物业管理档案分类

档案资料分类

物业管理档案管理

物业管理档案管理 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

第十二章物业管理档案管理 齐全完整、检索便捷的物业管理档案系统，是物业管理的一项基础性的工作，是做好物业管理服务工作的一个必要条件，也是物业管理企业的一项基本功。物业管理档案管理包括物业管理档案的概念、分类、收集整理和保管利用等内容。 第一节物业管理档案的概念与分类 一、档案的定义 档案是历史的原始记录。此定义包括两层涵义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如施工图纸，在工程竣工验收之前，它是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案；在工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。 二、物业管理档案的内容 物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等。 三、物业管理档案的分类方法（了解） 物业管理档案是直接记载物业及物业管理各个方面的历史记录。物业管理常用的档案分类方法有以下几种。 (一)年度分类法 年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。

特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和利用档案。 (二)组织机构分类法 组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。 特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。 (三)事件分类法 事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。 特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。 物业管理企业档案的分类应根据企业自身的情况和档案管理的要求，采用相应的分类方法。 四、物业管理档案存放 为了方便检索利用，归档整理后的案卷需要按分类方法进行分类存放。首先，档案应当有专门的档案室，档案室的大小应由未来档案的可能数量和一定的余量来确定。其次，要选择文件架和文件柜，物业管理公司可以根据自身需要和经济条件进行选择，一般档案量不大的小型物业管理公司可以考虑采用小

物业管理档案分类编制方案

物业管理档案分类编制方案 为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案 1术语 类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述 类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。 2、类目设置“ 1）设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。 2）—级类目、二级类目按本“方案”规定设置 3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。 3、标识符号： 1）本方案采用阿拉伯数字编号制 2）上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“ 隔开。 4、编号结构形式： 编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“一”隔开 第一段：为卷宗码 第二段：为一级类目代码，用“1-8 ”表示。 第三段：为二级类目代码，用“ 01-08 ”表示。 第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。 第五段：为案卷流水码。

物业管理档案编号结构: X ? X ? XX ? XXXX — XXX 例 I I III II I 1 1 01 200 — 001 0 第 物 业 物 业 2 0 第 号 管 管 0 份 卷 理 理 0 卷 宀 宗 类 文 件 年 宀 宗 5、保管期限一 短期：15年 长期：50年 永久：地籍产权终止日 卷 一 二 年 宀 宗 级 级 度 码 类 类 码 目 目 代 代 码 码 卷 宀 宗 流 水 码

物业管理档案一级类目分类编号表 （一）物业管理档案类目代号表

（一）物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表

办公室文员档案管理总结3篇

办公室文员档案管理总结3篇 档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，本文是小编为大家整理的办公室文员档案管理的总结，仅供参考。 办公室文员档案管理总结一： 在档案交接半个月来，公司同事的配合和领导大力支持下，我在加强专业理论学习，提高自身业务水平和思想素质的同时，主要做了以下几方面工作： 一、完善档案管理流程，建立档案管理方案，把档案管理纳入规范 化制度化程序内。 二、对各部门档案统一核对编号，按照编号进行升序排列。 通过规范化档案管理工作，提高了人事档案的完整性和查阅效率。 三、对各部门人事档案进行了信息核对和分类整理。 对水磨、手绘、窑炉、钢网、切割、厂办、生产、质检、储运、人事、维修、后勤、喷涂、打样、包装、安保等16个部门的人事档案身份证信息、联系方式、学历进行核对补充，同时着手在职人员核查与人事档案的分类整理。 通过档案核对我发现档案中存在少数离职员工档案还未从在职人员档案柜移除，员工档案工号重复和个人信息错误现象并及时把相应档案标记处理。 四、做好相应的定置及档案橱子钥匙的保管，整理积压基建档案。 建立专门的档案保管柜，设立专人管理人事档案和档案柜钥匙。把未及时入档的个人材料及时入档，对已入职但无相关档案资料个人信息的员工做标记处理，尽快按要求进行归档、补充入档工作。 五、提高档案管理规范性程度，加强档案安全管理意识。 将档案管理纳入规范化程序内，认真做好档案管理的安全防范工作。档案柜在不用时及时关闭上锁，关闭电源，防止其它不安全因素的产生。 发现的问题：需加强档案管理的规范化操作，对新入职员工及时建立基础档案，试用期过后及时进行档案存档工作。只有严格执行档案管理的规范化、标准化管理

业务档案归档管理办法

业务档案归档管理 办法

业务档案归档及分类管理办法 第一条为了维护会计师事务所及其委托单位的利益和合法权益,规范会计师事务所的业务档案管理，根据《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》、《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案暂行办法》和本所的《业务质量控制制度》,特制定本办法。 第二条本事务所业务档案实行集中统一管理，由办公室负责收集保管。 第三条业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化的要求，对业务报告，工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、立卷、归档、保管。 第四条业务档案归档范围： 1、为规划、控制和总结整个审计工作，发表审计意见所形成的业务底稿，如业务约定书、客户的法律结构和组织结构的有关资料；审计计划与总结，未审和审定会计报表，各种差异调节表，审计报告，管理建议书以及取得的客户声明书，陈述等。 2、执行审计程序所形成的底稿，如各种明细表、汇总表、抽查表、测试表、分析表、审定表、询证函等。 3、备查参考底稿，如客户的营业执照、合营协议、批准文件、企业章程、董事会会议记录,重要经济合同、协议、验资报

告、企业内控制度、会计制度等。 第五条业务档案归档时间： 审计业务结束后,应将在审计过程中形成的文件和工作底稿按规定及时归档,任何人不得拒绝归档和据为已有。按有关要求并结合我所实际，归档时间定为自报告签发之日起60个工作日内办理归档手续。 第六条业务档案归档要求： 1、归档的审计工作底稿应符合《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》的有关规定，做到内容完整，格式规范，记录清晰，结论明确，标识一致。 2、按照文号为单位进行规档。归档前认真检查应收集的业务约定书、审计报告、会计报表及附注、管理建议书、委托单位声明书、未审会计报表、审计差异调理表及试算平衡表、重要法律文件、合同、协议与委托单位设立有关的法律性文件的复制件、审计计划与结论、具体审计程序的记录和资料是否齐全，不齐全的应予补充并对不需归档的材料进行剃除。 3、归档前应对上述资料中的盖章、签字是否符合有关规定做逐一检查，并予以完善。 4、工作底稿中的传真材料应重新复印后再归档。 5、各项目负责经理对业务档案归档前的完整性、合规性以及

物业档案管理

档案资料管理 一、物业档案资料的含义 物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。 二、物业档案的建立 物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。 1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。 (一)、物业资料来源按时间顺序分类： 1、设计规划阶段信息 (1)土地购买合同、土地使用证等权属证书 (2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书 (3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件 2、竣工及验收阶段信息 (1)竣工图 (2)竣工工程项目一览表 (3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等) (4)设施技术手册、使用说明及质保证明 (5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统) (6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等) (7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录) (8)隐蔽工程的验收记录 (9)工伤事故发生及处理记录 (10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单 (11)项目的重要技术决定和文件 (12)验收计划和验收会议纪要验收记录 (13)返修记录 (14)验收总结报告

3、委托管理阶段信息 (1)委托管理招标文件 (2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等) (3)物业委托管理合同(协议书) 4、招商阶段信息 (1)招标物业的平面图纸 (2)招租许可证及委托书 (3)租金及管理费测算 (4)租赁合同 (5)广告策划资料 5、用户入户信息 (1)用户入住通知书、入户须知 (2)管理公约(公共契约) (3)用户资料(包括业主、租户) (4)业主委员会章程 (5)用户手册 (6)用户进户验收表 (7)用户进户交费单 6、日常管理信息 (1)业主、租户变动和更换情况 (2)各部门工作(操作)规范，管理制度 (3)各部门工作记录 (4)大、中、小修记录 (5)维修承包合同和预决算 (6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等 (7)用户来往信件、投诉和处理资料 (8)年度工作计划、总结、报告 (9)人事档案 (10)保险资料 (11)法律法规和政府有关文件

档案室管理规范

1．0目的：对公司具有保存价值的文件、资料进行合理有效的存档与管理。 2．0适用范围：凡是公司内部已经办理完毕的、具有保存价值的文件、资料均 应存入档案室统一管理。 3．0权责区分： 3.1部门文件管理员负责对本部门文件、资料的收集整理并按规定时间交档案 室保存。 3.2档案室管理员负责接收各部门档案，并对档案的保存、借阅、销毁等进行 统一管理。 4．0作业流程图 无 5．0作业程序 5.1公司档案分类及保存要求详见附件《公司档案分类及保存要求》，各部门 需参照附件要求按时将部门档案资料交档案室保存。 说明：附件未列及但部门主管判定需交档案室保存之资料部门可随时申请缴交 档案室。 5.2档案编号方式 5.2.1为方便档案室管理和部门查询，所存档案室文件均采用二级编码格式， 即一级目录和二级目录。一级目录即档案室查阅的编号，由档案室管 理员编制，是按一年内发生的每类文件为最小单位，加上档案存入区 域编制而成。 编号规则如下： 5.2.2为最小单位。编号规则如下：

注：秘密文件请单独存档，各部门文档编号方式同5.2.2。交于档案室时档案袋右上角注明“秘密”两字。档案室管理员需将秘密档案放 置在有锁的文件柜内。 5.3档案缴交流程 5.3.1部门档案缴交流程 5.3.1.1按照5.1附件所列，对于缴交的各类资料，部门文件管理员直接将 《部门文件缴交资料目录》发于档案室管理员（电子目录），再缴 交资料至档案室。 注：部门文件管理员需按《公司档案分类及保存要求》及时缴存需 归档文件，如不及时缴存，第一次警告，第二次直接公告本人并记 入KPI考核，部门主管负连带责任。 5.3.1.2缴交文件应为原件，如部门需保存原件，缴交复印件的需部门主管 审批。缴交至档案室的资料需按类别用牛皮纸袋封装，档案袋正上 方需粘贴档案目录。 5.3.1.3档案室管理员在收到档案后，首先要检查资料目录与实际内容是否 相符，文件有无破损或字迹不清状况。核对无误后双方于《部门文 件缴交资料目录》签字确认，档案室管理员按照一级目录编号，并 存入档案室已划定区域。“秘密”档案由档案室单独存档。未申请不 得借阅。 5.3.1.4《部门文件缴交资料目录》作为档案室接收资料的原始记录，须永 久保存，不得损毁。 5.3.2档案室档案保存要求 5.3.2.1 归档的资料应为原件，若因故无原件的需说明后归档复印件，复 印件要清晰可辩。 5.3.2.2非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。具有永久、长期保存价 值的电子文件，必须形成一份纸质文件说明一并归档，归档资料的 载体和字迹应符合耐久性要求。外文资料若有汉译文的两者一并归 档，无译文的附简要说明后归档。 5.3.2.3 档案室管理员需将档案室内存放的同一年的文件资料按类别分类 统计在《档案室存档文件目录》中,并按年归档同类文件，便于查

档案分类整理制度

档案分类整理制度 一、整理分类的定义及方法 整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。 二、收集归类，整理成卷 这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。 （1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。 （2）业主详细资料登记表。 （3）家庭人员登记表。 （4）业主房屋维修档案。 （5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。 （1）规划图纸、项目批文、用地批文。 （2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。 （3）拆迁安置资料。

（4）竣工总平面图。 （5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。 （6）工程合同、工程预决算。 （7）工程设计变更通知。 （8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。 （9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。 （10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。 （11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。 （12）砂浆、混泥土块试压报告。 （13）绿化工程竣工图。 （14）各类房屋清单。 （15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。 （16）公用设施设备及公共场地清单。 （17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。 （18）产权方面的资料。 （19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。 服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。 （1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。

档案的管理

档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。 （一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的各类文件 ③各种会议记录及会议要 2、人事档案 ①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、请假条、迟到、旷工等资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤工作人员年度考评资料 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②各种税费、社保金交纳的相关资料。 ③年度、季度及专项财务分析报告。 4、技术部门 ①各个型号机械设备的图纸。 ②每次出差的售后服务回馈单归档。 （二）档案管理体制： 档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。

1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。 2、人事、行政档案由办公室助理和办公室主任直接管理。 3、技术部门档案直接汇总到档案室； 4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年建档移送档案室保管。 （三）归档 归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。 （四）档案保管和使用 1、档案管理人员要对档案卷宗分类编号、类别，分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。 2、在人员变动时，要认真做好移交。 3、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、

公司档案分类管理办法

公司档案分类管理办法 1总则 1.1制定依据 本办法依据《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1992]20号），结合 各类别档案的管理办法，以公司全部档案实体为对象，依据主营业务 和管理职能的特点，科学划分类别，优化管理流程，细化归档范围， 建立有序完善的档案分类管理体系，便于科学管理与开发利用。 1.2分类管理原则 分类原则：分类清晰、层次适度、体系稳定、具扩展性。 管理原则：体系健全、流程完整、范围明确、期限准确。 1.3适用范围 本办法适用于股份公司总部、事业部、子企业、驻外机构。 2分类规则 2.1全宗号设置 2.1.1全宗：是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机 整体。 2.1.2全宗号：是立档单位的唯一编号，通常由档案馆或上级档案机构给定， 股份办公厅负责给定所属机构的全宗号。通常全宗号长期固定不变。 2.1.3全宗号结构：由4位数字标识，全宗号定至股份三级子企业。全宗号 前两位为二级子企业顺序号，后两位为三级子企业顺序号。专业公司 由托管工程局按照三级子企业顺序给定全宗号。驻外机构由海外事业 部根据全宗号规则给定全宗号并报股份办公厅备案。各级非法人分支 机构不单设全宗号，只给定机构代码号。所属子企业全宗号及分支机 构代码号见附件1。 2.2类目设置 2.2.1一级类目共设9个，即企业管理类、工程项目类、科研开发类、房地 产（基本建设）项目类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、产 品生产类、其他类。一般情况应保持稳定，不得改变。

2.2.2二级类目根据一级类目所限定的基本范围和具体内容，采取不同的分 类方法而确定。已经设定的二级类目一般不予变动，如需增设二级类 目需报上级档案部门确认后方可修改。 2.2.3各单位可根据有关规定和实际情况自行设置三级类目，一般不宜超过 三级类目。 2.2.4类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一 级类目或二级类目，没有档案的类目可空号不用。 2.3分类方法 2.3.1企业管理类不设二级类目。 2.3.2工程项目类的二级类目按工程程序设置。 2.3.3科研开发类不统一设置二级类目，可按科研项目自行细分。 2.3.4房地产（基本建设）项目类二级类目按建设开发阶段设置。 2.3.5设备仪器类不统一设置二级类目，可按设备种类或单机自行细分。 2.3.6会计档案类二级类目按文件形式（名称）设置。 2.3.7人事档案类二级类目按在职人员、离退休人员、死亡人员、人档分离 人员设置。 2.3.8产品生产类不统一设置二级类目，可按产品型号或生产项目自行细分。 2.3.9其他类二级类目细分为信用档案（印章纳入信用档案类）、声像档案、 电子档案及企业根据需求设置的其它档案类别。 2.4标识、编号及排列方法 2.4.1标识符号：档案分类中的类目标识符号一律采用英文字母与阿拉伯数 字标识。 2.4.2一级类目的类目号采用大写英文字母标识。 企业管理类--------------------------A 工程项目类--------------------------E 科研开发类--------------------------F 房地产（基本建设）项目类------G 设备仪器类--------------------------H 会计档案类--------------------------I

物业服务资料业主档案管理方案

物业服务资料业主档案管理方案为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。 一、资料或档案的收集与保存 首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。 二、资料或档案的整理与分类 所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、

经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。 3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。 4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。 5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。 6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。 7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。 三、资料或档案的归档 对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。 1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。 2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在

档案分类与档号编制规定

档案分类与档号编制规定 一、总则 1.为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管 理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。 2.本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各 下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。 3.集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间 的有机联系，便于科学的管理和提供利用。 4.根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政 管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。 5.档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二 级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。 二、集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限 1

1.档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为： 2

3

4

5

2.档号的组成 本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。 3.编号格式和示例 1）按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于1-5类和7类可增设三级类目。 例如： X ?X ?XXXX —XX / XX 1 ? 1 ?2001 —1 / 8 卷内流水号卷内流水号 案卷流水号案卷流水号 年份（用四位表示）年份（用四位表示） 二级类目二级类目（董事会） 一级类目一级类目（决策类） 上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。 2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于会计档案类。 例如： 6

物业档案管理规定

物业档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

物业档案管理制度 为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。 1.公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。 2.设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。 3.按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。 4.凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。 5.归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。 6.形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。 7.物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。 8.物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

9.凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。 10.物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。 11.任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。 12.借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for commercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 （一）整理单位： 件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每

人文件为一件。 但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。 9、原件与复制件：复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文：应作为一件。 11、报表、名册、图册等：按其本来的装订方式。一册（本）作为一件。 12、来文与复文：分别为一件。 （二）文件修整（略） 1、修裱破损文件

档案分类和文书档案编号管理规则

1.目的与范围 1.1.本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。 1.2.本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。 1.3.本标准适用于公司档案的管理。 2.引用标准 ——《中华人民共和国档案法》 ——《山东省档案条例》 ——G/WLAI 0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》 ——DA/T1—2000档案工作基本术语 3.定义 3.1.档案 是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 3.2.档案管理 是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 3.3.文书档案 是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。 3.4.科学技术档案 是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。 3.5.电子文件 是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。 3.6. 员工档案 是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。 3.7. 会计档案 是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。 3.8. 基建、设备档案 基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建设投产（使用）的全过程中形成的全部应当保存的文件材料；设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件材料。 4.职责

4.1.人事行政部是文书档案的归口管理部门，同时对综合档案室的管理符合国家规定要求负责； 4.2.财务部是会计档案的归口管理部门；人事行政部是员工档案的归口管理部门；生产制造部是 公司设备档案的归口管理部门；技术部是科技（产品、生产技术）档案、基建档案的归口管理部门； 4.3.在生产经营中形成的档案，考虑到档案的利用，应安排专人参照公司档案管理相关规定进行 组卷和管理，每年将档案目录移交总公司办公室综合档案室进行永久保存。 4.4.各归口部门负责组织、协调各类档案的管理工作；并对相应档案的收集、鉴定、整理、立卷、 销毁、利用等工作进行有效管理负责。 5.类目设置与分类编号 5.1一级类目的设置与编号 一级类目是由公司档案归口管理部门按档案内容进行设置，共设置十个一级类目：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基本建设类、设备类、会计档案类、人事档案类、声像实物档案类。编号详见下表： 5.2二级类目的设置与编号 二级类目的设置与编号由各档案归口管理部门按其档案的形成规律及内容自行进行规定。一级类目编号为4-8的即产品类、基本建设类、设备类、会计档案类和人事档案类的二级类目设置与编号，由各类档案归口管理部门负责按本专业的类别和分类确定。 5.3公司档案的编号办法 5.3.1类目编号采用隶属编号法，每一类目之间加间隔号“?”目录号与分类号，分类号与案卷号之 间用“—”隔开。档案编号形式如下图所示： 5.3.2综合管理性档案档号的编制示例：

住宅小区物业档案管理措施

住宅小区物业档案管理措施 物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。 ①建筑物档案 A、建筑物原始档案 包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下： 产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。 （1）产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。 （2）技术资料。包括：竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。 （3）竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。 （4）房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。 （5）供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。 B、建筑物维护、改造档案 建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料： （1）维护改造申请表及批准文件 （2）维护改造工程施工许可证 （3）维护改造方案 （4）维护改造工程合同 （5）维护改造工程预算书及批准文件 （6）维护改造工程验收说明书

档案分类和文书档案编号管理规则

况：你刚刚还在为抓到一个小鸟球而欢呼雀跃，下一刻大风就把小白球吹跑了；或者你才在上一个洞吞了柏忌，下一个洞你就为抓了老鹰而兴奋不已。 1.目的与范围 1.1.本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。1. 2.本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。 1.3.本标准适用于公司档案的管理。 2.引用标准 ——《中华人民共和国档案法》 ——《山东省档案条例》 ——G/WLAI 0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》 ——DA/T1—2000档案工作基本术语 3.定义 3.1.档案 是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。3.2.档案管理 是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 3.3.文书档案 是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。 3.4.科学技术档案 是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。 3.5.电子文件 是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。 3.6. 员工档案 是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。 只有凭借毅力，坚持到底，才有可能成为最后的赢家。这些磨练与考验使成长中的青少年受益匪浅。在种种历练之后，他们可以学会如何独立处理问题；如何调节情绪与心境，直面挫折，抵御压力；如何保持积极进取的心态去应对每一次挑战。往往有着超越年龄的成熟与自信，独立性和处

物业档案管理制度

物业档案管理制度 总则根据物业实际情况制定本办法。 二、档案归档原则按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。（件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件）。 三、档案编号细则 1、档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5 部分组成。 2、一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ人事档案为RS财务档案为CK电子档案为DZ等（详见档案编号图）。 3、二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12 ，依次类推不能用带0的编号。 4、三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。 4、全宗号：七星海棠项目（LS）； 5、年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010 年的档案的年度编号为“（2010）”。 6、流水号按档案资料形成的规律性从 1 开始编制。 7、将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX11- 1-12，则某一档案资料的编号就完成了。其中，“（2010”为年度编号，“ZX'为一级类目编号，“ 1T二级类目编号， “1”为三级类目编号，“12”为流水号。全宗号（七星海棠项目——LS；）

物业公司档案管理分类表

物业公司档案管理分类表

8.档案类目分类 一级类目编号备注 行政管理类 1 2 人力资源管理 类 财务管理类 3 品质管理类 4 物业前期介入 5 类 6 物业承接验收 类 7 业主入伙管理 类 8 顾客关系管理 类 工程管理类9 10 公共秩序管理 类 环境管理类11 8.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存

类号类目 名称 类 号 类目名 称 期 限 1 行政 管理1-1 组织机 构 1 公司章程、验资报告、 注册资料 长 期 2 股东会文件、董事会 文件、监事会文件 长 期 3 机构变革记录、公司 大事记 长 期1-2 证照管 理 1 证照原件 长 期 2 证照申办资料 长 期 3 证照使用记录 3 年 4 证照变更记录 长 期 5 证照年检记录 长 期1-3 印鉴管 理 1 印鉴制作、变更、废 止记录 长 期 2 印鉴使用记录 3 年

文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类 号 类目名称 1 行政管理 1-4 行文管理 1 内发文件、外发文件、行文审批记录 长期 2 外来文件及归档记录 长期 3 请示、报告、函件 长期 4 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等 长期 1-5 合同管理 1 标准合同范本 长期 2 各类合同、协议原件及评审记录 长期 3 各类合同、协议的执行记录 长期 1-6 会议管理 1 各类会议记录、纪要和会议签到记录 长 期 2 会议决议处理记录 长期 1-7 采购管理 1 物资需求计划和采购计划 3年

文件材料归档基本范围 存 期限 类 号 类目 名称 类 号 类目名称 2 采购比价记录 3年 3 物资验收记录 3年 4 供方评价记录和合格供方名录 3年 1-8 库房管理 1 物资出入库记录 3年 2 库存物资台帐 3年 3 库存物资盘点记录 3年 4 库存物资月报表 3年 1-9 物资管理 1 固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等 长期 2 办公设备、设施和工机具维修保养记录 1年 3 物资盘点、调拨、转让、报损记录 长 期

档案分类与编号标准

档案分类与编号标准 ******光伏科技有限公司2015-1-20发布 2015-2-1实施 1. 目的 为了进一步规范**********公司（简称“*****”）文书、科技、声像、实物档案的科学管理工作，明确档案分类方案与编号标准，特制定此标准。 2. 范围 适用于公司内部相关档案的管理。 3. 定义 档案分类：就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。 4. 引用文件 4.1《工业企业档案分类试行规则》 4.2******光伏科技有限公司企业标准—《档案管理标准》 5. 原则 5.1以******全部档案为对象，充分反映******内部职能划分、文件材料形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案科学管理和开发利用。 5.2档案编号应指代单一，一个编号只表示一个档案对象。档案编号结构必须与档案的整理分类体系相适应，一般不随意改变。档案编号留有适当的递增容量且简短明了 6. 内容 6.1 类目设置 6.1.1 一级类目：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学 技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类、声像档案类、实物档案类。 6.1.2二级类目和三级类目根据公司的管理职能和文件材料形成规律和特点分成若干类。 6.2 编号标识 6.2.1管理类（文书类） 2014-1-1-001 件号 保管期限 一级类目号（行政管理类） 年度 6.2.2产品类 4-001-1-001

6.2.3科学研究类 5-001-1-001 案卷号 阶段号 课题代号 一级类目号（科学研究类）6.2.4基本建设类 6-001-1-001 案卷号 阶段号 项目代号 一级类目号（基本建设类）6.2.5仪器设备类 7-001-1-001 案卷号 阶段号 设备代号 一级类目号（设备仪器类）6.2.6会计类 8-2014-1-001 案卷号 二级类目号（凭证） 年度 一级类目号（会计类） 6.2.7人事档案类

物业管理服务档案管理方案

第部分物业管理服务档案管理方案 第一节档案资料管理方案 随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。 档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。 一、档案资料管理运作流程 收集——整理——归档——利用 1、档案资料的收集： （1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。 （2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。 2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员

集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。 二、档案资料的分类 三、资料的归档管理 （1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 （2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，