档案工作基础知识
档案管理基础知识
档案管理基础知识 档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢! 档案管理基础知识一： 一、档案归档范围 (一)材料种类 1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等; 2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料; 3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等; 4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等; 5.本单位对下级单位管理中形成的材料; 6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等; 7.会计工作形成的文件材料; 8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料; 9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件; 10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等; 11.其他有保存利用价值的文件材料。 (二)保管期限 1.保管期限种类分为永久、30年、10年; 2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年; 3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久; 4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年; 5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。 二、立档单位
形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有： 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文; 2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划; 3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 三、国家档案全宗的含义 国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。 国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分： 1、中华人民共和国时期的档案 2、革命历史档案 3、旧政权时期的档案 中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案，主要是从1919年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。 四、档案工作的内容 档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法，通常称为档案工作“七个环节”。档案业务六项工作解释： 1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中
档案管理基础知识
档案管理基础知识 一、档案的概念 （一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。 （三）档案的属性 1、本质属性：原始记录性（本源性） 2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类 1、按形成者可分为：个人档案、单位档案 2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案 3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。 4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。 （五）档案的价值 1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会
需要程度。 2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值 3、档案价值发挥的规律 （1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率 （六）档案的作用 档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务 二、档案工作的内容 （一）档案工作的定义 1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。 收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用 2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。（二）档案工作的性质 1、管理性； 2、服务性； 3、政治性 （三）档案工作的原则 1、统一领导、分级管理； 2、维护档案的完整和安全； 3、便于利用（四）档案室的职责 1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；
档案工作基础知识
档案工作基础知识 1、档案及其档案基本含义是什么？ 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声音以及其他各种形式的历史记录。 档案的基本含义有以下四个方面：一、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。二、档案是保存备查的历史记录。三、档案的形式是多种多样的。四、档案是直接的历史记录。 2、档案工作的基本原则是什么？ 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 3、什么是档案工作的内容？ 档案工作的内容极其广泛。它的工作内容，从狭义上说，是指档案业务工作，从广义上说，是指档案事业。这里指从狭义讲档案工作的内容。即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作内容。 4、什么是档案的收集工作？ 档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织和个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆实行统一管理。 5、档案收集工作的要求是什么？ 档案收集工作的要求有以下几点：一、归档和进馆档案应齐全完整；二、加强档案馆、室外的调查和指导；三、保持全宗和全宗群的不可分散性；四、积极
推行入馆（室）档案的标准化。 6、档案保管工作的基本任务与基本要求是什么？ 档案保管工作是的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。 保管档案的基本要求：以防为主，防治结合；相互协调，密切配合；加强重点，照顾一般；立足长远，保证当前。 7、档案保管中为何要防有害气体？主要措施有哪些？ 影响档案制成材料耐久性的主要是酸性有害气体和氧化性有害气体。酸性有害气体被纸张吸咐后，与纸张中的水分作用生成酸，使纸张中的酸度增加，纸张材料的强度下降，使耐酸性的差字迹材料退色，氧化性有害气体使纸张材料中的纤维素下降被氧化而强度下降，字迹中的色素被氧化而退色，主要措施有：1、库房选址要得当，应远离工业区、大居民点、繁华商业区，并建在上风处。2、注意密闭，档案存放在密闭的档案柜、档案盒中，库房实行密闭，在通风窗帘或通风孔上，安装过滤装置。3、搞好绿化，库房周围多种树、种草。 8、档案利用工作的概念是什么？ 档案提供利用工作是是档案馆（室）通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为社会主义各项事业服务的工作，习惯上亦称档案利用工作。 9、档案提供利用的方式有哪些？ 一是提供档案原件，可以设立专门的阅览室，也可以根据规定将原件外借；二是提供档案复制件，包括制发档案复制品，提供缩微胶卷（片），出版或印发档案文件汇编，在报刊上公布档案，举办档案展览；三是根据馆（室）藏档案内容
档案工作基础知识
档案工作基础知识 一、什么是档案，其含义是什么： 档案是各机关、企业、事业单位和某些个人，在社会活动中形成并作为 原始历史记录保存起来以备查考利用的文件材料（包括图表、声像等）。 它的含义是：1、档案是人们社会实践活动的历史记录。档案是由文件转化来的 (“文件”是广义的，包括文字、图表、声像等) 2、文件材料转化为档案是有条件的。文件不会自然地转化为 档案。必须经过人们的工作，把办理完毕的文件中有保存价 值的部分集中起来经过立卷归档，才能转化为档案。 3、文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。 二、本单位文件材料的归档范围 （一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 如下列各项文件材料必须归档： 本机关文件。主要有：本机关召开的代表会、工作会、党委（党组）会、行政办公会形成的记录、决议、纪要、讲话等文件和参加上级召开的重要会议的文件；本机关制发的领导指导性文件如指示、批复、通报、决定、命令、规定、条例、及反映本机关职能活动的计划、总结、报告、调查研究材料及汇总的统计材料；关于机构成立、撤并、更改名称、启用印章和人员编制的文件；关于干部任免及干部、职工的奖惩、录用、转正、定级、调资、评定职称、调动、退职、退休、离休、抚恤、死亡等的决定、通知及党、团组织、工资、行政介绍信和存根；本机关的组织简则、规章制度、干部、职工、党团员名册、干部年报表等，共青团、工会、学会等组织形成的文件；外事活动中形成的文件；本机关与有关机关协商工作的来往文书和合同、协议书等；本机关处理的
档案管理基础知识
档案管理基础知识 档案管理基础知识 一、档案的概念 （一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。 （三）档案的属性 1、本质属性：原始记录性（本源性） 2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类 1、按形成者可分为：个人档案、单位档案 2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案 3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。 4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。 （五）档案的价值 1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会 需要程度。 2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值 3、档案价值发挥的规律 （1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率 （六）档案的作用
档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务 二、档案工作的内容 （一）档案工作的定义 1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。 收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用 2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。（二）档案工作的性质 1、管理性； 2、服务性； 3、政治性 （三）档案工作的原则 1、统一领导、分级管理； 2、维护档案的完整和安全； 3、便于利用（四）档案室的职责 1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度； 2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作； 3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案； 4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务； 5、监督指导所属机构的档案工作。 三、档案收集工作 （一）档案收集工作的定义 就是按照法律和国家的规定，把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接受和征集，分别集中到有关档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。 1、收集是一项艰巨的工作
档案管理基础知识大全
第一章档案管理基本知识 第一节名词解释 1、什么是档案？ 答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 2、什么是档案工作？ 答：管理档案和档案事业的活动。 3、什么是档案统计？ 答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 4、什么是归档？ 答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 5、什么是案卷？ 答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 6、什么是档案整理？ 答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 7、什么是档案立卷？ 答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？ 答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 9、什么是档号？ 答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 10、什么是文件？ 答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 11、什么是文本？ 答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 12、什么是归档文件？ 答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 13、什么是归档文件管理？ 答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 14、什么是全宗号？ 答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。 15、什么是全宗指南？ 答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及
档案工作基本知识
档案工作基本知识 1. 档案的定义：档案是任何形式或介质的文件、资料或信息的有组织的整体。它可以是纸质文档、电子文档、照片、录音带、视频等。 2. 档案管理的目的：确保机构或个人的文件、资料和信息能够得到有效的保存、管理和利用。它涉及文件的收集、整理、分类、索引、保护、保管、检索和处置等过程。 3. 档案分类：档案通常按照其用途、形式、内容或特点进行分类。常见的分类方法包括机构档案和个人档案、公文档案和业务档案、永久档案和非永久档案等。 4. 档案管理原则：档案管理需要遵守以下原则： - 整理原则：对档案进行整理，使其保持有序和可管理性。 - 登记原则：对档案进行登记，记录档案的基本信息和流转情况。 - 保护原则：采取措施保护档案的完整性、可用性和机密性。 - 利用原则：合理利用档案，提供信息支持和文化遗产价值。 - 处置原则：按照规定对档案进行审查和处置，包括留用、销 毁和转移等。 5. 档案工作的职责和要求：档案工作通常由专门的档案管理人员负责。他们的职责包括档案的收集、整理、分类、索引、保存、借阅、归还和处置等。他们需要具备良好的组织和管理能力，熟悉档案管理法规和标准，懂得使用档案管理软件和设备，能够协助用户进行档案检索和利用。
6. 档案管理法规与标准：各国都有相应的档案管理法规和标准，用于规范档案的管理和利用。例如，中国有《档案法》、《企业档案管理规程》等；国际上有《国际档案法规》、《国际档案管理准则》等。 7. 档案的保存期限：不同类型的档案有不同的保存期限要求。有些档案需要永久保存，作为历史和文化遗产的重要组成部分；有些档案可以根据规定的期限进行销毁或转移。 8. 档案管理的数字化趋势：随着信息技术的发展，越来越多的档案被数字化保存和管理。数字化档案具有易于复制、传播和存储的优势，但也面临信息安全和可持续保存等挑战。因此，数字化档案管理需要制定相应的政策和措施。 总之，档案管理是一项重要的工作，涉及文件和信息的整理、保护、利用和处置等方面。了解和掌握档案工作的基本知识对于有效管理和利用档案至关重要。 9. 档案库的设计与构建：档案库是用来存放和保管档案的空间，它的设计与构建需要考虑以下因素： - 空间规划：合理规划档案库的空间布局和容量，确保能够容 纳不同类型和量级的档案。 - 环境控制：为了保护档案的完整性和可用性，档案库需要有 适当的温度、湿度、光照等环境控制设施。 - 安全措施：采取安全措施，如防火、防水、防盗等，保护档 案的安全。 - 贮存设备：选择合适的货架、文件柜、保险柜等贮存设备，
档案工作基本知识
档案工作基本知识 档案工作是指对各类档案进行管理、保存、利用和服务的工作。它是一项重要的工作，对于保护历史文化遗产、促进社会发展具有重要意义。本文将介绍档案工作的基本知识，包括档案的定义、分类、管理原则以及数字化档案的发展等方面。 一、档案的定义与分类 档案是指由各种载体上的记录物所组成的有机整体。它是社会生活中形成的各种文书、图纸、照片、音像资料等的集合。档案按照其形成的机构或个人的属性可以分为行政档案、事业档案、社会团体档案和个人档案等。行政档案是政府机关、社会团体等行政机构产生的档案；事业档案是国家事业单位、企事业单位等产生的档案；社会团体档案是各类社会团体、非营利组织等产生的档案；个人档案是个人在社会生活中产生的档案。 二、档案管理原则 档案管理的核心是保持档案的完整性、可靠性和可利用性。在档案管理中，需要遵循以下原则： 1. 原始性原则：档案应当按照其形成的时间和地点进行保管，保持其原始状态和完整性。
2. 一体性原则：将同一机构或个人在不同时间、不同形式上产生的档案进行整理、分类和编目，形成一个完整的档案整体。 3. 有序性原则：档案应当按照一定的顺序进行排列和存放，以便查询和利用。 4. 保密性原则：档案中的涉密信息应当按照相关规定进行保密，确保信息的安全性。 5. 安全性原则：档案应当采取适当的措施进行保管，防止灾害和意外损失。 三、数字化档案的发展 随着信息技术的发展，数字化档案开始逐渐取代传统的纸质档案成为主流。数字化档案是将纸质档案通过扫描、摄像等技术手段转化为数字形式的档案。它具有存储空间大、检索方便、复制精确等优点，大大提高了档案管理的效率和便利性。 数字化档案的发展还面临一些挑战和问题。首先是数字化档案的长期保存和存储问题，数字化档案的存储设备需要定期维护和更新，以确保档案的长期保存。其次是数字化档案的安全性问题，数字化档案容易受到黑客攻击和病毒感染，需要加强网络安全保护。此外，数字化档案的标准化和互操作性问题也需要进一步解决，以便实现档案的共享和交流。
档案基础知识培训
档案基础知识培训 档案，作为信息资源的宝库，承载着社会信息的重要组成部分，其管理和利用直接关系到各个领域的高效运转和发展。为了提高档案工作人员的专业素养和工作质量，培训是必不可少的一环。本文将就档案基础知识进行培训，包括档案的定义、分类、管理以及保护等方面的内容。 一、档案的定义与分类 1.1 档案的定义 档案是指任何形式或介质的记录，无论其来自哪个行业或组织，都可以作为档案的组成部分。档案具有记录、证明和保全的功能，是社会信息的重要存储形式。 1.2 档案的分类 根据档案的形式和内容，可以将档案分为纸质档案和电子档案。纸质档案是指以纸质作为载体的档案，包括文书、单据等；而电子档案是指以电子形式保存在计算机或其他电子设备中的档案。 二、档案管理 2.1 档案管理的重要性 档案管理的目标是确保档案的完整性、可靠性和可用性，有效管理档案可以提高工作效率、提供准确的历史参考和决策依据。 2.2 档案管理的基本原则
（1）整理原则：按照文件类型、形式和内容对档案进行分类、排 序和整理，便于检索和利用。 （2）存储原则：根据档案的重要性和使用频率，合理选择存储介 质和存储环境，确保档案的安全和可保存性。 （3）检索原则：建立科学、规范的档案检索系统，提供高效的档 案检索服务。 （4）鉴定原则：对档案进行鉴定，确认其真实性和合法性，并制 定适当的保密措施。 三、档案保护 3.1 档案保护的意义 档案作为珍贵的历史遗产和信息资源，需要得到妥善的保护，以防 止遗失、损坏或滥用。 3.2 档案保护的方法 （1）物理保护：包括合理的存放、防火、防潮、防尘等物理措施，确保档案的安全和完整性。 （2）数字安全：对电子档案进行加密、备份和定期检查，防止数 据丢失或被恶意篡改。 （3）环境保护：保持档案存放环境的恒温恒湿，防止因环境变化 引起的档案损坏。 四、档案利用
档案管理基本知识.
档案管理基本知识 第一节名词解释 1、什么是档案？ 答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 2、什么是档案工作？ 答：管理档案和档案事业的活动。 3、什么是档案统计？ 答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 4、什么是归档？ 答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 5、什么是案卷？ 答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 6、什么是档案整理？ 答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 7、什么是档案立卷？ 答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？ 答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 9、什么是档号？ 答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 10、什么是文件？ 答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 11、什么是文本？ 答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 12、什么是归档文件？ 答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 13、什么是归档文件管理？ 答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 14、什么是全宗号？ 答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。 15、什么是全宗指南？ 答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及
档案基础知识
一、档案的定义与现象 （一）目前，档案界对于档案的定义有以下几种不同观点。 1、“原始记录”说。认为档案是清晰、确定的原始记录性信息。 2、“社会记忆”说。认为档案是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”。 3、“归档保存”说。认为档案是有意识的“归档保存”或“保存备查” 4、“积累物”说。认为档案是一种“文件的积累物”。 5、“副产品”说。认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”。 尽管人们对档案定义的表述各有不同，但对档案这一事物的本质特性的认识却是基本一致的，即档案本质上是社会生活的原始记录。所以，档案的具体定义表述就应该揭示并确认“原始记录性”这一档案的本质特性。 中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。” 从追求学术严谨性的角度出发，档案的定义可以进一步表述为： “档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。” （二）档案的来源 来自于人们的社会活动。包括两个方面：一是国家机关和社会组织；二是著名人物、著名家庭和家族。 （三）档案的条件 1、一般有三个条件 （1）必须是办理完毕的文件。 （2）必须是具有一定保存价值的文件。 （3）必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。 2、档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在： （1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。是同一事物的两个不同的发展阶段。档案的质量最初取决于文件的质量。 （2）不是所有的文件都能转化成档案，其中有保存价值的那部分文件能实现这种转化。文件是档案的基础，档案是文件的精华。 （3）文件是经过整理成为档案的。文件转化为档案必须有整理归档过程。 （三）档案的载体 档案是以制成材料为载体的，形式多种多样。材料有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带和光盘等；记录方法有手写、刀刻、印刷、晒制、摄录等；表达方式有文字、图表、声音、影像等。 １
档案专业基础知识
档案专业基础 目录 第一部分档案概述 (3) 档案的定义 (3) 档案的形成条件 (3) 档案的形式 (3) 档案的本质属性 (4) 公务档案与私人档案 (4) 历史档案与现行档案 (5) 文书档案、科技档案与专门档案 (5) 中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案 (5) 档案的凭证价值 (5) 档案的情报价值 (6) 对档案真实性的辩证理解 (6) 实现档案价值的规律性 (6) 档案的作用 (7) 第二部分档案工作概述 (8) 档案工作的概念和内容 (8) 档案工作的性质 (10) 档案工作的基本原则 (11) 综合档案馆的定义 (12) 综合档案馆的性质 (12) 综合档案馆的基本职责与具体任务 (12) 档案室定义 (12) 档案室的性质 (12) 档案室的作用 (13) 档案室的任务 (13) 档案行政管理机构定义、性质 (13) 档案行政管理机构基本职责： (13) 档案行政管理机构具体任务： (13) 文件中心含义， (13) 文件中心的类型： (14) 档案寄存中心含义， (14) 档案事务所含义， (14) 档案事务所性质： (14) 档案机构之间的关系 (14) 第三部分档案法治与职业道德 (14) 档案法律： (15) 档案法律与档案行政法规的关系： (15) 档案法律与档案行政规章的关系： (15) 《档案法》的主要内容 (15) 《档案法》的属性特征 (16) 《档案法》的作用 (16) 《档案法》的施行 (17) 档案行政法规 (17) 档案行政规章 (17)
档案职业道德的特点 (18) 档案职业道德（规范）的含义和内容 (18) 档案职业道德修养 (19) 第四部分档案信息化建设与电子文件管理 (19) 档案信息的数字化 (19) 档案网站建设 (19) 数字档案馆建设 (20) 电子文件的概念 (20) 电子文件的种类 (21) 电子文件的特点 (21) 电子文件的管理要则 (22) 电子文件的管理模式 (24) 第五部分外国档案管理 (27) 文件生命周期理论 (27) 文件管理含义与文件管理职能 (29) 文件中心 (30) 德国迈斯奈尔的鉴定理论与标准 (31) 美国鉴定理论与标准 (32) 前苏联的档案鉴定理论与标准 (33) 国外对档案鉴定标准的制订 (34) 来源原则 (35) 事由原则 (37) 外国档案编目与检索 (37) 外国档案利用和开放 (38) 外国档案事业管理体制 (39) 外国档案馆 (39)
档案管理的基础知识与操作实务
档案管理的基础知识与操作实务 档案管理的基础知识 档案管理工作操作实务 第一部分档案管理的基础知识 一、几个基本概念 1、档案。《档案法》对档案的定义：是指过去与现在的国家机构、社会组织与个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家与社会有储存价值的各类文字、图表、声像等不一致形式的历史记录。 2、企业档案。企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有储存价值的真实记录。要紧包含文字、图表、音像等。第一部分档案管理的基础知识 3、企业档案的作用：⑴凭证作用；⑵参考作用； 具体表达在下列几方面： a.档案是一个单位或者个人历史的真实、全面的反映。 b.档案是一个单位或者个人保护自身权益的重要工具。 c.档案我们积存与传播知识重要载体。 d.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是关于企业建立企业文化有不可替代的作用。第一部分档案管理的基础知识 二、档案工作 1、档案工作的性质 -专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系与业务标准、工作规范。 -服务性：为企业各项工作服务。 -机要性：档案中有很多内容在一定的时间与空间具有机密性。 第一部分档案管理的基础知识 2、档案管理工作的内容 八环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务。 六环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用 第一部分档案管理的基础知识 3、档案工作的原则： －统一领导、分级管理 －集中统一管理 第二部分档案管理的操作实务 第一章档案整理的几个概念 第二章文书档案的整理 第三章科技档案的整理 第四章专门档案的整理 第一章、档案整理几个概念 一、档案整理定义：是指将处于零乱的与需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，构成有序体系的过程。 二、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律与特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管与利用。 第一章档案整理几个概念
档案基础知识
档案基本知识 一、什么是档案？ 档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式的载体的文件材料。也可以简单表述为：档案是原始的记录。 档案包括四大门类：文书、专门、科技、声像 分为两种保管期限：永久和定期。定期（30年）、短期（10年）。 档案工作的八个环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用。 二、什么是全宗？什么是案卷？什么是件？ 全宗——是一个机关、社会组织和著名人物在执行职责活动中形成全部档案的总和。 形成档案全宗的单位就是立档单位。 立档单位与通常所说的各机关单位，多数情况是一致的，但也有不一致的情况。 构成立档单位的条件有三个： 1、可以独立行使职权，能以自己的名义对外行文； 2、是一个会计单位或经济核算单位； 3、有一定的人事任免权。 案卷——是有密切联系的若干文件的组合体。 它是档案馆（室）保管档案的最基本单位。也叫卷。
立卷——单位在工作中形成和使用的文书，处理完毕后，需要进行系统整理，这种系统整理的工作就叫立卷，或叫文书立卷。 归档——指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给单位档案室集中保存。 办理完毕的文件——仅指文书处理程序上已经办理完毕，至于在实际工作中的贯彻执行不一定已经全部完成，有的可能还要长期执行。 件——就是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。 归档文件——立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 整理原则——遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。 三、文件为什么要立卷？ 第一、只有经过立卷，才能及时查找利用。 任何一个机关在工作活动中所形成的文件，其数量是随着时间而不断增加的。在文件不多的情况下，文件不立卷凭收发文登记本或记忆，还可以应付查找。但在数量不断增加的情况下，文件不经过分类、立卷，要查找以往的某一个文件或某一方面，某一个问题的文件，就越来越困难了。所以立卷是迅速调阅文件的有效途径。 第二、文件只有经过立卷，才能进行有效的管理。 各级机关团体、企事业单位和学校部队在工作中形成的处理完毕的文件，只有将其立成案卷，才能使大量文件有秩序的排列、
档案人员岗位培训基础知识(最全)
档案人员岗位培训基础知识 第一章档案与档案工作概述 第一节档案概要 一、档案的概念 （一）档案的概念 《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。 二、档案的特点 （一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。 （二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。 （三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。 三、档案的种类 在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。 (一)文书档案 文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。 (二)科技档案 科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。它是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。 (三)专门档案 专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。 四、档案的基本作用 档案是机关文件查考的依据、生产建设的丰富资料、科学研究的基础和条件、政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材。档案的基本作用可概括为两个基本方面，凭证作用和参考作用。 1．档案是历史的真凭实证 档案之所以具有凭证作用，是由它的形成规律及自身特点决定的。首先，从其产生过程看，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证性。其次，从档案本身的物质形态看，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲
档案基本知识
需要全市干部了解的档案工作基本常识 1、《中华人民共和国档案法》施行时间：1988年1月1月起开始施行 2、《福建省档案条例》于2003年2月1日起施行 3、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年9月19日起施行。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年 4、档案工作的根本目的是为了最大限度地延长档案寿命，最大限度地开发利用档案信息 5、档案室档案的主要来源是本单位形成的档案 6、立档单位是指形成全宗的单位 7、属于县级国家档案馆接收范围的档案自档案形成之日起满10年即向有关国家档案馆移交 8、乡、民族乡、镇人民政府及城市街道办事处应当设立档案室，指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位和村（居）民委员会的档案工作进行监督和指导 9、属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖 10、档案行政处罚的种类包括：警告、罚款、没收违法所得
本单位干部应知档案知识 1、《中华人民共和国档案法》施行时间：1988年1月1月起开始施行 2、《福建省档案条例》于2003年2月1日起施行 3、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年9月19日起施行。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年 4、档案工作的根本目的是为了最大限度地延长档案寿命，最大限度地开发利用档案信息 5、档案室档案的主要来源是本单位形成的档案 6、属于县级国家档案馆接收范围的档案自档案形成之日起满10年即向有关国家档案馆移交 7、乡、民族乡、镇人民政府及城市街道办事处应当设立档案室，指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位和村（居）民委员会的档案工作进行监督和指导 8、属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖 9、档案行政处罚的种类包括：警告、罚款、没收违法所得 10、档案工作的性质：是一项管理性、服务性、政治性工作 11、国家档案馆保存的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放 12、查处违反《档案法》案件的程序为：调查--处理--上报备案
档案基本知识
档案基本知识 第一章 1.试述档案学的研究对象与范围 答：档案学的研究对象就是档案、档案工作、档案事业和档案学科本身。档案学是研究档案现象、档案工作、档案事业和档案学科产生于发展规律的一门科学。 我国档案学的研究范围主要包括档案学基础理论研究、档案学应用理论研究、档案学应用技术研究以及档案学相关的内容。 2.档案的种类：（1）从档案形成领域的公私属性角度，可分为公务档案、私人档案。（2）从档案形成时间的早晚以及档案作用角度，可分为历史档案、现行档案。（3）从档案内容属性角度，可分为文书档案、科技档案、专门档案。（4）从政权性质划分，可分为旧政权档案、革命历史档案、中华人民共和国成立后的档案。 3公务档案：指人们在公务活动中形成的档案。 私人档案：指人们在私人生活中形成的档案， 历史档案：指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案。 现行档案：指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。 文书档案：即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文转化而成的档案 科技档案：指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。 专门档案：是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称。 旧政权档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。 革命历史档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组
织及个人所形成的归国家所有的档案。 中华人民共和国成立后的档案：指1949年10月1日之后，在中国形成的归国家所有的档案。 4.档案的价值 （1）根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。档案的凭证价值，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。档案的情报价值。档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了其情报价值。（2）根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值。档案的现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用需要的性质。（3）根据档案价值主体的不同，可以分为第一价值和第二价值。档案的第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值。档案的第二价值是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值 5.为什么说档案具有凭证价值。 答：档案的凭证价值是不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。档案之所以有凭证价值是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而另行编制的，因此它客观的记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记。 6.实现档案价值具有哪些规律性 答：（1）档案价值的扩展律。档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性。 （2）档案价值的时效律。是指档案对社会的有用性是由时限的。 （3）档案价值的条件律。各种条件对于档案价值实现的影响被成为价值实现的条件律。 7.各时期我国档案工作的主要内容有哪些 答：我国古代档案工作的主要内容是保管档案。我国近代的档案
档案管理的知识点整理
档案管理的知识点整理 归档制度的定义：主要包括归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续等内容。 归档文件的定义：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 件的定义：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 全宗的定义：全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 档案的属性：原始记录性是基本属性；信息属性；知识属性 原始记录性对做好档案工作的指导意义：a.便于划清档案与图书、报刊等资料的界限。b∙有利于维护档案的真实面貌 档案信息的特点：a∙档案信息是原始的固定信息。b.档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态”。c.档案信息面广量大，内容丰富。d.档案信息是回溯性信息。 档案知识的特点：1、原型性。2、孤本性。3、继承性。 档案的分类：1、按照档案的形成时间标准分类：可分为中华人民共和国时期的档案和中华人民共和国成立前的档案两大部份2按照档案的来源标准分类：a∙按档案形成机关的级别和地区标准分为中央机关档案和地方机关档案b.按档案形成机关的政治性质，分为革命政权档案（革命历史档案）和旧政权档案3、按照档案的内容标准分类：a∙
二分法：文书档案、科学技术档案（简称科技档案）b.三分法：文书档案、科技档案和专门档案（人事档案、会计档案、诉讼档案、教学档案、艺术档案等）。 档案的价值：a.档案的凭证价值。b.档案的参考（情报）价值档案的作用：a.档案是机关工作的查考材料。b.档案是生产活动的参考依据。c∙档案是政治斗争的有力手段。d.档案是科学研究的可靠资料。e∙档案是宣传教育的生动素材。 档案发挥作用（价值实现）的规律性：a.价值时效性和价值扩展律b.机密程度递减律和社会性递增律c.行政作用弱化律和科学文化作用递增律d.价值实现的条件律：社会发展水平；社会制度；社会档案意识；档案管理水平 档案事业管理工作：（1）国家档案局——全国档案事业的最高领导机关；（2）地方（省、地、市）档案局 档案室的地位：首先，档案室是机关工作的必要组成部分，为各项工作提供档案文献信息服务；同时，档案工作是一种辅助性条件性的工作，不是主要职能部门，应该服从于机关工作的开展而不能以自我为中心。其次，档案室是国家档案事业的基础，数量最大，影响重大。 档案室的工作职责：a.指导和监督本机关文书部门或业务部门文件材料的归档。b.负责管理本机关的全部档案。C.定期把具有长期和永久保存价值的档案向档案馆移交。 两个“一体化”:文书、档案工作一体化和档案、图书、情报资料工作一体化。 档案馆的特点：1、社会性2、历史性3、机要性4、信息性5、服