【工作技巧】组织大型会议的工作要点

组织大型会议的工作要点

大型会议的会务工作任务重、要求高、难度大，极为繁杂。如何做好大型会议会务工作？

一、提前谋划，精心制定会议方案

会议方案是会议组织安排的总纲，制定会议方案应当注意以下几个方面。一是周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。二是加强沟通，统筹协调。一方面，要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要，中央机关举行的大型会议一般还邀请中央领导同志出席会议，具有重要的政治意义。为使会议效果达到有关要求，在组织筹备会议的过程中，必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。三是细化分工、倒排工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使各单位能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现无缝对接。

二、把握细节，认真做好会前演练

一是对会议细节进行逐项演练。会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究解决办法，在此基础上制定详细的分工明细表，使每个人都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。二是在会场住地进行实地演练。随着会期临近，会务组织者应深入会场、住地，根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前一天部署到位；会务工作者提前两个小时到达会场，一切准备工作提前两个小时就绪；全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑，确保万无一失。

三、热情周到，搞好会议期间的组织服务

会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务，涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作，才能使场内外各个环节有机衔接。一是加强值班畅通运行机制。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。在大型会议中，大会总值班室一般为各住地会务服务工作的总协调部，各住地会务值班室为本住地发文、生活、安全以及与会议代表联络的联系机构，通过建立会议值班制度，畅通大会筹备机构、住地会务服务机构、会

议代表之间的沟通联系，便于上传下达、沟通联系和紧急事项的处理，使会议代表得到更加优质高效的服务。二是紧盯细节把握会场节奏。会议期间会务工作者要紧绷着一根弦，紧盯住各种细节。比如，要与音响师、播音员做好对接工作，准备一套会议主持词交给音响师和播音员，以方便其把握议程安排；会议开始前要安排专人到会场清点人数，会前五分钟及时提醒尚未到会场的参会人员；会中检查会议室的音响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况，根据实际情况进行调整；维护会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员关闭手机等。

四、改进会风，厉行勤俭节约

组织筹备大型会议，要严格贯彻落实中央八项规定精神，采取切实有效的措施改进会风。一是简化会场布置、节约会议用品。大会会场的主席台要简化绿植花草布置，报告席、发言席不摆放鲜花，不挂欢迎标语、不设大型显示屏；住地会场不摆放花草绿植、不铺设地毯、不悬挂会标、不制作背景板。要加强会议用品的管理和循环利用，提高会议用品使用率，减少一次性用品，根据需要提供笔、本和纸张，切实降低会议成本。二是简化迎送接待、严控会外活动。不在机场、火车站、住地举行迎送会议代表仪式，不张贴悬挂标语横幅，不铺地毯、不献花；会议代表入住的房间不摆放鲜花。不组织代表到景点参观游玩，不举办联欢晚会。三是加强乘车管理、严格用餐标准。会议代表分散在多个住地确需租用车辆的，严格控制会议租用车辆数量，需乘车出席全体会议的一般集体乘坐大巴。会议一律安排自助餐，本着保质保量、安全卫生、不浪费的原则，不安排高档菜肴、不上酒水，不安排、不组织宴请活动。

五、善始善终，合理安排会后有关工作

一次成功的会议，不仅要有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要做到善始

善终，超前谋划、合理安排会后有关工作。一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接，提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案，做好组织协调工作。二是全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训，对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善，使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议，认真采纳其中的合理部分，促进办会能力不断提高。三是及时整理会议资料。要牢固树立档案意识，在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料，按类别整理成资料汇编，为今后办会提供工作参考。

【工作技巧】组织大型会议的工作要点

组织大型会议的工作要点 大型会议的会务工作任务重、要求高、难度大，极为繁杂。如何做好大型会议会务工作？ 一、提前谋划，精心制定会议方案 会议方案是会议组织安排的总纲，制定会议方案应当注意以下几个方面。一是周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。二是加强沟通，统筹协调。一方面，要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要，中央机关举行的大型会议一般还邀请中央领导同志出席会议，具有重要的政治意义。为使会议效果达到有关要求，在组织筹备会议的过程中，必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。三是细化分工、倒排工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使各单位能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现无缝对接。

二、把握细节，认真做好会前演练 一是对会议细节进行逐项演练。会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究解决办法，在此基础上制定详细的分工明细表，使每个人都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。二是在会场住地进行实地演练。随着会期临近，会务组织者应深入会场、住地，根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前一天部署到位；会务工作者提前两个小时到达会场，一切准备工作提前两个小时就绪；全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑，确保万无一失。 三、热情周到，搞好会议期间的组织服务 会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务，涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作，才能使场内外各个环节有机衔接。一是加强值班畅通运行机制。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。在大型会议中，大会总值班室一般为各住地会务服务工作的总协调部，各住地会务值班室为本住地发文、生活、安全以及与会议代表联络的联系机构，通过建立会议值班制度，畅通大会筹备机构、住地会务服务机构、会

组织会议的要点--秘书技能

组织会议的要点 ［作者：李梦宇转贴自：中华秘书网点击数：49 ］ 一、会前准备 1．记录室 大型的会议一般可有一个记录室，它是控制和调配音响效果、视听设备以及安放必要的会议所需的一切相应设备的理想场所。一般的面积为8m2～18m2。音像师可在此放置调音台，安装灯光控制按钮、各种接线板、总供电开关以及放音、放像设备的开关等等。内设几把坐椅以供工作人员休息时使用。如需要还可为记者准备电话、传真机或文字处理机、打印机等设备，以方便传送各种信息。当然，一定要准备好各种录音、录像设备，以利于会议秘书圆满完成会议的记录工作。工作人员还可以在此控制放映机、幻灯机、电脑等，以供演讲者使用。”麻雀虽小，五脏俱全”，一间小小的记录室可以容纳整个会议要求的全部硬件。一个大型的会议，与会者往往很难听清、看清，会议的精神往往不能够清楚地传达，有了记录室效果就大不一样了。 2．安排餐饮 3．安排停车 必须做好车辆的管理工作。会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及停车管理、驾驶员的管理、派车用车等。 会议秘书人员应该清楚每个与会者到达、离开的日期和时间，安排人员在机场、车站接待，有自己车队的要与车队事先拟定接送与会者的细则，无自己车队的要备有出租汽车机构的名单、电话，计划好租车事宜：用车日期、时间，需要

多少坐位的车以及需要几辆等。如有与会者要求自己租车，应该提供帮助并做好记录。 关于接送与会人员的车辆停放问题，要有物质保证并确保安全。所有车辆到会前检查停车场的容量是否足够，确定供电系统是否正常。无论是地下停车场还是地上停车场，都要安排固定人员看管，负责引导车辆入位，确保秩序正常。 4．电话联系 邀请与会者是召开大会的序曲。一个延续1天～3天的重要工作——电话联系，是需要认真对待的。在会议召开的前一个月，就得有人天天坐在电话机前，一个个确认被邀请者是否出席，因为接到邀请的人往往疏于回复。 5．预定和检测视听设备 如果公司不是经常召开需要较多视听设备的大型会议，可以向专业的机构租用这些设备。要在会前预先试用并能熟练掌握，从电源开关开始逐一进行检查，并进行音、像等的试播试放，以确保这些设备完好并保证在所有的坐位上都能看到图像。 6．监督会议安排 会议的监督安排主要体现在催办工作上。 首先明确催办对象与催办时限。一般应比会议各项工作的承办时限提前一至二天，即对有关承办部门是否把催办事项及时办理完毕进行查询、督促。如遇特殊情况或办理过程中出现问题，应及时向领导汇报并采取措施，保证被催办事项的有效处理。 其次是填写催办登记。催办对象与催办时限一经确定，便应立即登记交办。可采用簿式登记方式的催办卡，也可采用电脑登记的办法，将催办事项输入电脑，

怎样做好大型会议的组织安排工作

怎样做好大型会议的组织安排工作 会议，是领导机关实行领导的重要方式，是执行党的民主集中制原则、实行科学民主决策的有效途径。地方各级党政机关组织的大型会议，在社会政治经济生活中发挥着非常重要的作用。要做好会议特别是大型会议的组织安排工作，应从以下几个方面努力。 ••••一、要在超前筹划、科学安排上下功夫 ••••所谓“超前筹划”，就是在准确把握领导意图的基础上，想领导所想，急领导所急，积极主动、周密细致地做好会前的各项组织和准备工作。会前的筹备工作关键要抓住两点：一是抓总体安排方案的起草。一旦确定开会，应立即着手拟制详细的会议安排方案。在方案中，大到会议的时间、地点、内容、出席人员、日程安排、讨论（或乘车）编组、文稿起草、安全保密、食宿安排、宣传报道、组织领导及职责分工，小到会场布置，包括会标尾标、座次安排、席卡摆放、灯光音响、进场引导、会间服务，还有文娱活动及会议用车安排等等，都应有明确而又具体的意见。在安排方案中，要把各种可能性、复杂性、多变性估计充分，并制定出相应的对策、措施和预案，有时还要提供两种以上方案，供领导选择。二是按照会议安排方案确定的职责分工抓落实。会议安排方案经领导审定后，应由会议秘书处负责人召集各组负责人会议，分解落实各项工作任务，并按倒计时的办法，逐日督促检查各项工作的落实和完成情况。会前筹备工作非常重要，筹备工作搞好了，就为会议的顺利召开打下了好的基础，等于会议成功了一半。所以，在会议筹备工作中要求考虑周全，分工周密，安排周到。••••所谓“科学安排”，就是要熟练掌握和运用会议的内在规律，对会议的每一个细节作出精心部署和科学安排，以最大限度地体现领导意图、提高会议效率、完成会议确定的各项任务。如在党代会和人代会的日程安排上，大体可分工作报告和人事选举两个阶段。要使与会代表在讨论工作报告时达到最佳效果，就得向代表充分展示经济和社会发展成就，以鼓舞士气，增强信心，为大会的圆满成功提供强有力的思想和舆论支持。为此，应做好三个方面的工作：一是在讨论工作报告期间，安排领导同志到各代表团（组）参加讨论，了解、掌握思想动态，解答代表提出的问题，并作导向性、结论性的发言。二是发挥新闻媒体的作用，从正面报道本地改革开放和社会主义现代化建设成就，形成浓厚的舆论氛围，发挥正确的舆论导向作用。三是组织一些成果展览和现场参观活动。这些活动，生动直观，真实可信，具有较强的说服力和感染力。在人事酝酿和选举阶段的日程安排上，要一改讨论工作报告时那种从容不迫的节奏，既要严格按照法律程序让代表了解候选人的情况，并充分发表意见，又要对酝酿讨论的时间作出合理安排，对前后程序之间的过渡时间应尽量压缩和减少，使之高效紧凑，一气呵成。切忌拖沓和松散。 ••••二、要在精心组织、规范管理上上台阶 ••••在做好筹备工作的基础上，要对会议期间的每一项工作、每一个环节精心组织、严密实施、规范操作、科学管理，把会议的各项工作纳入严谨、规范、有序的管理轨道，使之繁忙而有秩序、紧张而有条理。要做到这一点，除了严格按会务规范程序操作外，还应重点抓好三个“关键”： ••••（一）抓关键环节。一是抓大会报到。报到工作是最繁琐、最复杂、最忙碌的，也最容易忙中出错。因此，要做好报到工作，必须力量要足，分工要细，思路要清，工作要实。二是抓每天一次的协调会。会议期间的很多矛盾和问题都可以在协调会上得到及时、有效的处理，使会议有条不紊地进行。三是抓大会值班工作。要求值班人员认真接洽和处理好各项事宜，并做好值班记录和交接班工作。 ••••（二）抓关键人员。从省级会议的管理角度看，所谓“关键人员”是指省级领导和会议各组（团）工作人员。一般来说，只要把省级领导在会议期间的活动及相关服务工作做好，

会议的准备工作及重点

会议组织流程 一、会议分类 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。 1．前期的筹备 1.1会前准备 确定会议名称、会议时间以和参会人员名单、安排停车位等，为后面的工作打好基础。 确定参会人员的：范围、层级、人数、分组、食宿等 1.2 会前通知 会前通知有两大工作：一是通知，二是反馈 通知方式有： 书面：一般是大型会议，时间长、参加人员多； 口头：小型、小范围的会议； 内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等） 通知必须设立记录本，和时记录、查阅。 •注意：通知、再落实（跟踪到底） 1.3准备会议需要的资料： ①设立接待处，一般在进场入门处 ②讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

③会议日程安排表 ④制作会议手册 ⑤笔和纸 ⑥签到表 ⑦横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作） •注意： ①准备会议材料：对议题的说明，说明会议的目的 对议案的说明等。 ②组织好发言人的文稿：事先和发言人联系，搜集；于会前发给 与会人员；工作人员自己留一份存档。 1.2会场的布置 1.2.1会（徽）标 必须要体现出本次会议的内容 1.2.2主席台的安排 ①参加人员 ②人数 ③铭牌 ④位置如何安排 ⑤准备好椅子 ⑥除主管和中层外，其他要分区坐。 •注意：座位安排：职位高者居中，先左后右，离会场入口远，离会议主席近的位置为上，座次可编成表，贴于休息室或入口处。或于每个位置的左侧。 1.2.3给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。 1.2.4悬挂横幅

高效会议的组织技巧

高效会议的组织技巧 一、明确会议目的和议程 高效会议的首要条件是明确会议目的和议程。在召开会议之前，组织者应该清楚地确定会议的目标是什么，以及如何通过会议来实现这些目标。同时，制定详细的议程，确保会议的每个环节都有明确的时间安排和内容安排。 二、邀请合适的参会人员 一个高效的会议需要有合适的参会人员。组织者需要仔细选择那些与会议主题相关的人员，并确定他们的参与对会议的价值。不必邀请过多的人员参加会议，以免浪费时间和资源。合适的参会人员可以保证会议的讨论具有针对性和高效性。 三、提前准备会议材料 提前准备会议材料是组织高效会议的重要步骤。组织者应提前将相关文件、报告和数据发送给参会人员，确保他们有足够的时间来阅读和理解材料。这样，在会议开始时，参会人员已经有了一定的了解，可以更快地参与讨论和决策。 四、设定会议时间和地点 会议时间和地点的选择也会对会议的高效性产生影响。确定一个合适的时间段，并尽量避免时间冲突，可以确保参会人员都能按计划参

加会议。同时，在选择会议地点时，要考虑到交通便捷、设施齐全和环境舒适等因素，以提供一个良好的开会环境。 五、确保会议纪要和行动计划 一个高效的会议还需要有清晰的会议纪要和行动计划。组织者应该指派一名专人负责记录会议讨论的要点和决策结果，并在会议结束后尽快将会议纪要发送给参会人员。此外，还应制定详细的行动计划，明确每个任务的责任人和完成时间，以保证会议的决策能够得到有效的实施。 六、鼓励积极参与和有效沟通 高效会议的组织者应鼓励参会人员积极参与讨论和发表意见。通过提出问题、引导讨论和鼓励创新思维，可以激发参会人员的积极性和创造力。此外，促进有效沟通也是高效会议的关键。组织者应确保每个人都有机会表达自己的观点，并尊重每个人的意见，以达到共识和一致的目标。 七、控制会议时间和议题 控制会议时间和议题是保证会议高效性的重要手段。组织者应严格按照议程安排，确保每个议题都有足够的时间进行讨论和决策，同时避免在讨论中偏离主题。如果发现某个议题讨论时间过长，组织者可以适时提醒并调整议程，以保持会议的进度和效率。 总结：

举办大型会议工作流程

举办大型会议工作流程 举办大型会议工作流程 一、引言 大型会议是现代社会中常见的一种会议形式，通常涉及到大量的参与人员、复杂的组织工作和细致的安排。举办一场成功的大型会议需要合理安排工作流程，充分协调各个环节，确保会议的顺利进行。本文将围绕举办大型会议的工作流程展开论述，以帮助大家更好地掌握举办大型会议的要点和技巧。 二、确定会议目标和策划 举办一场大型会议首先需要明确会议的目标和策划，即明确会议的目的、内容、参与人员和时间地点等基本信息。在确定会议目标之后，需要进行细致的策划工作，包括主题确定、日程安排、邀请嘉宾、制定预算等。策划阶段需要充分考虑到各种可能发生的情况，制定相应的应对措施。 三、组建组织团队 组建一个专业的组织团队是举办大型会议的重要保障。组织团队应该由具有相关经验和专业知识的人员组成，包括主要负责人、项目经理、行政助理、会务专员等。组织团队需要紧密配合，密切沟通，确保各项工作顺利进行。同时，应该明确团队成员的分工和职责，确保每个人都清楚自己的任务和目标。 四、会议筹备工作 1. 场地选择：根据会议规模和需求选择合适的场地，包 括会议厅、餐厅、住宿等。同时需要与场地管理单位进行充分的沟通，确保场地设施和服务满足会议需求。 2. 设备准备：根据会议的具体要求，提前准备好所需的 设备，包括投影仪、音响、电视等。同时，需要对设备进行测

试，确保设备的正常运行。 3. 媒体宣传：通过各种渠道，如新闻媒体、电视、网络等，进行会议的宣传，以提高会议的知名度和影响力。 4. 食品安排：根据会议的安排和参与人员的需求，提前 安排好会议期间的饮食服务，包括提供餐饮、茶水等。 5. 会议资料准备：准备好会议所需的资料，如会议议程、参会人员名单、演讲稿、参考资料等。同时，要确保资料的质量和准确性。 五、参会人员管理 参会人员是一场大型会议的核心资源，因此需要合理管理和安排。主要的工作包括： 1. 邀请参会人员：根据会议目标和策划，确定参会人员 的范围和人数。并及时发出邀请函，告知参会人员会议的时间、地点和议程等信息。 2. 参会人员注册：在会议前及会议期间，设立参会注册台，负责参会人员的登记和签到工作。 3. 住宿和交通安排：对于需要住宿的参会人员，要提前 与酒店进行预订工作；对于需要交通接送的参会人员，要提前安排好交通工具和司机。 4. 参会人员交流和互动：通过举办讲座、分组讨论、展 览等形式，促进参会人员之间的交流和互动，增进彼此的了解和合作。 六、会议组织与管理 会议组织和管理是举办大型会议中最为重要的环节之一。具体工作包括： 1. 会议日程安排：根据会议策划，合理安排会议的日程，包括各个环节的时间段和顺序。

大型国际会议的组织与运营要点分析

大型国际会议的组织与运营要点分析 随着全球化的进程不断加速，国际会议作为全球范围内信息交流和合作的重要平台，扮演着日益重要的角色。组织和运营一场大型国际会议是一项复杂而具有挑战性的任务，需要准确把握各种要点，以确保会议的成功举办。本文将分析大型国际会议的组织与运营要点，以帮助会议筹备人员更好地应对这一任务。 1. 组织架构与人力资源管理 在组织一场大型国际会议时，建立清晰的组织架构非常重要。会议主席及组委会成员应具备丰富的会议经验和多样化的专业知识。同时，确保人力资源的合理配置和有效管理，包括招聘合适的工作人员和志愿者，并组织适当的培训，以确保会议筹备和举办工作的顺利进行。 2. 会场选择与布置 会场作为大型国际会议的核心，应该满足一系列要求。选择会场时需要考虑到参会人数、交通便利性和会议设施等因素。会场布置方面，根据会议的主题和目标设置合适的会议厅、展示区域和休息区，使参会者能够舒适地参与会议，并促进交流和合作。 3. 会议议程规划与安排 会议议程的规划是确保会议顺利进行的关键。首先，明确会议的主题和目标，并制定符合参会者需求的议程。在安排演讲者和主题时，需要确保各个议题之间的衔接和平衡，并给予充分的参会者互动和问答的时间。有效的时间管理也是一个关键因素，确保议程的合理安排和按时进行。 4. 参会者注册与接待 大型国际会议通常吸引着来自不同国家和地区的参会者，因此参会者的注册与接待工作尤为重要。建立一个便捷的线上注册系统，并提供多种语言的服务，以满

足不同参会者的需求。参会者的接待工作包括提供接机服务、提供相关信息和指南、组织社交活动等，确保参会者能够有一个愉快和无障碍的会议体验。 5. 会议宣传与推广 为了确保大型国际会议能够吸引到合适的参会者，宣传与推广工作是不可或缺的。通过建立一个全面的宣传策略，包括社交媒体、网络和传统媒体等多个渠道，向目标受众传达会议的价值和吸引力。此外，在会议举办前，组织预会议以及与行业相关领导人的交流，进一步提高会议的曝光度和吸引力。 6. 赞助商与展商合作 大型国际会议往往需要借助赞助商和展商的支持，以获得额外的财政和资源支持。与潜在的赞助商和展商建立长期合作关系，通过提供各种形式的品牌曝光和市场推广机会，使其获得满意的回报。同时，赞助商和展商也可以为会议提供各种增值服务，例如赞助活动、展台和展示产品等。 7. 后续跟进与评估 一场大型国际会议结束后，并不意味着工作的完成。后续跟进与评估是确保会 议有效性和改进的重要环节。根据参会者的反馈和评价，总结会议的成功因素和改进方向。同时，及时回复参会者的咨询和要求，保持与参会者的联系，并在必要时组织后续的活动和交流，以增加会议的影响力和持续性。 综上所述，大型国际会议的组织与运营要点涉及多个方面，包括组织架构与人 力资源管理、会场选择与布置、会议议程规划与安排、参会者注册与接待、会议宣传与推广、赞助商与展商合作以及后续跟进与评估。只有充分掌握这些要点，并合理运用，才能确保一场大型国际会议的成功举办。

做好大型会议会务工作的五个要点

做好大型会议会务工作的五个要点 大型会议会务工作是一项需要高度协调和组织能力的任务。下面将介绍做好大型会议会务工作的五个要点。 1.详细计划和准备 在会议之前，要进行详细的计划和准备工作。首先，确定会议的目标和主题，以便可以制定出合适的议程和活动。然后，确保有足够的时间和资源来筹备会议，包括场地预定、物资采购、人员安排等。制定详细的工作计划并进行任务分配，确保每个步骤都得到适当的关注。 2.确保有效的沟通和协调 3.确保良好的设施和服务 大型会议的成功与场地设施和服务有着密切的关系。对于会议场地，要确保其能够容纳所有与会人员，并提供必要的设施和设备，如投影仪、音响系统和WiFi网络等。此外，要确保提供良好的餐饮服务，包括提供经过考虑的饮食选择和时间安排，以满足与会人员的需求。协调相关供应商，确保他们提供高质量的服务，如会议承办方、酒店和餐饮等。 4.确保顺畅的注册和签到流程 为了确保参会人员顺利参加大型会议，注册和签到流程是非常重要的环节。建立一个高效的在线注册系统，以便参会人员可以方便地提交注册资料并获得相应的确认信息。同时，在会议现场设置专门的注册区域，并安排专人负责签到工作。提供明确的指示和流程，并为签到人员提供必要的支持和帮助，以确保签到流程顺畅无误。 5.确保有效的会议支持和后续工作

大型会议结束后，还需要进行有效的会议支持和后续工作。这包括整理和归档会议的资料和文件，如演讲稿、幻灯片和会议记录等。此外，还应收集与会人员的反馈和评价，并对会议的组织和执行进行评估，以便改进未来的会议安排。及时向与会者提供相关信息、照片和视频等，以便他们能够回顾和分享会议的内容和经验。 总结： 做好大型会议会务工作需要充分的计划和准备，有效的沟通和协调，良好的设施和服务，顺畅的注册和签到流程，以及有效的会议支持和后续工作。通过遵循这些要点，可以确保大型会议的顺利进行，并为与会者提供一个令人满意和有价值的会议体验。

做好大型会议会务工作的五个要点

做好大型会议会务工作的五个要点 大型会议是很多行业重要的组织活动，对于会务组来说，要确保会议顺利进行，需要做好全面的会务工作。以下是做好大型会议会务工作的五个要点： 1.组织策划 组织策划是会务工作的基础，它涉及到会议的目标、规模、预算、时间表等方面的规划。在策划阶段，会务组应该明确会议的主题和宗旨，确定目标受众和参会人数，制定详细的会议日程和议程，以及预算计划。此外，会务组还应该与其他相关部门进行沟通，确保会议场地、设备、人员等资源的充分准备。 2.团队协作 大型会议是一个复杂的项目，会务组成员需要密切合作，合理分工，确保各项工作的顺利进行。团队成员之间应该互相理解和尊重，共同制定规范的工作标准和流程，确保各项会务工作的协调一致。此外，团队成员还应该密切关注会议前期准备的进展情况，及时进行问题解决和调整，保证会议的顺利进行。 3.资源管理 在大型会议的组织过程中，会务组需要管理各种资源，包括场地、设备、人员、资金等。为了确保会议的顺利进行，会务组应该提前了解并预定适合的会议场地，合理安排各种会务设备的配置，如音频设备、投影仪等。此外，会务组还需要与相关的人力资源部门紧密合作，确保会议期间有足够的工作人员，如接待人员、导览人员等。为了有效管理资金，会务组还需要制定详细的预算计划，确保会议的资金使用合理和透明。

4.细致安排 在会务工作中，细致安排是十分重要的。会务组应该提前制定详细的 时间表和议程，确保会议各项活动的顺序和时间安排合理。此外，会务组 还应该密切关注会议的相关细节，如宾馆预订、交通安排、餐饮服务等， 确保参会人员的出行和生活能够得到充分保障。同时，会务组还应该考虑 到可能出现的突发情况，制定应对方案，确保会议在任何情况下都能够继 续进行。 5.沟通协调 沟通协调是做好大型会议会务工作必不可少的要点。会务组需要与会 议相关的各方进行沟通，如主办单位、参会人员、合作伙伴等。与主办单 位的沟通是确保会议目标和要求得到满足的重要途径，与参会人员和合作 伙伴的沟通则是为了协调各项事务，解决问题。为了方便沟通和协调工作，会务组可以借助各种现代化的通信工具和技术，尽量减少沟通的时间和成本。 总结起来，做好大型会议会务工作的要点包括组织策划、团队协作、 资源管理、细致安排和沟通协调。只有通过以上五个要点的专业操作，会 务组才能够确保会议的顺利进行，为参会人员提供良好的会务体验。

组织会议的5个技巧

组织会议的5个技巧 在现代社会中，会议已经成为组织和企业中不可或缺的一部分。无论是讨论重要事务、制定战略规划还是沟通团队成员，会议都扮演着至关重要的角色。然而，组织会议并不是一项易事，需要一定的技巧和策略。下面将介绍五个组织会议的技巧，帮助您更好地主持和参与会议。 1.明确会议目的和议程 在组织会议之前，首先要明确会议的目的和议程。目的是指会议的大致目标，例如讨论问题、决策事项、传达信息等。而议程则是会议的详细计划，包括每个议题的时间安排和讨论顺序。明确会议目的和议程可以帮助参与者更好地准备和理解会议的重点，提高会议效率。 2.选择合适的会议形式和参与者 根据会议的目的和议程，选择合适的会议形式和参与者。有些问题可以通过电子邮件或在线聊天工具解决，而有些问题则需要面对面的会议讨论。在选择参与者时，要确保邀请到相关人员，避免不必要的人员浪费时间。参与者的角色分工也要明确，确保每个人都知道自己的任务和职责。 3.提前准备会议材料和资源 在组织会议之前，提前准备好会议所需的材料和资源。这包括会议

议程、相关文件、演示文稿等。确保这些材料的准备工作提前完成，以便参与者可以提前阅读和准备。如果需要使用投影仪、白板或其他工具，也要提前检查并确保其正常运行。 4.有效引导和控制会议进程 在会议进行过程中，主持者需要有效引导和控制会议进程。要确保每个议题都有充分的讨论时间，但也不要让讨论过度拖延。主持者要保持中立、客观的立场，鼓励参与者积极发言，并及时总结归纳讨论结果。同时，要注意控制好会议的时间，避免超时或过早结束。 5.及时跟进和总结会议成果 会议结束后，及时跟进和总结会议成果至关重要。主持者应该将会议结果和决策事项记录下来，并及时与参与者进行沟通和确认。如果有需要进一步行动或安排的事项，要及时分配责任和制定计划。此外，还要对会议的效果进行评估和反思，以便在下次会议中改进和提升。 组织会议是一项需要技巧和策略的任务。明确会议目的和议程、选择合适的会议形式和参与者、提前准备会议材料和资源、有效引导和控制会议进程以及及时跟进和总结会议成果，都是组织会议的关键技巧。通过合理运用这些技巧，可以提高会议的效率和质量，推动组织和团队的发展。希望以上的技巧能够对您在组织会议时有所帮助。

做好大型会议会务工作的五个要点

做好大型会议会务工作的五个要点 做好大型会议会务工作的五个要点 会务工作是一项非常重要的工作，尤其是在大型会议中更是如此。大型会议的组织需要完善的管理和组织能力，因此会务工作也必须做到万无一失、准确无误。在这篇文章中，我将分享五个做好大型会议会务工作的关键要点。 1. 提前规划和准备 如同一句老话，好的开始是成功的一半。对于大型会议来说，这句话尤其适用。提前规划和准备是会务工作的关键步骤之一。在正式组织之前，我们必须了解会议的内容、时间、地点、参加人员等重要信息，以便规划和制定详细的计划。同时，我们需要考虑很多情况，例如餐饮、住宿、交通、安全、医疗等。 在准备过程中，我们还需要安排相应的人员，分配任务和职责，确保整个会议的顺利进行。此外，我们还应该提前预测可能的问题，并准备好应对方案来确保会议的顺利进行，从而让参与者和组织者都有一个愉快的经验。 2. 选择合适的会议场所 选择合适的会议场所是确保会议成功的关键。大型会议有其独特的需求，如场地容量、设备、音响、网络和环境等。在选择会议场所时，我们需要仔细考虑这些因素，并根据我们的需求选择最佳场所。

另外，还要考虑场地的地点和交通情况。正如谷歌引入的“20%时间”一样，某些大型的公司在选择会议场所时，将现场与旅 游相结合，以提供支持和激励参与者。例如，在墨西哥度假村举办会议可能比在市中心找一个商业酒店更加适宜。当然，这肯定需要充分的计划和预算。 3. 评估和管理风险 在大型会议中，风险管理是必不可少的。我们可以采用 SWOT分析、Pestle、情景分析等方法来评估和管理风险，以 预防突发事件的发生。 在制定风险管理计划时，我们需要做到以下几点： 首先，我们需要设定清晰的目标和预期结果；其次，我们需要考虑和评估不同类型的风险；然后我们需要制定针对性的解决方案，并实现监控和控制以保证计划的实施；最后，我们需要评估和改进我们的风险管理计划并进行反馈。 在大型会议中，发生各种问题的可能性越高。通过制定复杂的计划和安排，并有选择地与风险应对工具进行组合，可以帮助我们有效地降低风险。 4. 关注细节 在大型会议中，关注细节是确保一切都顺利的关键。这包括参与者的需求、餐饮、住宿、会场设备等方方面面。为了满足参

会议组织程序及要点

会议组织程序及要点 1、制定会议方案。要根据会议主题和领导意图制定周密科学的会议方案，内容包括：会议时间、地点、出席会议人员、会议日程、会务分组安排等。 2、起草审核会议通知。一般会议通知内容包括：会议名称、时间、地点、会期、参会会议人员、注意事项、主办单位、联系单位及电话灯。 3、落实与会人员，进行人员编组。收集整理与会人员名单是会务工作的一个重要环节，要确保与会人员的姓名、性别、单位及职务准确无误。 4、安排人员座席。应根据会议性质、与会人员职级及序次来排定座席。 （1）排序的一般原则：①市级领导（依据《市级领导排序表》）；②非市级领导的副县级领导；③市委各部办副职； ④各乡镇街道党（工）委书记、乡（镇）长；⑤市直单位党政正职（依据《常用电话号码本》排序）。 （2）主席台原则上只安排市领导，市委全会要安排市委常委主席台就座，其他会议安排有讲话、颁奖、主持等任务的市级领导主席台就座。 （3）未在主席台就座的其他市级领导要安排在厅中靠前就座，依照市级领导排序排定座席，并设置座席卡。

5、布置会场。应根据会议的性质和要求采取不同的会场形式，一般来说，大型的工作会议、总结表彰会议、代表大会等采用课桌式，设立主席台。汇报会、交流会、联谊会、茶话会等可采用回字式。 6、搞好会场服务。为了及时准确地掌握人员到会情况，要求认真组织与会人员签到，并及时向会议主持人报告应到和是到人数。（1）工作人员应提前40分钟到达会场；（2）会议报到应尽可能实行“一站式”服务、简化报到手续，减少等候时间。(3)做好会议记录和相关服务工作。 7、做好会后善后、总结工作。散会后要清理会场，回收会议文件资料，做好文件资料归档和会务总结工作。 总体要求: ◆会议方案要周密科学； ◆会前准备要细致全面; ◆会中服务要主动规范； ◆会中总结要总结提升。 四、会场布置 （一）大会主席台座次 排序原则：先定中位、后排左右 → （人数成单）

办公室会议的组织和管理技巧

办公室会议的组织和管理技巧办公室会议是企业内部沟通和决策的重要环节，合理有效地组织和 管理会议对于提高工作效率和促进团队合作至关重要。本文将就办公 室会议的组织和管理技巧进行探讨，帮助您更好地开展会议工作。 一、会议前的准备 1.明确会议目的：在召开会议之前，要明确会议的目的和主题。明 确会议目的可以帮助参会人员更好地准备相关资料和思考问题，提高 会议的讨论和决策效率。 2.确定参会人员：根据会议主题和目的，确定邀请哪些人参加会议。避免邀请无关人员，以免浪费时间和精力。同时，要确保参会人员的 权威性和专业性，以提供有力的决策支持。 3.制定会议议程：会议议程是会议顺利进行的基础。制定会议议程 要明确每个议题的讨论时间和顺序，确保会议的内容和时间安排都充 分合理。 4.发送会议通知：在会议前适时发送会议通知，明确会议时间、地 点和议题等信息。并提前要求参会人员准备好相关材料和提出问题， 以提高会议的效率和质量。 二、会议中的组织

1.准时开始会议：作为会议的组织者，要确保准时开始会议，并准 备好相关材料和设备。迟到或者无准备的情况可能会影响会议效果， 传递出一种不重视的信号。 2.会议主持：会议主持人要能够掌控会场，引导会议进程。要确保 每个议题都有充分的时间讨论和决策，同时避免与会人员的不相关讨论。主持人应维持会议的秩序，鼓励参会人员发表意见和提问，并及 时作出总结。 3.促进有效沟通：会议应是一个有效的沟通平台。主持人要注重引 导参会人员发表意见，鼓励不同观点的表达与讨论。同时，要注意引 导会议的焦点，确保讨论不偏离主题。 4.会议时间控制：会议的时间要控制在合理范围内。制定好会议议程，并按照议程的时间安排进行议题的讨论和决策。避免会议过长或 者过于紧凑，以免疲劳和效率下降。 三、会议后的总结和跟进 1.会议纪要：会议结束后，要及时撰写会议纪要。会议纪要是对会 议内容、讨论和决策的概要记录，可作为后续跟进的重要依据。要确 保会议纪要的准确性和完整性，便于参会人员回顾和执行。 2.跟进与反馈：会议结束后，要对会议的结果和决策进行跟进与反馈。将会议决策的执行情况及时反馈给参会人员，确保决策的顺利落地。同时，对会议的效果和改进点进行反思，为下一次会议做好准备。

会议组织与管理要点（值得收藏！）

会议组织与管理要点（值得收藏！） 会议方案 1.会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。 2.确定会议目标。必须先问一些问题，最重要的是：“会议准备实现什么目标？”或者换个角度问：“要是不开行不行？”“什么时候结束？怎样开才算成功或失败？”开会的目的非常明确，才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议，否则会议很可能是浪费大家的时间。 3.会议议程最重要。议程安排得体，可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。 4.在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。 5.每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。 6.总负责人的最重要职责是沟通和协调，检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能出现的问题要打足提前量，随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四，不注意过程和环节控制，有头无尾。 7.总负责人在重大会议刚开始一段时间，自始至终在会议现场巡视，留意场内情况，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。 8.差错举例 ①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾

会议和重大活动工作流程和要点

会议和重大活动工作流程和要点 一、会议筹备工作要点 1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例) 会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。 2、会议筹备工作事项 （1）印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》，以公司文件印发会议通知。会议通知要紧说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等，并附会议回执单。 （2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导与上级有关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人与国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门与有关组织、

机构领导的请柬由有关部门负责发送。 （3）预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议通常要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室与贵宾休息室等。 （4）预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包含套房、单人标间、双人标间等。 （5）安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。通常会议只安排一次宴请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提早制定菜单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。 （6）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料要紧有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流（表态）发言、总结讲话等。 （7）草拟会议筹备方案。内容包含： ①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。 ②会议组织机构。包含会议总协调与各专业小构成员名单,并全面说明各小组工作分工，做到责任到人。 ③制订会议经费预算。 ④会场布置情况。包含主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。

会务工作内容和技巧(秘书人员办会经验交流)

会务工作内容和技巧（秘书人员办会经验交流）会务工作内容和技巧（秘书人员办会经验交流）会议作为人 们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的一种通用形式， 一直被机关、企事业单位所广泛利用。如何开好会，开短会，做 好会务工作，是保证会议高效的前提。一名称职的秘书一定是一 个组织会务工作的高手。 会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议的领 导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要就服务者 即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会务工作的关键 在于会前精心准备；会中做好管理保证；会后及时总结反响。 一、会务工作内容会务工作的繁简，与会议的规定、内容、级别 有一定的关系，一般来说，会议越大，规格越高，会务工作的内 容也就越多，做好会务工作的难度也就越大。对于有些小型会 议，仅仅发员的通知一定不要发错，一定要附上会议通知回执， 以便安排与会人员食宿。 4.在布置会场时，应本着什么性质的会议就应突出什么样的气氛 的原那么，不可千篇一律。在人员座位的安排上，有多少人参加

的会议就摆多少椅子（可以稍多几把），因为摆椅子过多，与会人员总会谦虚地往后坐，容易使会场显得很分散, 也不便于讨论问题。 5.会场设施的安装调试应及早做准备，会议用品也要提前送到会场并专人专职。 6.会议文件的准备工作，要明确内容与范围，责任具体落实到人头，还要有具体的时间限制，既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于接待、应对办事的组织者。 7,在做好会议固定工作的同时，在会前还要协调安排好足够的通讯员、联络员及服务人员，以便做好会议期间的临时性工作。但也要考虑服务人员的比例一定要与出席会议的人数比例相协调、适中。这些都是会前会务工作应注意的事项。 （二）会中要严密组织，热情周到地搞好服务工作。会议进行到会中，会议主持人指挥调度控制会议的进行，秘书在此阶段主要协助领导指挥控制。除了做好各项管理保证工作外, 最主要的是掌握会议动态与信息，做好会议记录与会议情况的收集工作及会中的一些临时性工作。协助领导使会议按事先规划的轨道进行。对

会议组织与管理要点

会议组织与管理要点 第一篇：会议组织与管理要点 会议组织与管理要点 会议方案 1．会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。 2．确定会议目标。必须先问一些问题，最重要的是：“会议准备实现什么目标？”或者换个角度问：“要是不开行不行？”“什么时候结束？怎样开才算成功或失败？”开会的目的非常明确，才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议，否则会议很可能是浪费大家的时间。 3．会议议程最重要。议程安排得体，可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。 4．在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。 5．每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。 6．总负责人的最重要职责是沟通和协调，检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能出现的问题要打足提前量，随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四，不注意过程和环节控制，有头无尾。 7．总负责人在重大会议刚开始一段时间，自始至终在会议现场巡视，留意场内情况，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。 8．差错举例 ①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单

告知相关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱，工作人员没有佩戴特定的标志。 ②时间进度不明确或没有按规定流程完成衔接。 ③任务没有落实到个人，没有说定哪个人负责到何种程度，好像谁都负责又好像没人负责。 ④会议工作人员接受任务，执行情况没有及时报告总负责人，总负责人无法对整个会议的协调与情况全面把握，以至于“险象环生”。 评述：会议方案也相当于备忘录、提示清单，一个全面细致的方案就构成了可以根据会议进程随时完善的基础。而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手，所有信息都在此集中、发布，因而他掌握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议准备是否充分。会议要确保高效、务实，要特别关注以下七个关键要素：会议方案、会议目标与主旨、会议议程、出席人员与发言人、任务分配与职责安排、会议材料、信息反馈。 会议材料 1．装订后的会议材料需从头至尾翻阅一遍，重点核查内容有无重大差错、内容分类或逻辑结构是否合理、是否是最新材料、是否漏页、顺序是否有误、是否清晰。 2．针对各类论坛、各类研讨会的发言材料需重点关注：标题（即议题）是否围绕会议主线、条理是否清晰、重点是否突出、观点是否有新意、与会议目的是否吻合、是否与其他演讲者有过多重复。特别提防假大空、冗长、脱离会议主题、八股文式的发言材料。针对这些问题虚心与演讲人耐心交流、认真反馈。 3．会议须知： ①会议时间、地点、会议室（标明具体路线）。 ②就餐时间、地点。 ③会务组联络办法、订票、医疗。 ④会议纪律。 ⑤当地气候、交通及附近旅游景点介绍。