档案管理基础知识

档案管理基础知识

档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢!

档案管理基础知识一：

一、档案归档范围

(一)材料种类

1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等;

2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;

3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等;

4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等;

5.本单位对下级单位管理中形成的材料;

6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;

7.会计工作形成的文件材料;

8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料;

9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件;

10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等;

11.其他有保存利用价值的文件材料。

(二)保管期限

1.保管期限种类分为永久、30年、10年;

2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;

3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久;

4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年;

5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。

二、立档单位

形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有：

1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;

2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;

3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

三、国家档案全宗的含义

国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。

国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分：

1、中华人民共和国时期的档案

2、革命历史档案

3、旧政权时期的档案

中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案，主要是从1919年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。

四、档案工作的内容

档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法，通常称为档案工作“七个环节”。档案业务六项工作解释：

1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中

的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。

2、档案整理工作，是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。

3、档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过甄别档案的价值，确定期保管期限，把已失去价值的档案剔除销毁。

4、档案保管工作，是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，就是克服与限制损毁档案的各种因素，努力延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。

5、档案的统计工作，是为了解决数量不清与要求心中有数的矛盾。就是通过以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。

6、档案的编目和利用工作。为了满足特定的各种利用要求，需要为提供档案准备好直接的辅助手段，并通过各种方式实际地提供档案和有关资料，这就形成了档案的编目和提供利用工作。

五、档案工作的性质

档案工作是一项很重要的专门事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作必要条件。做好档案工作，不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。其基本性质是：

1、档案工作是一项管理性的科学性的工作

一方面，就总的档案工作看来，档案工作是专门负责管理历史文献——档案的一种独立的专业，属于国家科学文化事业的组成部分。另一方面，从特定的部门、一定单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。档案，就其保存和流转归宿的程序，可以分作档案室阶段和档案馆阶段。档案室保存的档案，是本单位职能活动的历

史记录，档案室工作既是档案事业的组成部分，又是机关或单位秘书工作的一部分。

2、档案工作是一项服务性的条件性的工作

从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。档案工作虽然也是一项研究性的工作，但是档案部门研究档案、进行编著等活动，其主要目的还是为了更好地适应各界的利用需要，为党和国家各项工作提供档案材料。档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。

3、档案工作是一项政治性的工作

档案工作的政治性表现在档案为谁所有，为谁服务，受到什么阶级利益的制约。在我国，档案工作不是一般的服务性行业，它是巩固人民民主专政、维护国家机密和历史财富的重要阵地之一。在当前的社会主义现代化建设事业中，档案工作必须把工作重点切实地转移到为经济建设服务的中心上来。

档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的机要性，是由档案本身的特点以及国家利益所决定的。古今中外任何国家的档案工作都有一定的保密要求。

档案管理基础知识二：

六、档案工作的基本原则

为了适应社会主义事业发展的需要，统一指导全国档案工作，在长期的实践过程中，逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则，这个基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。

这一原则的基本思想包括三个方面：

第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理，即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导，是社会主义社会的必然产物，它以社会主义的经济、政治制度为前提，并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲，就是：

1、各单位各种门类和载体的档案，均由本单位档案室集中管理;档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管。

2、全国档案工作，由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。

3、全国档案工作统一于党的领导。

第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少;另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命;另一方面，要维护档案免遭意外的破坏，不失密。

第三、体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案，是档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程。

七、档案室的性质

档案室是管理本单位形成的档案，并提供档案为本单位各项工作服务的工作机构。档案室工作是一项专门工作，具有自己的特殊性质。

1、档案室工作是史料性工作，是维护单位历史真实面貌的重要工作。

档案是单位各方面工作活动的真实记录。它记述了党和政府的方针政策和人们进行工作的思想意图，成功的经验和失败的教训，反映了一定历史阶段的社会政治、经济和文化状况。档案室的工作就是收集和管理这些档案，维护档案的完整和安全，使档案再现当时的历史面貌，从而保障单位历史的延续和发展。2、档案室工作是条件性工作，是提高单位工作效率和工作质量的重要条件。各单位的工作，是延续不断地进行，档案是前人智慧的结晶，今天的工作要借鉴过去的经验，一个人的记忆有限，要靠查考档案。制订计划、总结工作、执行政策、处理各种问题等，都要查考档案。档案室为单位工作人员提供科学的依据和准确的信息，减少无效劳动和重复劳动。

3、档案室是服务性的工作，是单位业务工作的组成部分。

档案室工作，一方面为单位工作服务，另一方面为有关单位提供

材料，当然首先是为本单位的领导工作服务。为领导提供过去的工作情况、材料、数据，以便领导查考，帮助领导及时地作出决策，处理问题。其次，各业务部门在进行工作中，也都需要查考利用档案。在许多专业主管机关，档案室是一个必不可少的业务环节，本身就是业务活动不可分割的一部分。比如公安机关、检察院、法院形成的诉讼、案件档案，是立案审判过程的记录和反映，是进行审判工作的工具。

4、档案室工作是社会各项事业同档案工作联系的纽带之一。

社会各项事业同档案工作是性质、对象、任务不同的工作，但是，无论哪一个部门，哪一个行业的工作，必须产生档案、利用档案。所以，社会各项事业同档案工作有着必然的联系，档案室工作正是维系这种联系的纽带。各级档案行政管理部门通过这个纽带，可以将监督、指导的职责在各单位落实，使社会各项事业的活动记录，研究成果得到安全维护，社会各部门、各行业也可以通过这个纽带了解档案工作、认识档案工作。从而支持档案工作。

5、档案室工作是国家档案事业的基础。

在整个国家档案事业中，档案室工作处于一个相当重要的地位。档案室保管的档案是国家档案事业的物质基础。全国档案室保存档案的总和，是国家全部档案的主要组成部分。整个国家档案的完整程度和延续积累，首先取决于档案室，它是国家档案资源延续和国家档案文化财富积累的主要源泉。档案室工作是国家档案事业的工作基础。在全国档案事业管理体系中，档案室保存的档案数量最多，发挥的现实作用最大，而且档案室机构和从业人员也最多，因此，档案室工作的质量和水平，对整个国家档案工作的质量和水平有着重要的影响。档案室工作是国家档案馆工作发展的前提。从档案事业发展史上看，档案室先于档案馆产生。可以说，没有档案室工作的不断发展，就没有国家档案馆的产生和发展。正是无数个档案室源源不断地向国家档案馆输送补充档案，档案馆工作才有可能在不断丰富馆藏的基础上提高和发展。

八、档案室的地位

档案室的各单位中的地位，既不是凌驾于各业务部门之上的特殊

地位，也不是处在可有可无的低微地位，而是处在单位办公室(秘书科)内的与各业务部门有密切联系的地位。

九、档案室的任务

档案室工作，是为了集中统一管理单位在工作活动中形成的全部档案而建立起来的一项专门业务。《档案法》、《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》，对档案室的任务都作了明确规定，其基本任务有五个方面：

1、贯彻执行党和国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作的各项规章制度。档案室是国家档案事业的基层组织，必须遵守党和国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，依法从事本单位的档案工作，这是做好档案室工作的基本前提。同时，为了贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，档案室还应该采取一系列有效的措施，建立健全本单位档案工作的规章制度，使本单位的档案工作有章可循，从而将本单位的档案工作纳入国家档案事业法治建设的轨道，这是开展档案室工作的基本保证。

2、对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作监督和指导。档案室的档案，来源于本单位文书部门和业务部门，案卷质量的高低，与文书部门和业务部门有直接关系。为使本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累、归档工作符合档案工作的要求，档案室应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督指导，以保证归档案卷的质量，这是国家赋予档案室的权力。

3、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该是集中统一管理本单位全部档案的信息中心。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位工作利用档案的特点，编

制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。

4、对所属单位的档案工作进行监督和指导。按照档案工作统一领导、分级管理的原则，各专业主管机关的档案部门，除管理好本单位的档案外，还应负责对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。

5、依法向档案馆移交档案。《档案法》第十一条明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”档案室保存的档案，一方面，它是本单位形成的，对本单位有用，要在本单位保存;另一方面，它又是国家的，对国家各项工作有用，又需要移交给国家档案馆保存，在更大的范围为社会各方面当前和长远的需要服务。按照《机关档案工作条例规定》，“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右;省辖市(州、盟)和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，连同目录数据库软盘、案卷目录(一式三份)和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。” 档案室不仅要按照移交范围向档案馆移交档案，而且移交的档案要符合一定的质量要求。

现代档案管理基础知识

档案知识 一、档案收集 1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。 （1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段； （2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施； （3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。2、档案收集工作的要求： （1）丰富馆藏； （2）加强馆外调查和指导； （3）推行入馆档案的标准化； （4）保持全宗和全宗群的不可分散性。 3、机关内文件的归档 二、档案整理 1、档案整理工作的内容： （1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。（2）对整理不善的档案进行局部调整。 （3）零散文件的整理。 2、档案整理工作的原则： （1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。 （2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。 （3）档案的整理必须便于保管和利用。 3、全宗： （1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。 （2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。 4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。 （1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第

档案管理知识 培训

档案管理知识培训 一、档案分类与标识 1.1 档案分类：根据档案的属性、特点、形成者、产生时间等因素，将档案分成不同的类别。常见的档案分类方法包括年度分类法、问题分类法、组织机构分类法等。 1.2 档案标识：为便于查找和识别，档案应进行适当的标识。标识应清晰、规范，包括档号、标题、作者、日期等基本信息。 二、档案整理与编目 2.1 档案整理：按照一定的原则和方法，将散乱的档案材料进行系统化整理，使之符合档案管理的要求。 2.2 档案编目：根据档案的内容、形式等因素，编制目录和索引，以便查找和使用。 三、档案鉴定与评估 3.1 档案鉴定：对档案的价值进行评估，确定其保管期限和处理方式。 3.2 档案评估：对档案的完整度、准确性、可靠性等进行评估，为后续利用和开发提供依据。 四、档案保存与维护 4.1 档案保存：采取适当的措施，确保档案的安全、完整和长期保存。 4.2 档案维护：定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、变质或丢失。

五、档案利用与开发 5.1 档案利用：为满足用户的需求，提供档案的查阅、复制等服务。 5.2 档案开发：通过对档案进行分析、整理和加工，挖掘其潜在价值，为各项工作的开展提供支持。 六、档案管理制度 6.1 档案管理制度概述：介绍档案管理的基本原则、目标、组织架构等。 6.2 档案收集制度：规定档案收集的范围、方法、时间等。 6.3 档案整理制度：规范整理的原则和方法,以及整理后的审核流程。 6.4 档案存储制度：明确存储条件如温度、湿度、光照等，以及存储地点的管理规则。 6.5 档案检索制度：介绍档案检索的程序和方法，以及检索结果的输出格式。 6.6 档案借阅制度：规定借阅程序、责任和借阅期限，以及借阅登记和催还制度。 6.7 档案销毁制度：明确销毁条件和程序，以及审批权限。 6.8 档案安全保密制度：强调信息安全的重要性,规定相关人员的安全保密职责,以及违规行为的处理方式。 6.9 档案管理员职责与要求：阐述档案管理员的基本素质和工作职责,以保障档案管理工作的顺利进行。 7 常见档案管理工具的使用与操作说明，针对不同的档案管理需求和特点,介绍常用的档案管理工具的功能和使用方法,包括电子档案管理系统软件和纸质档案管理设备等的使用和维护注意事项说明等,以便提高档案管理效率和便利性。 8 部分相关法规与标准解读,介绍与档案管理相关的法规和标准的基本内容和应用范围,

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档案管理基础知识 档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢! 档案管理基础知识一： 一、档案归档范围 (一)材料种类 1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等; 2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料; 3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等; 4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等; 5.本单位对下级单位管理中形成的材料; 6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等; 7.会计工作形成的文件材料; 8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料; 9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件; 10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等; 11.其他有保存利用价值的文件材料。 (二)保管期限 1.保管期限种类分为永久、30年、10年; 2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年; 3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久; 4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年; 5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。 二、立档单位

形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有： 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文; 2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划; 3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 三、国家档案全宗的含义 国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。 国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分： 1、中华人民共和国时期的档案 2、革命历史档案 3、旧政权时期的档案 中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案，主要是从1919年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。 四、档案工作的内容 档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法，通常称为档案工作“七个环节”。档案业务六项工作解释： 1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中

档案管理知识

第一节档案管理基本知识 一、什么是档案 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从 事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形 成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。企业文件要转化成档案，一般 需要三个条件： 1、必须是办理完毕的文件。正在承办中的文件不是档案，这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才 能作为档案保存起来。一般情况下，文件的处理程序和 办理的事情是同时完成的。但有时候文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件 还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。文 件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。2、必须是具有一定保存价值的文件。由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结 束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。而那些对 今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。 3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑

选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为 档案。新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、 归档。也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过 归档程序转为档案保存起来的。 档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在： （1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，就有什么样的档案。档案的质量，最初取决于文件的质量。（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。所以， 文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。（3）文件是经过整理成为档案的。文件转化成档案必须有一个过程，即归档过程。这是文件和档案的分界线，是文件转 化成档案的标志。 了解档案与文件的联系与区别，有助于我们在工作中注 意文件材料的形成和积累，提高文件质量，做好文件的 舍取、挑选工作。 （三）档案的载体 档案是以制成材料为载体的，其形式是多种多样的。档 案的制成材料有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、光盘等；最常见的是纸质材料。记录方法有手写的、打印的、

档案管理学知识

一、档案收集1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。2、档案收集工作的要求：（1）丰富馆藏；（2）加强馆外调查和指导；（3）推行入馆档案的标准化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。3、机关内文件的归档 二、档案整理1、档案整理工作的内容：（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。（2）对整理不善的档案进行局部调整。（3）零散文件的整理。2、档案整理工作的原则：（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（3）档案的整理必须便于保管和利用。3、全宗：（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。（1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一[定的人事任免权。三个条件是统一的，是从不同侧面反映一个单位的独立性。最基本的是第一个条件。在分析或研究一个组织单位能否构成一个立档单位时，应当明确，机关的大小和档案数量的多少，并不影响它成为立档单位。有的组织单位也可能不完全具备上述三个条件，但它实际上却是一个独立的机关，或由于某种特殊需要，它所形成的档案也可以构成一个全宗。（2）立档单位。5、立档单位的变化和全宗的划分：机关单位的增设、撤销、合并以及机关名称的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。这些情况，有的会影响全宗的划分，有的则不涉及全宗的变化。研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质、生产关系性质和基本职能等几个方面去考察。6、人物全宗：就是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。人物全宗包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料，以及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。 7、全宗的补充形式：（1）联合全宗。是若干独立机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成的一个全宗。（2）全宗汇集，就是由档案数量极少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合单位。（3）档案汇集，就是由不明所属全宗的零散残缺文件，按照一定的特点集中起来的混合体。8、全宗群：整理和管理档案，不仅要注意全宗的完整性，还应该注意全宗之间的相互联系。10、全宗的编号与排列：（1）通常涉及档案管理中的三个环节：A全宗的编号一般是在档案馆接收全宗时，于全宗名册上登记编定的，它属于统计工作的一个具体的技术项目；B全宗在库房内如何排列存放，属于保管工作的范畴；

档案管理基础知识

档案管理基础知识 一、档案的概念 （一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。 （三）档案的属性 1、本质属性：原始记录性（本源性） 2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类 1、按形成者可分为：个人档案、单位档案 2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案 3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。 4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。 （五）档案的价值 1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会

需要程度。 2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值 3、档案价值发挥的规律 （1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率 （六）档案的作用 档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务 二、档案工作的内容 （一）档案工作的定义 1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。 收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用 2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。（二）档案工作的性质 1、管理性； 2、服务性； 3、政治性 （三）档案工作的原则 1、统一领导、分级管理； 2、维护档案的完整和安全； 3、便于利用（四）档案室的职责 1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；

档案管理基础知识

档案管理基础知识 档案管理基础知识 一、档案的概念 （一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。 （三）档案的属性 1、本质属性：原始记录性（本源性） 2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类 1、按形成者可分为：个人档案、单位档案 2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案 3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。 4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。 （五）档案的价值 1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会 需要程度。 2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值 3、档案价值发挥的规律 （1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率 （六）档案的作用

档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务 二、档案工作的内容 （一）档案工作的定义 1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。 收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用 2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。（二）档案工作的性质 1、管理性； 2、服务性； 3、政治性 （三）档案工作的原则 1、统一领导、分级管理； 2、维护档案的完整和安全； 3、便于利用（四）档案室的职责 1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度； 2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作； 3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案； 4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务； 5、监督指导所属机构的档案工作。 三、档案收集工作 （一）档案收集工作的定义 就是按照法律和国家的规定，把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接受和征集，分别集中到有关档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。 1、收集是一项艰巨的工作

档案基础知识

档案基本知识 一、什么是档案？ 档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式的载体的文件材料。也可以简单表述为：档案是原始的记录。 档案包括四大门类：文书、专门、科技、声像 分为两种保管期限：永久和定期。定期（30年）、短期（10年）。 档案工作的八个环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用。 二、什么是全宗？什么是案卷？什么是件？ 全宗——是一个机关、社会组织和著名人物在执行职责活动中形成全部档案的总和。 形成档案全宗的单位就是立档单位。 立档单位与通常所说的各机关单位，多数情况是一致的，但也有不一致的情况。 构成立档单位的条件有三个： 1、可以独立行使职权，能以自己的名义对外行文； 2、是一个会计单位或经济核算单位； 3、有一定的人事任免权。 案卷——是有密切联系的若干文件的组合体。 它是档案馆（室）保管档案的最基本单位。也叫卷。

立卷——单位在工作中形成和使用的文书，处理完毕后，需要进行系统整理，这种系统整理的工作就叫立卷，或叫文书立卷。 归档——指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给单位档案室集中保存。 办理完毕的文件——仅指文书处理程序上已经办理完毕，至于在实际工作中的贯彻执行不一定已经全部完成，有的可能还要长期执行。 件——就是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。 归档文件——立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 整理原则——遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。 三、文件为什么要立卷？ 第一、只有经过立卷，才能及时查找利用。 任何一个机关在工作活动中所形成的文件，其数量是随着时间而不断增加的。在文件不多的情况下，文件不立卷凭收发文登记本或记忆，还可以应付查找。但在数量不断增加的情况下，文件不经过分类、立卷，要查找以往的某一个文件或某一方面，某一个问题的文件，就越来越困难了。所以立卷是迅速调阅文件的有效途径。 第二、文件只有经过立卷，才能进行有效的管理。 各级机关团体、企事业单位和学校部队在工作中形成的处理完毕的文件，只有将其立成案卷，才能使大量文件有秩序的排列、

档案专业基础(一)档案管理基础

档案中级职称考试：档案专业基础（一） 第一部分档案管理基础 一、档案的基本含义（熟悉） 档案是机关团体、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。 二、档案的形成条件（掌握） 档案是由文件有条件地转化来的。档案和文件是出于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的，文件的总量远远大于档案的总量，档案只是文件的精华。 文件转化为档案的条件是： 1、办理完毕的文件才能作为档案保存。 2、对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 3、按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。 三、档案的本质属性（掌握） 1、档案的原始记录性，这是档案的主要特点和本质属性。档案不同于一般的历史遗物，它具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。不同于一般的信息资料，是特定的形成者直接使用

的有保存价值的文件，不是事后编写的材料，具有原始性特点。档案以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别与其它资料。 2、了解档案的原始记录性，对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系，都有实际的指导意义。 3、档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。 4、档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。他们之间有部分重合关系、彼此转化关系等。因此，档案部门既要区别档案与资料，着力管好档案，也要收藏与档案有关的资料，辅助馆藏档案提供利用。 四、档案的价值（掌握） （一）凭证价值 档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的基本价值之一——凭证价值。所以有凭证价值的出现，是由于档案的形成规律和档案的自身特点决定的，从形成过程及结果看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非现今使用之际临时编制的，是令人信服的历史证据。 （二）情报价值 档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的、广泛的、可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值——情报价值。（三）对档案真实性的辩证理解

档案管理学知识点概括

档案管理学知识点概括 1.档案载体的演变：档案载体是多种多样的,如甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案、磁盘档案、光盘档案等等. 2.档案的属性：（一）原始记录性（二）档案的知识性（三）档案的信息性 3.档案与图书的比较：A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的,图书是作者为了某种目的,有意识地撰写的.B、数量不同.C、作用不同.D、保密性不同.E、形式不同. 4.档案与文物的比较：文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物.大多数文物和档案属于两种不同的事物,如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬等,都是文物.有部分文物是重要的历史档案,如历代手稿,部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等,这些事物就具有双重性,部分文物和档案具有交叉性. 5.我国常用档案分类 ①文书档案：实际上是指行政管理档案,是机关、团体在社会的行政管理活动中由各种行政公文（如请示、批复、报告、决议、法规、通知等）转化而成的档案. ②科技档案：全称是科学技术档案,是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料（如图纸、设计任务书、科研报告等）转化而成的档案. ③专门档案：指除文书档案和科技档案之外的,社会所有在专门活动中形成的档案. 6.凭证价值(基本价值)：①首先,从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,是确凿的原始材料和历史记录,并非事后追记或在现今使用之际临时编造的. ②其次,从档案本身的物体形态看,文件上保留着真切的历史标记. 7.档案的社会作用：（1）维护国家、集体和个人权益的法律书证；（2）政治斗争的必要工具；（3）行政管理的查考凭据；（4）生产建设的参考依据；（5）科学研究的可靠资料；（6）宣传教育的生动素材. 8.档案工作：①从广义上说,它包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等.②狭义的档案工作是指档案业务工作,也就是人们通常所说的档案工作（也称档案管理工作）,是专指档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作.即用科学的原则和方法管理档案,为社会各项事业服务的工作.档案事业要研究的是广义的档案工作. 9.档案管理工作的内容：①档案的收集工作；②档案的整理工作；③档案的鉴定工作；④档案的保管工作；⑤档案的检索工作；⑥档案的利用工作；⑦档案的登记与统计工作. 10. 档案工作的性质：（1）档案工作的管理性（①档案工作是一项管理档案的专门业务；②档案工作是信息资源管理的重要内容；③档案工作是社会管理活动的组成部分）（2）档案工作的服务性是根本属性；（3）档案工作的政治性是大方向. 11.档案工作的基本原则：统一领导、分级管理其具体内容： ①全国档案工作在各级人民政府统一领导下,由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业地进行管理.②国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理.③对党政档案和党政档案工作实行统一管理. 12.档案事业管理体制的基本类型：（1）分散式档案事业管理体制是指国家不设立档案事业行政管理组织,对档案和档案工作实行中央和地方分权管理各负其责的原则.（2）集中式档案事业管理体制是指地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督. 13.集中式档案事业管理体制具有五个方面的优越性:①能够保证档案法规在全国范围内贯彻执行.②可以使各个档案机构之间较容易地建立起横向的业务联系或协作关系.③可以使各个档案馆避免馆藏档案的重复,从而保证馆藏档案的优化.④有利于保护档案财富和更加充分

档案管理基本知识讲义

第一章档案管理基本知识 第一节名词解释 1、什么是档案？ 答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 2、什么是档案工作？ 答：管理档案和档案事业的活动。 3、什么是档案统计？ 答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 4、什么是归档？ 答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 5、什么是案卷？ 答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 6、什么是档案整理？ 答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 7、什么是档案立卷？ 答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过

程。 8、什么是档案实体分类？ 答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 9、什么是档号？ 答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 10、什么是文件？ 答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 11、什么是文本？ 答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 12、什么是归档文件？ 答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 13、什么是归档文件管理？ 答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 14、什么是全宗号？ 答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。 15、什么是全宗指南？ 答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种

档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 16、什么是专题指南？ 答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。 17、什么是检索工具？ 答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 18、什么是索引？ 答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。 19、什么是编目？ 答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 20、什么是案卷目录？ 答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 21、什么是全引目录？ 答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。 22、什么是分类目录？ 答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。

档案管理学------知识点总结

档案管理学------知识点总结 第一章档案概论 第一节档案的历史沿革 一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。 二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。 三、档案的定义及其含义。 档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。” 四、档案含义的四个方面 （1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的； （2）档案是保存查备的文件； （3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的； （4）档案是原始的历史记录。 五、档案种类划分 按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。 六、国家全部档案的概念 归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。 七、档案的作用 1、行政管理的查考凭据 2、生产建设的参考依据 3、政治斗争的必要工具 4、科学研究的可靠资料 5、宣传教育的生动素材 6、维护国家、集体和个人权益的法律书证

八、档案的基本价值 1、档案的凭证作用 2、档案的参考作用 3、对档案真实性的辩证理解 第二章档案工作概论 一、我国档案工作的基本原则 统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。第三章档案的收集 一、档案收集工作的内容 1、对本单位需要归档文件的接受工作。 2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。 3、对历史档案的接收和征集工作。 二、单位内文件的归档（见老师复印资料） 第四章档案的整理 一、档案整理工作的定义和内容 定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。 内容：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。 上述各项具体工作，并非任何情况下均须全部进行。在档案馆（室）内档案的整理，按其工作内容的范围大致分为三种类型： 1、系统排列和编目； 2、局部调整； 3、全过程整理。 二、档案整理工作的原则 1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础； 2、档案的整理必须保持文件之间的历史联系，文件之间的历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式的这几方面的联系。 三、全宗的概念及意义

档案管理基本知识讲义

档案管理基本知识讲义 第一章档案管理基本知识 第一节名词解释 1、什么是档案？ 答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 2、什么是档案工作？ 答：管理档案和档案事业的活动。 3、什么是档案统计？ 答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 4、什么是归档？ 答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 5、什么是案卷？ 答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 6、什么是档案整理？ 答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 7、什么是档案立卷？ 答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过 程。 8、什么是档案实体分类？ 答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 9、什么是档号？ 答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 10、什么是文件？

答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 11、什么是文本？ 答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 12、什么是归档文件？ 答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 13、什么是归档文件管理？ 答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 14、什么是全宗号？ 答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。 15、什么是全宗指南？ 答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种 档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 16、什么是专题指南？ 答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。 17、什么是检索工具？ 答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 18、什么是索引？ 答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。 19、什么是编目？ 答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 20、什么是案卷目录？ 答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

档案管理的知识点整理

档案管理的知识点整理 档案管理的知识点整理 归档制度的定义：主要包括归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续等内容。 归档文件的定义：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 件的定义：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。 全宗的定义：全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 档案的属性：原始记录性是基本属性；信息属性；知识属性 原始记录性对做好档案工作的指导意义：a.便于划清档案与图书、报刊等资料的界限。b.有利于维护档案的真实面貌 档案信息的特点：a.档案信息是原始的固定信息。b.档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态”。c.档案信息面广量大，内容丰富。d.档案信息是回溯性信息。 档案知识的特点：1、原型性。2、孤本性。3、继承性。 档案的分类：1、按照档案的形成时间标准分类：可分为中华人民共和国时期的档案和中华人民共和国成立前的档案两大部份2按照档案的来源标准分类：a.按档案形成机关的级别和地区标准分为中央机关档案和地方机关档案b.按档案形成机关的政治性质，分为革命政权档案（革命历史档案）和旧政权档案3、按照档案的内容标准分类：a.二分法：文书档案、科学技术档案（简称科技

档案）b.三分法：文书档案、科技档案和专门档案（人事档案、会计档案、诉讼档案、教学档案、艺术档案等)。 档案的价值：a.档案的凭证价值。b.档案的参考（情报）价值 档案的作用：a.档案是机关工作的查考材料。b.档案是生产活动的参考依据。c.档案是政治斗争的有力手段。d.档案是科学研究的可靠资料。e.档案是宣传教育的生动素材。 档案发挥作用（价值实现）的规律性：a.价值时效性和价值扩展律b.机密程度递减律和社会性递增律c.行政作用弱化律和科学文化作用递增律d.价值实现的条件律:社会发展水平；社会制度；社会档案意识；档案管理水平档案事业管理工作：（1）国家档案局——全国档案事业的最高领导机关；（2）地方（省、地、市）档案局档案室的地位：首先，档案室是机关工作的必要组成部分，为各项工作提供档案文献信息服务；同时，档案工作是一种辅助性条件性的工作，不是主要职能部门，应该服从于机关工作的开展而不能以自我为中心。其次，档案室是国家档案事业的基础，数量最大，影响重大。 档案室的工作职责：a.指导和监督本机关文书部门或业务部门文件材料的归档。b.负责管理本机关的全部档案。c.定期把具有长期和永久保存价值的档案向档案馆移交。 两个“一体化”：文书、档案工作一体化和档案、图书、情报资料工作一体化。 档案馆的特点：1、社会性2、历史性3、机要性4、信息性5、服务性6、教育性 档案馆的种类：中央级档案馆——地方级档案馆综合性档案馆——专门性档案馆 档案业务工作的内容：1、档案的收集工作2、档案的整理工作3、档案的鉴定工作4、档案的保管工作5、档

档案管理的基础知识与操作实务

档案管理的基础知识与操作实务 档案管理的基础知识 档案管理工作操作实务 第一部分档案管理的基础知识 一、几个基本概念 1、档案。《档案法》对档案的定义：是指过去与现在的国家机构、社会组织与个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家与社会有储存价值的各类文字、图表、声像等不一致形式的历史记录。 2、企业档案。企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有储存价值的真实记录。要紧包含文字、图表、音像等。第一部分档案管理的基础知识 3、企业档案的作用：⑴凭证作用；⑵参考作用； 具体表达在下列几方面： a.档案是一个单位或者个人历史的真实、全面的反映。 b.档案是一个单位或者个人保护自身权益的重要工具。 c.档案我们积存与传播知识重要载体。 d.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是关于企业建立企业文化有不可替代的作用。第一部分档案管理的基础知识 二、档案工作 1、档案工作的性质 -专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系与业务标准、工作规范。 -服务性：为企业各项工作服务。 -机要性：档案中有很多内容在一定的时间与空间具有机密性。 第一部分档案管理的基础知识 2、档案管理工作的内容 八环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务。 六环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用 第一部分档案管理的基础知识 3、档案工作的原则： －统一领导、分级管理 －集中统一管理 第二部分档案管理的操作实务 第一章档案整理的几个概念 第二章文书档案的整理 第三章科技档案的整理 第四章专门档案的整理 第一章、档案整理几个概念 一、档案整理定义：是指将处于零乱的与需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，构成有序体系的过程。 二、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律与特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管与利用。 第一章档案整理几个概念

档案管理学知识点总结

档案管理学知识点总结 第一章档案的收集工作 第一节档案收集工作概述. 一、收集工作的内容有 1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。 2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。 3、对历史档案的接收和征集工作 二、收集工作的意义是 １、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。 ２、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。 ３、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。 ４、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样 三、档案收集的要求——体现前端控制思想 （一）收集前——调查和指导 1.档案室 调查对象——本单位文件的形成规律和特点 指导内容——接收档案的数量要求和质量要求 2.档案馆 调查对象——同级国家机关、社会组织和个人的职能、地位、任务/形成档案的种类、内容、数量、保管和整理情况等。 指导内容——接收前，提出相应的标准、规定，以保证接收档案的质量。 协调关系——处理流程中的各种关系，防止过早接收，也避免档案被形成单位当作私有财产而不愿移交。

（二）推行入馆档案标准化 （三）保证归档和入馆档案的齐全完整 档案室——以归档制度为保障，按照《机关文件材料归档与不归档范围》的规定，收集齐全。档案馆——以《档案法》为保障（四）维护全宗和全宗群的相对完整性 一个机关形成的档案机关全宗档案室 一个机关档案全宗中有价值的档案全宗档案馆 同一时间、地点和社会历史条件下形成的若干全宗全宗群档案馆 第二节机关档案的接收与归档 一、归档制度 1、归档制度的概念 2.归档范围 3.归档时间 4.归档范围：《机关文件材料归档与不归档的范围》 5.归档案卷的质量要求 二. 档案室在形成文件与归档组织中的作用 1.前端控制与文件形成——机关档案室在形成文件中的作用 2.指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作 3.加强对归档案卷质量的检查 4.临时性文件的收集工作 5.归档制度的宣传和档案的科学管理 第三节档案馆的接收与征集 一、馆藏档案补充源 现行机关档案源 撤销机关档案源 组织和个人保存的档案源(历史档案为主） 档案之间交接的档案 二、档案馆收集档案的范围和期限 １、范围 （１）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，

档案管理学重点知识点(精心整理)

第一章 1.何谓档案的实体管理 答：档案的实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。这一概念相对于针对处于虚拟状态的档案信息所进行的一系列管理工作而言的。档案实体管理的基本特点是，根据事物实现存在状态及情况对其实施管理。 2.档案实体管理的原则是什么？ 答：档案实体管理过程中应遵循来源原则、全宗原则、有机联系原则以及保管和利用方便原则。 3.简述档案实体管理的方法。 答：档案实体管理的方法：历史的方法和逻辑的方法 一、历史方法与逻辑方法的不同 1、历史的方法：又称客观或自然的方法。其优势主要在实践领域，尤其是档案实体管理的实践领域， 2、逻辑的方法：就是对档案实体管理进行概念和抽象的管理。它具有对档案实体进行宏观管理的巨大优越性，但要有其他的方法与其配合才能发挥更大的作用，其中应用最多的就是历史的方法。 二、历史的方法是由档案本质特性决定的 档案的本质：社会活动和社会生活的原始记录，其根本价值在于真实地记录并再人类社会生活的历史。 三、历史的方法在档案实体管理中的应用必须注意： 1、尊重和突出档案的本质特性，遵循档案的形成规律，维护档案的有机联系，从而维护历 史本来面貌的历史主义思想，应该作为一种基本的管理思想贯彻于档案管理工作的方方面 面。这是档案实体管理的基本立足点与出发点。 2、历史的方法较多适用于档案实体管理，逻辑的方法较多适用于档案内容信息发利用这一基本结论，是从宏观与总体上而言的，并不是绝对的、无条件的。 第二章： 1.档案为什么要进行鉴定？鉴定工作有何作用？ 答：档案鉴定一般是指区别与判定档案真伪和档案价值的鉴定。档案鉴定是对价值的评价和预测。档案价值的鉴定工作们就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。简单的说就是判定档案的价值。决定档案存毁（生死存亡）的工作。它是档案工作的业务内容之一，是档案馆（室）的一项专门业务。档案鉴定工作的主要目的在于正确的确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分的发挥档案的作用。 作用：一、便于发挥档案的作用。二、便于档案的安全保管。三、便于应付突发事件。四、档案价值鉴定的决定档案生死存亡的基本手段。 2.档案价值的标准有哪些？ 答：1、档案属性标准：（1）档案来源标准：是指档案的形成者，即文件的责任者（作者）和立档单位。应站在本单位、机构的角度和立场。（2）档案的内容标准：分析文件内容的重要性、独特性、真实性以及文件信息内容的综合性和集中性——凡是具有科学研究或者实际验证意义的文件，就具有保存价值，凡是一般事物型的或内容重复的文件就不需要保存。（3）档案的形成时间和时效标准：尊重高龄档案；重要时期或特殊时期形成的档案价值相对大一些；文件的文种、文