参与图书馆业，是外行在为内行服务而代替内行工作，它是图书馆图书采购招标竞争白热化的产物。因此，图书馆业务外包过程中不可避免地存在一些不足之处。
1．馆藏质量受到影响
分编、加工业务是高职院校图书馆采用最广泛、最普遍的外包业务，它将从分编到加工的整套业务委托给书商。我馆的索书号采用种次号，为了保证种次号的有序性，书商委派工作人员到馆内完成图书的分编和加工程序。查重是编目工作的关键，也是控制编目数据质量的主要手段。我馆以编目库和馆藏库为依据，按照题名、ISBN号、著者等途径查重，而书商委派的工作人员由于本身任务繁忙，在馆内加工图书时，往往片面追求编目速度，查重工作难以做到细致、精确，造成重复著录，增加了数据库的数据量，致使图书重号、种次号跳跃等现象的产生。其后果是导致种次号库序混乱，造成了同书异号或异书同号的现象，致使图书进入流通部后，无法归架：馆藏数据不准确，馆藏数据库混乱。
2．分编数据质量难以保证